구글 문서 도구에 대한 버전 기록 추적 및 아카이빙, 그리고 팀 커뮤니케이션 진행 방법

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콜러베이트의 가을 2017 년 업데이트에는 구글 드라이브 파일의 변경 사항을 나타내는 리비젼 히스토리 기능을 비롯한 여러 주요 업데이트가 포함되어 있습니다. 본 ‘리비젼 히스토리’ 기능에는 활동 내역 표시, 이전 버전으로 되돌리기 및 최대 30 일 동안 사본 저장과 같은 여러 가지 기능이 포함되어 있습니다.
구글 문서 도구 버전 기록 기능 활용하기 Google 문서 도구 버전 기록 패널에는 수정한 사람의 이름, 수정 시간 및 변경 내용이 표시됩니다. 또한, 변경 사항에 대한 제목을 변경하거나 문서의 이전 버전으로 되돌릴 수도 있습니다.

특히, 콜러베이트의 변경 사항(Revisions) 기능은 본 구글 문서 기능에서 수정 내역에 대해 무제한 아카이빙 하거나 공동 작업 및 의사소통 협의도 가능하도록 제공합니다. 이를 통해 사용자는 동일한 페이지에서 특정 변경 사항에 대해 선택 한 다음 다른 변경 사항을 참조로 사용하여 동료와 논의 할 수 있습니다.

콜러베이트 리비젼 히스토리
리비젼 히스토리 패널에서 사용자는 각 변경사항에 대한 편집자 이름, 날짜와 시간, 버전 등 요약내용을 확인할 수 있습니다. 파일의 공동편집자가 컨텐츠를 편집하면 수정 내역에 여러 가지 편집 내용이 표시됩니다. 관리자의 경우 이 기능은 직원 성과 및 참여 활동을 검토하는 데 특히 유용하게 참조될 수 있습니다.
이전 버전으로 되돌리기 사용자는 리비젼 패널에서 각 변경 사항에 대해 내려받기 할 수 있습니다. 가령, 가장 최근 버전에 오류가있는 경우 사용자는 문서의 활동을 검토 한 다음 적절한 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
수정본 보관/아카이빙 하기 각 버전 상자 번호의 우측 상단 모서리에있는 자물쇠를 클릭하면 30 일 동안 개정판이 저장됩니다. 이 기능을 사용하면 최근 버전의 아카이브를 보관할 수 있으며 향후 업데이트를 항상 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다. 한 번에 30일 동안 버전을 저장할 뿐만 아니라, 이전 버전을 내려받아 영구적으로 파일을 저장할 수도 있습니다.
공동 작업 기능 콜러베이트는 개정 내역에…

콜러베이트 2017년 가을 업데이트 - 버전 히스토리, 팀 드라이브, 독립계정 등

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콜러베이트 2017년 가을 업데이트 릴리즈 문서 파일의 변경 히스토리(버전 히스토리) 추적, 구글 지스위트 팀 드라이브 지원 그리고 콜러베이트 독립 계정!

2017년 뜨거웠던 여름을 지나 시원한 가을이 시작되었습니다. 미국 실리콘밸리 역시 지난 주말 섭씨 최대 45도를 기록한 더위가 언제 그랬냐듯이 아침부터 선선한 날씨로 바뀌었습니다. 지난 여름동안 전세계 콜러베이트 개발자들은 실리콘밸리에 모여 콜러베이트 3.12 버전업그레이드를 준비해왔습니다. 한국과 미국 낮과 밤이 서로 반대지만 지난 3개월간 글로벌 팀워크는 더 강해졌습니다. 오늘 릴리즈된 콜러베이트 3.12 버전은 오래동안 준비해왔던 콜러베이트 독립 계정을 비롯하여 문서 파일의 변경 히스토리 추적 그리고 구글 지스위트 팀 드라이브 지원 등의 많은 개선과 신규 기능을 가지고 있습니다. 특히, 구글 계정 없이도 콜러베이트 회원 가입을 통해 클라우드 문서 협업에 참여할 수 있습니다. 그리고 개인 지메일을 콜러베이트 계정에 연결시켜 구글 드라이브를 관리하고 콜러베이트의 강력한 결재 협업 프로세스를 시작하거나 참여할 수 있습니다.

새로운 기능 소개

1. 문서 파일의 변경 히스토리 기능 이제 콜러베이트 리비젼 기능을 이용하여 구글 드라이브에 저장된 모든 문서와 파일에 대하여 변경 기록을 열람하고 코멘트하거나 공유할 수 있습니다. 특히, 각 버전 번호 박스의 오른쪽 상단의 자물쇠 아이콘을 눌러 해당 버전이 30일 지나도 계속 유지되도록 아카이빙을 설정할 수 있습니다. 다운로드 아이콘을 눌러 해당 버전을 내 컴퓨터에 저장할 수 있습니다. 구글 문서의 경우에도 변경 기록을 버전별로 다운로드할 수 있습니다. 콜러베이트 문서와 파일 변경 추적 기능은 구글 드라이브에서 활동한 모든 변경 이력을 추적합니다. 보다 자세한 사용 방법은 도움말 가이드를 참고해주세요.


2. 구글 지스위트 팀 드라이브 지원

콜러베이트가 구글 G스위트 비즈니스 에디션에서 지원하는 팀 드라이브를 지원합니다. 콜러베이트 드라이브 메뉴에서 자신…

구글 드라이브 DLP 10가지 필수 기능

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인터넷 네트워크를 통해 정보를 주고받는 디지털 시대에 데이터 정보보안 및 유출방지는 기업의 주요 관심사입니다. 정보보호사용자그룹 한국침해사고대응팀협의회(CONCERT)도 올해 주요 화두로 DLP(내부정보유출방지)를 선정할 만큼 DLP는 기업 정보보호의 필수 요소입니다. 즉 DLP를 통해 중요한 데이터가 누출되지 않도록하여 회사 네트워크 내에서 중요한 정보를 유지합니다.

구글 드라이브는 전세계적으로 가장 널리 사용되는 클라우드 스토리지 네트워크입니다. 하지만 구글 드라이브는 임직원에 의한 외부 사용자 공유나 공개 등이 매우 쉽게 가능하므로 보안사고의 위험이 특히 높은 환경입니다. 따라서, 구글 드라이브 내 민감한 데이터를 효과적으로 식별, 격리 및 보안하려면 DLP 프로그램이 필수적이며 다음의 주요 기능을 갖추고 있는지 점검해야합니다.
1. Google 드라이브 데이터 유출 방지
많은 조직에서 구글 드라이브 내에 신용 카드 번호, 주민등록번호 또는 환자 건강 정보와 같은 민감한 사용자 정보를 저장합니다. 실수로 또는 외부 사용자와 악의적인 의도로 파일 공유 시 데이터 유출은 위험한 결과를 초래할 수 있습니다. 콜러베이트 DLP는 데이터가 외부 네트워크에 도달하지 못하도록 제한하는 예방 조치를 마련하고 사용자가 저장된 파일의 민감한 특성을 상기시켜 데이터의 무단 전송을 중지합니다.
2. 실시간 탐지
실수는 언제든지 발생할 수 있습니다. 위험을 최소화하기 위해 DLP 프로그램은 구글 드라이브를 실시간으로 모니터링해야합니다. 콜러베이트 DLP를 사용하면 모든 회사 데이터가 회사 네트워크를 나갈 때 자동 예방 수단을 설정할 수 있습니다. 콜러베이트 DLP는 지속적인 파일 모니터링을 통해 의심스러운 활동을 탐지하여 즉시 보안 조치를 실행하여 파일 보호를 극대화합니다.
3. 키워드 검색
신용 카드 번호 및 의료 정보와 같은 중요한 정보는 DLP 프로그램에 의해 식별되고 지속적으로 모니터링 되어야 합니다. 콜러베이트 DLP는 구글 드라이브 파일에서 맞춤 및 미리 정의 된 키워드를 자…

콜러베이트로 G 스위트를 위한 전자결재 진행하기

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많은 회사의 비즈니스 프로세스는 주기적으로 반복되는 작업 순서로 정의 할 수 있습니다. 비즈니스의 워크플로우를 분석하여 중복을 제거하여 효율성을 극대화 할 수 있습니다. 즉, 전자결재 솔루션은 중요한 활동 포인트를 평가하고 마감 시간을 설정하고 참가자를 추가하여 시간이 많이 걸리는 문제를 해결할 수 있도록 도와줍니다.


효율성 향상 외에도 전자결재 자동화 솔루션을 구축하면 회사 구조가 정의됩니다. 각 작업은 개별 작업 수준에 위임되므로 관리자는 업무 프로세스에 대한 통찰력과 제어 권한을 얻을 수 있습니다. 또한, 각 직원의 업무가 명확하게 정의되므로 직원의 인수인계 프로세스가 편해집니다.   비즈니스 내부에서 전자결재를 수립 할 때의 세 번째 이점은 디지털 액션 프로세스를 창출하는 것입니다. 전자결재 워크플로우 솔루션은 파일을 유지 관리하고 정리하며, 작업을 자동으로 라우팅하고, 직원들에게 다가오는 마감 시간을 알려 줍니다. 직원은 이전 작업으로 돌아 가기 위한 활동을 추적 할 수도 있습니다. 또한, 원격으로 근무하는 직원이 효율성 저하없이 작업 할 수 있도록 도와줍니다. 검토를 위한 작업이 자동으로 제출되고 완료 시 관리자에게 통보될 수 있습니다.
끝으로 워크플로우 솔루션은 회사 내 투명성을 제고합니다. 직원들은 제출 된 프로젝트의 수정 사항 및 다른 직원의 의견을 볼 수 있습니다. 모든 파일 활동 및 작업이 체계화될 수 있으며 문서 활동을 쉽게 추적 할 수 있습니다. 궁극적으로 회사 프로세스를 ISO 9001에 맞춰 최적화 및 간소화하고 모든 직원이 진행중인 프로젝트 및 의견을 공유할 수 있도록 함으로써 공동 작업을 장려하는 데 도움이됩니다.
콜러베이트 워크플로우 솔루션은 구글 드라이브와 완전히 통합 된 클라우드 기반 플랫폼을 제공합니다. 콜러베이트를 사용하여 강화된 보안 환경에서 파일 및 전자결재 과업을 관리 할 수 있습니다. 콜러베이트를 사용하면 마감 시간 준수, 직원 간 협업 확대, 회사 활동의 디지털 트레일 등을 실현할 수 있습니다.

한 번의 클릭…

콜러베이트 업데이트 3.10.4 - 새 인터엑티브 가이드, 서포트 채널, 로그인 유지하기 기능

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사용자 안정성과 편리성이 강화된 콜러베이트 3.10.4 버전이 릴리즈되었습니다. 이번 릴리즈는 콜러베이트를 처음 접하는 사용자가 보다 빨리 콜러베이트를 습득하고 기술지원을 받을 수 있는데 주안점을 두었습니다. 
이번 업데이트에는 (1) 툴팁 가이드 (2) 새로워진 전자결재 가젯(위젯) (3) 신설된 일대일 기술 지원 포스트 그룹 (4) 빠른 재접속을 위한 로그인 유지 기능, 그 외 파일 활동 팝업과 포스트 기한 날짜 등의 인터페이스가 개선되었으며 기존 3.10.3 버전의 여러 버그들이 해결되었습니다.
인앱 툴팁 가이드
콜러베이트의 새로운 대화형 가이드를 통해 처음 시작하는 사용자의 경우 주요 기능에 대한 단계별 따라하기 연습과정과 툴팁을 확인하실 수 있습니다.


전자결재 위젯
제약 사항이 많았던 구 전자결재 가젯이 프로세스의 모든 메뉴를 빠르고 쉽게 볼 수 있도록 디자인과 편리성을 대폭 개선하였습니다.
콜러베이트 앱에서 가젯 실행하기 콜러베이트 메인 화면에서 [결재협업 포스트]를 누른 다음 “내 결재 문서들" 메뉴의 우측 확대창 아이콘을 선택합니다.
그러면 새 창을 통해 다음과 위젯 페이지가 나타납니다. 콜러베이트 홈 포스트의 결재협업 포스트 버튼의 바로가기를 통해 나타난 위젯 화면
웹사이트에 위젯 링크로 추가

또한 https://document.collavate.com/jsp/iframe/process 를 통해 전자결재 위젯 페이지로 확인할 수 있습니다. 웹사이트 위젯이나 구글 사이트 가젯으로 추가도 가능합니다. 무료로 배포되는 콜러베이트 구글 사이트 인트라넷 탬플릿을 다운로드 받아 사용하시려면 여기를 눌러주세요.

내부정보유출방지(DLP) 솔루션이 필요한 이유

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오늘날의 데이터 기반의 세상에서 가장 중요한 관심사는 바로 클라우드 상에 민감한 자산을 저장할 때 보안이 필요하다는 것입니다. 데이터가 기하 급수적으로 증가함에 따라 데이터 손실 사고도 증가합니다. 그 결과 업계 유형 및 조직 규모에 관계없이 중요한 데이터 및 기밀 정보의 손실 시 매우 중대한 결과를 초래할 수 있습니다.


데이터 손실 사고의 결과
데이터 손실 사고는 브랜드 평판, 재정 및 비즈니스 운영에 부정적인 영향을 미칩니다. 최근 뉴스 기사에 따르면 데이터 손실 사고가 발생하는 조직은 미디어 및 일반 대중에게 알려져 고객 및 비즈니스를 잃을 수 있습니다. 비즈니스 손실, 높은 대응 비용 및 경쟁자 대비 불이익으로 인해 데이터 손실 사고 또한 막대한 경제적 영향을 미칩니다. 직원이 피해를 제한하고 보안 솔루션을 다루며 전략적으로 손실을 우회하려 하더라도 비즈니스 운영 또한 심각한 영향을 미칩니다. 분명한 것은 데이터 손실 사고는 규모와 유형에 관계없이 비용과 시간면에서 모두 많은 비용이 수.
데이터 보호 조치

데이터 손실을 방지하기 위해 데이터 손실 방지 (DLP) 솔루션을 사용하는 조직이 늘어나고 있습니다. DLP 솔루션에는 디지털 데이터가 이동하거나 이동하는 과정에서 데이터를 모니터링, 식별 및 보호하는 도구가 포함됩니다. 이러한 솔루션 중에 콜러베이트 DLP(Collavate DLP)를 이용하면 구글 드라이브에 대한 DLP를 제공하며, 기업 보안 조치를 향상시키는 추가 기능을 통해 G Suite Enterprise DLP 대비 더 향상된 기능을 제공합니다.

Collavate DLP 주요 기능
1. 실시간 활동 보고서 구글 드라이브 실시간 활동 보고서는 모든 사용자의 드라이브 활동의 개요를 제공하며 관리자가 문서 작업의 활동 기록을 보고 의심스러운 활동에 대처할 수 있습니다. 다른 경쟁 업체의 보안 솔루션과 달리 Collavate DLP는 스캔 기반의 시간별 또는 일별 보고서가 아닌 실시간 보고서를 제공합니다.


2. 실시간 탐지 및 예방 Collavate D…

콜러베이트 업데이트 - 문서파일 변경 사항 실시간 표시 및 동료와 협의가능한 기능 출시

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이제 콜러베이트를 통해 내 구글 드라이브의 문서 파일의 변경 사항을 확인하고 변경 이력에 대한 동료와 포스트로 소통할 수 있습니다.
가령, 오늘까지 마케팅 계획서을 만들어야합니다. 일단 콜러베이트에서 구글독스 문서를 만들고 이름을 2017년 3분기 마케팅 계획으로 변경하였습니다. 그리고 마케팅 계획 문서이므로 비즈니스 태그를 달았습니다. 하지만 본 사항에 대해 적절한지 동료에게 물어봐야할 상황이 있다고 가정합니다.
구글 드라이브 상에는 구글 문서에 대해서 변경이력을 확인할 수 있을 뿐 각 변경사항에 대해 코멘트를 하거나 태그 등 활동 이력을 공유할 수 없습니다.
이제 업데이트 된 콜러베이트 3.10.3 버전은 문서 파일의 생성, 변경 이력 그리고 태그 등 모든 파일 활동을 콜러베이트 내에서 동료와 포스트로 쉽게 공유하며 논의할 수 있게 해줍니다.

위 화면과 같이 콜러베이트 드라이브 메뉴에서 문서 파일을 클릭하면 문서에 대한 활동 내역을 확인할 수 있는 팝업을 확인할 수 있습니다.
활동 내역에서 자신이 생성한 파일과 파일명 변경 이력 등이 포스트 방식으로 나타나는 것을 확인할 수 있습니다. 동료에게 조언을 구하고 싶을 경우 해당 활동에 대하여 동료를 맨션만 하면 됩니다. 위 화면은 3분기 마케팅 계획에 ‘business’ 태그를 달고 동료에게 어떤지 피드백을 문의하는 화면입니다.

콜러베이트 메인 홈에 들어가면 위 화면과 같이 자신이 맨션한 내용이 포스트 방식으로 보이는 것도 확인할 수 있습니다. 모든 파일 활동이 자동으로 포스트로 자신에게 올라오는 것이 아니라 ‘좋아요’하거나 자신이 ‘언급(맨션)’한 활동만 포스트로 올라옵니다.
나머지 활동 모두에 대하여 확인하고자 하면 드라이브 메뉴에서 파일을 클릭하시면 모든 변경 이력이 미니 포스트로 나타나는 것을 다시 확인할 수 있습니다.
업무용 문서 활동에 대한 모든 이력을 기록하는 것은 ISO 9001 규격 준수 등 업무 표준화를 만들어가는데 있어서 매우 중요합니다. 콜러베이트는 이를 위해 문서의 변경내역을 모두 표시하여…