구글 문서를 활용하여 문서 내에서 전자서명하는 꿀팁

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구글 문서를 이용하면 계약서나 품의서 등을 쉽게 서명할 수 있습니다. 즉, 별도의 유료 전자서명 애플리케이션을 구매하지 않고도 문서 내에서 서명을 완료할 수 있는 매우 간단한 방법을 알려드립니다. 서명하고자 하는 문서를 구글 드라이브에 올려 구글 문서로 변환합니다. 이미 구글 문서가 있다면 구글 문서를 연 다음 전자서명이 필요한 곳으로 이동합니다. 구글 문서 상단 메뉴의 ‘삽입’ > ‘그림' > ‘새 그림’을 차례대로 선택합니다.
그 뒤 다음과 같이 드로잉 화면이 나타나면 화살표 우측의 ‘선’ 툴을 눌러 ‘자유곡선'을 선택합니다.
이제 마우스로 내 전자서명을 그려준 다음 [저장 후 닫기]를 클릭해 종료합니다.
아래 그림과 같이 문서의 서명란에 방금 마우스로 그린 전자서명이 나타납니다. 크기를 적당히 조절하여 완료해주면 됩니다.

서명은 이미지 파일로 저장도 가능합니다. 서명 이미지를 두번클릭하여 ‘그림' 팝업창을 연 다음, ‘작업' > ‘다른 이름으로 다운로드' 를 선택해 JPEG, PNG 등 이미지 파일로 저장할 수 있습니다.

구글 문서에서 전자결재 상신하기 콜러베이트 애드온을 통해 이렇게 서명한 구글 문서에 대해 바로 전자결재 상신이 가능합니다. 구글 문서 우측 메뉴의 ‘부가기능'을 눌러 ‘부가기능 열기’를 선택합니다.

[콜러베이트 업데이트 4.3.14] 콜러베이트 폴더이름 변경과 결재문서 초안 삭제 기능

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콜러베이트 사용자 경험을 개선하기 위한 지속적인 노력의 일환으로 버전 4.3.14을 통해 다음과 같은  기능 개선이 이루어졌습니다.
1. 콜러베이트 폴더 이름 변경 가능 콜러베이트는 모든 회사의 전자결재 문서를 회사 대표 문서관리자 계정으로 저장할 수 있도록 합니다. 이를 통해 퇴사자 발생에 따른 문서 삭제나 전자결재 이해당사자에 의한 문서 훼손 등을 원천적으로 방지할 수 있습니다. 현재 모든 콜러베이트 결재 문서는 문서관리자 계정의 콜러베이트(COLLAVATE) 폴더에 저장되지만 이제 필요할 경우 다른 폴더로 저장할 수도 있습니다. 기존에는 사용중인콜러베이트 폴더명을 변경하면 다시 새 COLLAVATE 폴더의 문서가 반복하여 생겼습니다. 하지만 이제 콜러베이트 폴더면을 변경하더라도 계속 그 변경된 폴더에 전자결재 문서가 저장됩니다. 그러므로 이제 회사가 원하는 폴더이름으로 콜러베이트 문서를 그대로 관리할 수 있습니다.
2. 결재 문서 초안 삭제 시 옵션 추가
작성 중인 전자결재 초안(draft) 문서에 대해 삭제를 할 경우 문서는 그대로 두고 전자결재자만 삭제할 수 있습니다. 마치 상신한 문서를 초기화하듯 결재 라인의 승인자만 초기화 함으로써 문서는 그대로 나누고 원클릭으로 새롭게 결재 라인을 구성할 수 있습니다. 콜러베이트 ‘전자결재' 메뉴로 가서 작성중인 문서를 체크를 통해 선택한 다음 [삭제]버튼을 누릅니다. 삭제 확인을위한 팝업창이 나타나며 ‘전자결재 정보만 삭제하고 전자결재 메인파일 및 첨부파일은 삭제하지 않고 유지합니다' 옵션을 선택하면 됩니다. 문서까지 삭제를 원한다면 두번째 옵션인 ‘전자결재 정보 및 관련된 파일을 삭제합니다'를 선택한 뒤 [확인] 버튼을 누릅니다.
3. 결재자 지정 시 내 연락처 보이지 않게 하기 결재 문서 상신을 위해 결재자 지정 시 회사 내부의 인원만 검색 가능하도록 제한을 할 수 있습니다. 주로 회사 내부 목적으로 결재 프로세스를 진행할경우 유용합니다. 그리고  상신자를 이름 등으로 입력 시 구글 지메일 연락처에서 자동…

콜러베이트 업데이트 4.3.11 - 콜러베이트 비즈니스 디자인 개선

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2019년 2월을 맞이하여 보다 나은 사용자 경험을 제공하기 위해 몇가지 디자인 개선을 추가로 진행하였습니다. 가. 콜러베이트 비즈니스 설치 단계 디자인 개선 우선, 내 회사 G 스위트(G Suite)에 콜러베이트 비즈니스 에디션 설치 시 내 G 스위트 조직과 사용자를 동기화하게 되며 문서 중앙 관리를 위한 문서관리자 계정을 지정하게 됩니다. 이에 대한 설정화면의 설명과 디자인을 개선하여 보다 이해하기 쉽게 진행할 수 있도록 개선하였습니다. 문서 관리자 지정화면: 설치 관리자나 회사 내 특정 계정을 대표 문서관리자 계정으로 지정할 수 있습니다. 이를 통해 전자결재 진행시 문서 소유권이 문서관리자에 귀속됨으로써 문서자산에 대한 삭제 등 손실이나 무단 변경 등에 대한 방지가 가능합니다. G 스위트와 콜러베이트 동기화 화면: 콜러베이트는 G 스위트의 조직과 사용자와 동기화되며 고객님의 데이터나 파일이 서버에 저장되지 않는 강력한 보안과 프라이버시를 제공합니다. 이를 위해 설치 시 최초 동기화를 진행하며 정기적으로 자동 동기화가 가능합니다. 나. 콜러베이트 알림 메일 디자인 개선 일관된 디자인 경험을 드리기 위한 노력은 앱 뿐만 아니라 이메일 디자인 개선으로 이어졌습니다. 최초 서비스 가입 및 결재 진행에 따른 알림 메일 등도 앱의 디자인 구성과 느낌을 그대로 적용하여 보다 통일성 있는 경험을 제공하였습니다.
콜러베이트 알림 이메일 화면 예제: 콜러베이트 알림 이메일을 통해 제품에 대해 보다 쉽게 익히고 필요한 부분은 찾거나 지원을 받으실 수 있는 많은 유용한 정보와 팁을 제공합니다.

구글 드라이브 GDPR 사용 사례

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많은 사람들이 GDPR에 대해 들어 본 적이 있지만 정확히 어떤 것인지 모르는 분들이 많습니다. 일반개인정보보호규정인 GDPR(General Data Protection Regulation)은 2018년 5월에 도입 된 유럽연합 개인정보 보호법입니다.이 정책은 유럽 시민과 거주자의 개인 정보를 보호하는 역할을 합니다. 유럽 시민권자 및 거주자의 개인 정보를 다루는 회사 (유럽 연합에 속하지 않은 회사조차도)가 적용 대상입니다. 따라서 이 문제를 해결하려면 회사는 사용자들에게 자신의 데이터를 변경하거나 삭제할 수 있도록 엑세스를 제공해야합니다. 그러나 이를 위해서는 먼저 해당 데이터를 찾을 수 있어야 합니다.

사례:
비즈니스 사용자인 캐롤라인은 연령에 따라 삭제해야하는 보고서의 '나이' 열이 민감한 데이터로 간주 될 수 있음을 확인했습니다. 비즈니스 애널리스트인 에밀리는 이 보고서를 만드는 과정에 포함 된 프로세스와 다른 보고서에서 '나이'열을 삭제했을 때 미치는 영향에 대해 파악해야합니다.

이 문제를 해결하기 위해, 에밀리는 '나이'열이 어떤 테이블에 위치하고 있는지 파악해야합니다. 그런다음, 본 테이블에 해당 데이터를 불러오기 위한 프로세스를 파악하고 다른 관련 리포트의 '나이' 컬럼 변경에도 미치는 영향을 파악합니다. 요컨데 매핑 및 시간이 소요되는 수동 작업이 많이 발생하게 됩니다.

콜러베이트의 자동화 된 데이터 검색 엔진을 이용하면 '나이' 필드가있는 테이블을 쉽게 찾을 수 있으며 에밀리가 모든 관련 보고서에서 삭제 된 열의 전체 계보와 이에 따른 파급효과에 대해 쉽게 이해할 수 있도록 전체 계보를 제공합니다. 

이를 통해 GDPR 규정을 준수하면서 간단하고 안전하게 삭제 작업을 수행할 수 있다. 요약하면, 콜러베이트를 이용해 변경 사항의 영향을 받는 보고서를 쉽게 식별 할 수 있으며 전체 데이터의 변동사항에 대해 명확하게 확인할 수 있습니다. 콜러베이트의 GDPR 적용에 대한 보다 자세한…

콜러베이트 4.3 업그레이드 릴리즈 - GDPR 데이터 관리 등

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안녕하세요. 콜러베이트 고객 여러분, 지난 2018년 5월 25일부터 시행된 유럽개인정보보호법 GDPR에 대응하여 ‘콜러베이트 유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능’과 ‘콜러베이트 포스트 초안 저장 기능’ 등이 이번 4.3 버전에 적용되어 함께 릴리즈되었습니다. A. 콜러베이트 유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능유럽개인정보보호법(이하 ‘GDPR’로 명시합니다.)은 기업이 EU에 위치하지 안더라도 EU 회원국 시민이나 유럽에 거주하는 사람들에 대한 개인 정보를 가지고 있을 경우 모든 기업에 적용되는 매우 강력한 개인정보보호법입니다. 특히 GDPR 위반에 따른 벌금이 최소 약 250억원 이상으로 기업에 큰 위험이 됩니다.

이제 콜러베이트를 통해 회사 문서와 파일에 대하여 유럽의 GDPR 규정을 충족하는 안전한 개인정보보호 관리를 시작하십시오.
콜러베이트 ‘유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능’은 다음과 같은 4가지 기능을 제공합니다.
1. 개인 프라이버시 정보를 포함한 문서와 파일 대하여 GDPR 위험도 레벨을 3단계로 관리할 수 있습니다.
2. 개별 문서와 파일 단위로 개인 정보가 수집된 근거(동의 이력 등)를 기록하고 공유할 수 있습니다.
3. 개인 정보 유통 기간을 회사의 정책에 맞추어 설정할 수 있습니다. 유통 기간이 만료된 문서와 파일은 따로 관리되므로 향후 안전하게 삭제, 폐기할 수 있습니다.
4. 콜러베이트 실시간 DLP(정보유출방지) 기능을 사용하고 있을 경우 개인정보가 포함된 문서와 파일을 자동으로 탐지하고 GDPR 위험 등급과 유통 기간이 자동으로 지정되도록 할 수 있습니다. 
1. 유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능 활성화하기 콜러베이트 비즈니스 에디션부터 GDPR 기능을 사용할 수 있습니다. 콜러베이트 관리자 메뉴에서 ‘유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리' 서브 메뉴에 들어가서 GDPR 위험도 레벨 기능을 활성화합니다. GDPR 위험도 레벨 적용 시 자동 지정되는 기본 만료일은 유럽에서 가이드하는 2년으…

G 스위트 구글 드라이브를 위한 최적의 인트라넷 구축 방안

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인트라넷 구축에 대한 주제로 들어가기에 앞서 먼저 인트라넷이 무엇인지, 인트라넷 구축을 통해 얻을 수있는 이점에 대해 알아 보겠습니다. 인트라넷(Intranet)의 Intra는 내부(within)를 의미하고 넷(net)은 동일한 지식 기반을 공유하는 그룹을 의미합니다. 인트라넷은 일반적으로 하나의 엔터프라이즈 아래에있는 사설 네트워크를 의미합니다. 인트라넷의 목적은 직원들간에 정보를 배포하고 공유하는 데 있습니다. 인트라넷의 이점은 직원이 정보를 쉽게 얻을 수있는 접근성 외에도 인트라넷을 통해 생산성뿐만 아니라 임직원의 참여도를 높일 수 있습니다. 이는 직원들이 매일 정보가 공유되는 공용 작업공간에 로그인 할 때 직원들이 서로의 업무 및 상대방의 업무와 원활하게 연결될 수 있기 때문입니다. 인트라넷을 사용하면 직원들이 파일을 쉽게 공유하고 대화를 저장하며 인트라넷에서 관련 과거 데이터를 참조하거나 정보를 효율적으로 관리 할 수 ​​있으므로 공동 작업이 보다 더 쉬워집니다. 인트라넷의 다른 이점으로는 공유 일정을 통해 관련 직원의 일정을 한눈에 볼 수 있고 온라인 모임을 가질 수 있으며 인트라넷에 초대하여 상대와 관계를 개선 할 수 있습니다. 위에서 언급 한 것 외에도 인트라넷의 주요 구성 요소는 직원 간의 파일 공유로 구성됩니다. 또한 인트라넷은 해당 프로젝트와 무관 한 직원의 업무를 방해하지 않고 직원들이 의사 소통 할 수있는 공간을 제공합니다. 따라서 정보를 게시하여 알아야하는 모든 사람에게 공지하고자 한다면 인트라넷으로 알리는 것이 편리합니다. 이제 본격적으로 G 스위트나 구글 드라이브를 이용하는 이용자들을 위한 인트라넷을 구성하는 방법에 대해 알아 보겠습니다. 인트라넷은 구글 클라우드에 완벽하게 통합되는 콜러베이트 앱을 통해 쉽게 만들 수 있습니다. 인트라넷 개설 방법은 다음의 4 단계로 쉽게 완료할 수 있습니다. 1. 팀, 부서, 프로젝트 또는 특정 주제를 위한 콜러베이트 그룹 포스트를 개설합니다. 2. 그런 다음 그룹을 기반으로 위젯을 만들고 웹 사이트에 인…

구글 드라이브로 임직원 문서 보호하기

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구글 드라이브는 현존하는 가장 강력한 문서 저장 플랫폼 중 하나입니다. 구글드라이브는 파일 관리 시스템 구축이 필요한 기업에게 최상의 선택지입니다. 하지만 구글 드라이브의 보안 사양은 극히 제한적이므로 대부분의 경우 기업 관리자는 이 부분에 대한 솔루션을 찾고 있는 상황입니다.

가령, 관리자의 경우 임직원들의 문서 공유 상태를 한눈에 파악하기 어렵습니다. 특히, 직원이 회사의 중요 파일을 외부 사용자와 공유하는 것을 막을 수 있는 방법은 거의 없습니다.

콜러베이트의 DLP (데이터유출방지) 솔루션은 관리자에게 구글 드라이브의 부족한 보안 요구사항을 충족시킬 수 있도록 개발되었습니다. G 스위트 엔터프라이즈와는 달리 콜러베이트 DLP는 G 스위트 베이직, 비즈니스 및 에듀케이션 플랜을 포함한 모든 G 스위트 에디션의 임직원 파일을 탐지하고 보호할 수 있습니다. 또한, 콜러베이트 DLP는 외부 사용자로 부터 공유된 문서도 감지할 수 있으므로 보다 강력한 문서보안 및 정보유출 방지 기능을 제공합니다.

이에 따라 구글 드라이브와의 완벽한 통합을 통해 사용자는 구글 드라이브의 협업 유연성을 누림과 동시에 높은 수준의 문서보안 내부정보 통제 시스템을 모두 갖출 수 있습니다.

콜러베이트 DLP는 회사문서 정보 보호를 위해 "실시간"으로 작동하는 다양한 기능을 제공합니다. 우선, 활동 보고서 기능의 경우 관리자가 모든 파일과 최근 편집 활동내역에 대한 개요를 파악할 수 있으므로 임직원의 최근 문서활동을 검토하고 의심스러운 동작을 식별할 수 있습니다.

또한, 사용자 트렌드 차트를 통해 관리자는 임직원의 파일 작업 기록을 검토하고 외부에 공개적으로 공유된 파일을 식별할 수 있습니다. 특히, 키워드 감지 & 정규식 표현 기능을 이용하면 중요 정보가 들어있는 파일을 외부에 공유할 경우 이를 실시간으로 탐지하고 격리 등 즉각적인 보호조치를 취할 수 있습니다. 

콜러베이트 DLP는 무료로 체험해 보실 수 있습니다. 7일 무료 평가판과 데모를 통해 귀사를 위한 구글 드라…