“어제 여러분이 상신한 물품 구매 기안이 최종 승인되었습니다. 이제 해당 기안을 구매부서로 넘겨서 협조를 받아야 하고 동시에 총무부 등 관리부에도 그 내용을 추가로 알려주어야 합니다. “
기존의 전자결재에서는 위 과정이 하나로 통합되지 않아서 최종 승인서를 출력하여, 구매부에 달려가거나 총부/관리부에 해당 내용을 전달하는 등 전자결재와 분리된 추가적인 업무가 많아 비효율적이고 시간의 낭비도 심했습니다. 특히, 구매부와 총무/관리부 등의 내부 승인 기록이 전자결재 승인 기록과 연결되지 않아 정보의 통합 관리도 매우 어려웠습니다.
이제 콜러베이트 결재협업(전자결재)의 협조/수신처 기능을 사용하면 위의 모든 과정을 물 흐르듯 끊임 없이 한번에 모두 진행할 수 있으며, 해당 내용을 빠짐없이 모두 통합하여 기록/관리할 수 있습니다.
참고로, 콜러베이트의 협조처 기능은 결재 승인이 모두 완료된 후 구매부/법무팀 등 실행에 대한 협조를 구하는 기능이며, 수신처 기능은 결재 승인이 모두 완료된 후 해당 내용을 참고의 목적으로 받아볼 필요가 있는 담당자나 부서에 자동으로 통보해주는 기능입니다.
본 기능은 기존 클래식 UI에서만 제공되던 기능이었는데, 이번 릴리즈를 통해 콜러베이트 최신 사용자 인터페이스 환경에서 보다 직관적이고 나은 방식으로 협조/수신처 기능을 사용할 수 있게 되었습니다.
[콜러베이트 팝업에서 협조처와 수신처를 지정하는 화면]
1. 콜러베이트 협조처 기능
a. 사용 목적
최종 승인이 완료된 문서(구매/계약 기안 등)에 대하여 실제 업무를 추진하기 위해 협조를 요청하는 부서(구매부/법무팀 등)를 지정하는 기능입니다. 즉, 기안이 모두 승인되었으니 해당 협조 부서에서 후속 작업이 본격적으로 이루어지도록 요청하는 것이 목적입니다.
b. 이용 방법
콜러베이트 결재 협업(전자결재) 기안 시 1번과 같이 협조처의 구글앱스 그룹스 이메일 주소를 입력합니다. (참고, 본 그룹스 이메일은 해당 구글앱스 도메인에 구글 그룹스로 생성되고, 해당 그룹스와 동일 이름이 구글앱스 사용자 디렉토리(조직도)에 부서 이름으로 등록되어 있어야 합니다.)
c. 협조 진행하기
협조처는 기안이 최종 승인된 후 자동으로 진행되는 것으로 협조처로 지정된 해당 구글 그룹스 구성원에게 협조를 요청하는 이메일을 받아 해당 링크를 클릭함으로써 협조 프로세스가 시작됩니다. (해당 협조 구성원은 자신에게 전달된 이메일을 클릭하거나 콜러베이트의 결재협업 메뉴에서 참조 문서함을 선택하여 협조 문서들을 볼 수 있습니다. )
[콜러베이트 팝업에서 협조 시작 화면]
즉, 협조 요청을 받은 해당 구글 그룹스의 구성원은 위 화면의 3번과 같이 협조 시작 버튼을 누르고 4번과 같이 자신을 포함한 그룹 구성원을 추가할 수 있습니다. 만일 자기 자신이 스스로 협조자가 될 경우 자신의 이메일을 기입하여 협조 상신을 마칠 수 있으며, 추가로 동료를 넣을 수도 있습니다.
화면의 5번 협조 상신 버튼을 눌러서 협조자로 구성된 같은 동료들과 협조 프로세스를 시작합니다.
[콜러베이트 팝업에서 협조확인(승인) 화면]
협조 시작에 따라 협조 승인 요청을 받은 협조자는 협조 승인 요청을 이메일로 받게 되며 해당 링크를 클릭하여 위 화면의 6번과 협조 승인을 할 수 있습니다. 협조 승인 후 위 화면의 7번과 같이 승인 시간과 코멘트가 기록되며, 협조 승인 요청 시 위 화면의 8번 수신처에게도 기안서와 결재 이력 모두가 전달됩니다.
(주의, 협조 그룹이 2개 이상일 경우, 하나의 협조 그룹에서만 협조 프로세스를 만들 수 있습니다.)
2. 콜러베이트 수신처 기능
a. 사용 목적
결재 협업의 기안이 최종 승인 된 후 협조 프로세스가 승인되거나 혹은 협조 자체가 필요 없을 경우 일방적인 통보를 위하여 구글 이메일(지메일, 구글 그룹스 등)을 넣어 수신처를 등록할 수 있습니다.
수신처는 보통 기업내 총무/관리부에서 많이 사용하는 것으로 구매 협조가 완료된 기안이나 혹은 결재가 완료된 후 단순히 통보만 받고자 할 경우 매우 유용하게 사용할 수 있습니다.
b. 이용 방법
콜러베이트 결재 협업(전자결재) 기안 시 첫번째 화면의 2번과 같이 결재 완료 후 즉시 통보를 받을 수신처 이메일(구글앱스, 구글 그룹스)을 입력합니다.
c. 통보 받기
기안에 대하여 최종 승인이 완료되면 해당 수신처로 등록된 이메일로 기안 문서와 해당 결재 내용이 즉시 전달됩니다. 물론 수신처에 등록된 이메일이 콜러베이트 사용자의 경우 콜러베이트의 결재 협업 메뉴에서 참조 문서를 눌러 자신에게 수신(통보)된 기안 문서와 결재 내용을 확인할 수 있습니다.
만일 해당 결재 기안에서 위 화면의 9번과 같이 협조처가 지정되어 있을 경우 결재 승인이 완료되면, 수신/협조처에 동시에 메일으로 통보됩니다.
3. 협조/수신 문서 리스트 확인하기
협조/수신 문서들은 이메일로 자동 전달되지만 내역을 확인하고자 할 경우 아래 화면과 같이 결재 협업 메뉴에서 ‘참조 문서함' 메뉴를 선택하여 확인할 수 있습니다.
<콜러베이트 결재 협업 메뉴에서 참조 문서함 리스트 보기>
4. 수신/협조가 포함된 결재 문서에 대하여 PDF 인쇄 출력 화면
콜러베이트에서 협조/수신처가 포함된 문서에 대하여 PDF 생성 버튼을 클릭하면 위의 PDF 출력 예시 화면과 같이 결재 라인을 비롯하여 협조/수신처의 모든 내용이 첫장에 표로 정리되어 나타납니다.
5. 관리자 모드에서 본 기능을 활성화하기
[콜러베이트 관리자 모드에서 협조/수신처 기능 활성화]
콜러베이트 협조/수신처 기능을 사용하기 위해서는 콜러베이트 관리자 모드로 접속하여 Workflow 메뉴에서 Recipient(CC/Group email) 부분을 ON로 활성화 시켜주시면 됩니다.
본 기능은 기본으로 OFF로 설정되어 있으며, 콜러베이트 설치형 구글앱스 도메인 사용자에 대하여만 제공되고 있습니다. 본 기능은 곧 원격 드라이브 사용자에게도 모두 확대될 예정입니다.
대단히 감사합니다.
콜러베이트 팀 드림
댓글
댓글 쓰기