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콜러베이트 활용 사례: 더프라미스 (ThePromise) - 국제개발구호단체

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사단법인 더프라미스 (ThePromise,thepromise.or.kr)는 종교와 문화, 인종과 정치의 다양성을 수렴하여 편견 없고, 차별 없는 나눔을 바탕으로 설립된 국제개발구호단체입니다. 국내, 또는 국제개발구호단체를 통해 후원금을 모금한 후 미얀마, 동티모르, 인도, 네팔 등 해외 지역에서 학교 건립 사업을 지원하고 있습니다.

이처럼 세상과의 소통을 통해 나눔의 가치를 전달하기 위해 오늘도 열심히 노력 중인 더프라미스에서는 콜러베이트를 어떻게 사용 중일까요? 함께 알아보도록 하겠습니다.




더프라미스는 어떻게 콜러베이트를 도입하게 되셨나요?

더프라미스의 사업은 많은 부분 해외에서 진행되고 있습니다. 하지만 사업이 진행되는 대부분의 국가의 경제 사정이 넉넉하지 않고 인터넷 통신 또한 어려워서 업무 진행에 차질이 생기는 경우가 있었습니다.

이에 더 간편하게 문서를 결재 올리고 승인 프로세스를 진행할 수 있는 전자 결재 시스템을 필요로 하게 됐습니다.

콜러베이트를 최종 선택한 이유는 무엇인가요?

기존에도 전자 결재를 통해 업무를 진행하고 있었는데 해외에서 사용하는 데 불편함이 있었고 이메일 및 그룹웨어와 연동되어 있이 않아 불편한 점이 많았습니다.

그래서 전세계 어디서나 쉽게 사용할 수 있는 구글앱스를 업무 플랫폼으로 선택하게 되었고, 구글 플랫폼 상에서 이메일 (Gmail)과 연동하여 효율적으로 사용할 수 있는 콜러베이트를 선택하게 되었습니다.

콜러베이트를 사용하신 후 업무에는 어떤 영향이 있었나요?

1. 이메일을 통한 결재 승인, 업무 효율성 증가 : PC, 모바일 등 모든 기기를 사용하여 언제 어디서나 기안 문서를 볼 수 있고 결재가 가능하게 되어 기존의 결재 방식보다 2배 이상 빠르게 결재가 이루어지고 있습니다.

2. 해외에서 원활한 문서 결재 관련 업무 진행

콜러베이트 활용 사례 소개: ACS - (주)에이씨에스

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“고 부가가치 부품 산업의 글로벌 리더"라는 비전과 함께 다양한 종류의 자동차 핵심 부품을 제조하는 (주)에이씨에스 (ACS Co., Ltd, http://www.acskorea.com/)에서는 전 직원이 구글앱스와 함께 콜러베이트를 사용하고 있습니다.



(주)에이씨에스, 콜러베이트 도입 배경은...

구글 독스 기반의 협업 플랫폼이 필요해서 구글 앱스 (Google Apps for Business)를 구축하던 중 적절한 전자결재 모듈을 찾다가 콜러베이트를 알게 되었습니다.

콜러베이트를 선택한 이유는 무엇인가요?

구글 독스에서 만들어진 다양한 전자결재 파일 양식 (템플릿)을 원하는 형태로 쉽게 등록하고 사용할 수 있어서 업무 환경에서 발생하는 여러 가지 요구 사항에 대한 유연한 대처가 가능한 점이 좋았습니다.

또한 이메일을 통해 결재 상신자와 승인자 모두에게 실시간 협업 과정을 알려주게 되므로, 기존 국산 전자 결재 패키지를 사용할 때에 비해 최종 결재를 득하는 데 까지 소요되는 시간을 대폭 단축할 수 있다는 장점에 콜러베이트를 도입하게 되었습니다.

실제 업무 환경에서 어떻게 활용 중이신가요?

먼저 콜러베이트의 결재 알림 시스템 (이메일)으로 결재 문서 확인 속도가 빨라지고 실시간 문서 협업이 가능하여 의사 결정 속도가 빨라졌습니다.

두 번째로 모바일 환경에서도 전자결재 시스템이 호환되기 때문에 공간의 제약을 뛰어넘어 어느 곳에서는 전자 결재가 가능해졌습니다.

마지막으로 콜러베이트 메인 화면에 위치한 구글 앱스 서비스 링크를 통해 Gmail, 캘린더 앱 등에 쉽게 접근할 수 있게 되어 콜러베이트 화면을 브라우저의 메인 화면으로 사용하는 직원도 많습니다.

콜러베이트 팀에 남기는 코멘트...

현재 에이씨에스에서는 콜러베이트 클래식 UI (Classic UI)를 전사적으로 운영중입니다. 그러면서 현재 기본 버전으로 설정되어 있는 디폴트 UI (Default UI)의 업데이트 내용 등을 지속적으로 모니터링 하며 여러 가지 테스트를 진행하고 있습니다.

물론 기본 버전에 업데이트…

[콜러베이트 업데이트] 결재 승인 재요청 알림 메일 (리마인더) 발송 기능 - Classic UI (클래식 버전)

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안녕하세요, 콜러베이트 팀입니다.


지난주 콜러베이트 Default UI (기본 버전)에서 업데이트 된 "결재 승인 재요청 알림 (리마인더) 메일 발송 기능"이 Classic UI (클래식 버전)에서도 업데이트 완료되었습니다. - Default UI 업데이트 내용 보기​
​Classic UI에서의 해당 기능 사용 방법은 다음과 같습니다.
1. 사용자 별 개별 발송
재요청을 발송할 결재 문서를 선택하고 결재 화면에서 "재요청 메일 발송" 버튼을 클릭합니다. (아래 이미지 참조)



위와 같은 팝업 창이 나타나면 알림 메일을 함께 받을 사람 (본인, 또는 상신자)을 선택하고 메시지를 입력한 후 "보내기"를 클릭합니다. 

알림 메일은 본인보다 상위 결재 라인에 위치하고 있으면서 아직 결재를 마치지 않은 사용자에게 발송됩니다.



2. 전사적으로 알림 메일 발송 주기 설정하기
​콜러베이트 관리자 설정을 통해 전사적으로 알림 메일이 발송되는 주기를 설정할 수 있습니다.
[관리자 메뉴] > [결재협업 설정] > [재요청 메일 자동 발송] 메뉴에서 해당 기능의 활성/비활성 여부와 발송 주기를 선택하고 저장하면 해당 설정이 모든 검토 중인 문서에 대해 전사적으로 적용됩니다.


​감사합니다.
콜러베이트 팀 드림

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[업데이트] 결재 재요청 알림 메일 발송 기능 추가 등

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안녕하세요 콜러베이트 사용자 여러분,
콜러베이트 팀입니다!

문서 결재 시 빨리 결재 승인을 받아야 하는데 결재권자가 아직 문서를 검토하지 않았을 때 매번 이메일, 채팅 메시지를 보내며 다시 결재 요청 하시느라 번거로우셨죠? 이젠 버튼 클릭 한 번으로 간단히 결재 요청 메일을 다시 보낼 수 있습니다!

이외에도 많은 사용자 분들이 메인 화면을 “태그 보기” 모드로 설정하는 경우에도 문서의 보안 레벨을 확인하고 싶다는 의견을 주신 결과 “태그 보기’ 모드에서도 문서의 태그와 보안 레벨을 함게 확인할 수 있게 되었습니다. ^^

그럼 많은 분들이 기다리시던 두 가지 업데이트 내용을 자세히 살펴보겠습니다.

1. 결재 재요청 알림 메일 보내기

결재 승인 요청 메일은 다음과 같은 경우 보낼 수 있습니다.

본인이 문서의 결재 상신자이고 상위 결재권자가 아직 승인하지 않은 경우 본인은 결재권자로서 결재 승인을 마쳤는데 상위 결재권자가 아직 승인하지 않은 경우

a. 첫 번째 경우 [결재협업] ▶ [상신함]메뉴로, 두 번째 경우 [결재협업] ▶ [결재 진행중]메뉴로 이동하여 원하는 문서를 선택한 후 우측 상단의 [재요청 메일 발송] 버튼을 클릭합니다.