구글 드라이브 GDPR 사용 사례

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많은 사람들이 GDPR에 대해 들어 본 적이 있지만 정확히 어떤 것인지 모르는 분들이 많습니다. 일반개인정보보호규정인 GDPR(General Data Protection Regulation)은 2018년 5월에 도입 된 유럽연합 개인정보 보호법입니다.이 정책은 유럽 시민과 거주자의 개인 정보를 보호하는 역할을 합니다. 유럽 시민권자 및 거주자의 개인 정보를 다루는 회사 (유럽 연합에 속하지 않은 회사조차도)가 적용 대상입니다. 따라서 이 문제를 해결하려면 회사는 사용자들에게 자신의 데이터를 변경하거나 삭제할 수 있도록 엑세스를 제공해야합니다. 그러나 이를 위해서는 먼저 해당 데이터를 찾을 수 있어야 합니다.

사례:
비즈니스 사용자인 캐롤라인은 연령에 따라 삭제해야하는 보고서의 '나이' 열이 민감한 데이터로 간주 될 수 있음을 확인했습니다. 비즈니스 애널리스트인 에밀리는 이 보고서를 만드는 과정에 포함 된 프로세스와 다른 보고서에서 '나이'열을 삭제했을 때 미치는 영향에 대해 파악해야합니다.

이 문제를 해결하기 위해, 에밀리는 '나이'열이 어떤 테이블에 위치하고 있는지 파악해야합니다. 그런다음, 본 테이블에 해당 데이터를 불러오기 위한 프로세스를 파악하고 다른 관련 리포트의 '나이' 컬럼 변경에도 미치는 영향을 파악합니다. 요컨데 매핑 및 시간이 소요되는 수동 작업이 많이 발생하게 됩니다.

콜러베이트의 자동화 된 데이터 검색 엔진을 이용하면 '나이' 필드가있는 테이블을 쉽게 찾을 수 있으며 에밀리가 모든 관련 보고서에서 삭제 된 열의 전체 계보와 이에 따른 파급효과에 대해 쉽게 이해할 수 있도록 전체 계보를 제공합니다. 

이를 통해 GDPR 규정을 준수하면서 간단하고 안전하게 삭제 작업을 수행할 수 있다. 요약하면, 콜러베이트를 이용해 변경 사항의 영향을 받는 보고서를 쉽게 식별 할 수 있으며 전체 데이터의 변동사항에 대해 명확하게 확인할 수 있습니다. 콜러베이트의 GDPR 적용에 대한 보다 자세한…

콜러베이트 4.3 업그레이드 릴리즈 - GDPR 데이터 관리 등

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안녕하세요. 콜러베이트 고객 여러분, 지난 2018년 5월 25일부터 시행된 유럽개인정보보호법 GDPR에 대응하여 ‘콜러베이트 유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능’과 ‘콜러베이트 포스트 초안 저장 기능’ 등이 이번 4.3 버전에 적용되어 함께 릴리즈되었습니다. A. 콜러베이트 유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능유럽개인정보보호법(이하 ‘GDPR’로 명시합니다.)은 기업이 EU에 위치하지 안더라도 EU 회원국 시민이나 유럽에 거주하는 사람들에 대한 개인 정보를 가지고 있을 경우 모든 기업에 적용되는 매우 강력한 개인정보보호법입니다. 특히 GDPR 위반에 따른 벌금이 최소 약 250억원 이상으로 기업에 큰 위험이 됩니다.

이제 콜러베이트를 통해 회사 문서와 파일에 대하여 유럽의 GDPR 규정을 충족하는 안전한 개인정보보호 관리를 시작하십시오.
콜러베이트 ‘유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능’은 다음과 같은 4가지 기능을 제공합니다.
1. 개인 프라이버시 정보를 포함한 문서와 파일 대하여 GDPR 위험도 레벨을 3단계로 관리할 수 있습니다.
2. 개별 문서와 파일 단위로 개인 정보가 수집된 근거(동의 이력 등)를 기록하고 공유할 수 있습니다.
3. 개인 정보 유통 기간을 회사의 정책에 맞추어 설정할 수 있습니다. 유통 기간이 만료된 문서와 파일은 따로 관리되므로 향후 안전하게 삭제, 폐기할 수 있습니다.
4. 콜러베이트 실시간 DLP(정보유출방지) 기능을 사용하고 있을 경우 개인정보가 포함된 문서와 파일을 자동으로 탐지하고 GDPR 위험 등급과 유통 기간이 자동으로 지정되도록 할 수 있습니다. 
1. 유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리 기능 활성화하기 콜러베이트 비즈니스 에디션부터 GDPR 기능을 사용할 수 있습니다. 콜러베이트 관리자 메뉴에서 ‘유럽 개인정보 보호 GDPR 리스크 관리' 서브 메뉴에 들어가서 GDPR 위험도 레벨 기능을 활성화합니다. GDPR 위험도 레벨 적용 시 자동 지정되는 기본 만료일은 유럽에서 가이드하는 2년으…

G 스위트 구글 드라이브를 위한 최적의 인트라넷 구축 방안

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인트라넷 구축에 대한 주제로 들어가기에 앞서 먼저 인트라넷이 무엇인지, 인트라넷 구축을 통해 얻을 수있는 이점에 대해 알아 보겠습니다. 인트라넷(Intranet)의 Intra는 내부(within)를 의미하고 넷(net)은 동일한 지식 기반을 공유하는 그룹을 의미합니다. 인트라넷은 일반적으로 하나의 엔터프라이즈 아래에있는 사설 네트워크를 의미합니다. 인트라넷의 목적은 직원들간에 정보를 배포하고 공유하는 데 있습니다. 인트라넷의 이점은 직원이 정보를 쉽게 얻을 수있는 접근성 외에도 인트라넷을 통해 생산성뿐만 아니라 임직원의 참여도를 높일 수 있습니다. 이는 직원들이 매일 정보가 공유되는 공용 작업공간에 로그인 할 때 직원들이 서로의 업무 및 상대방의 업무와 원활하게 연결될 수 있기 때문입니다. 인트라넷을 사용하면 직원들이 파일을 쉽게 공유하고 대화를 저장하며 인트라넷에서 관련 과거 데이터를 참조하거나 정보를 효율적으로 관리 할 수 ​​있으므로 공동 작업이 보다 더 쉬워집니다. 인트라넷의 다른 이점으로는 공유 일정을 통해 관련 직원의 일정을 한눈에 볼 수 있고 온라인 모임을 가질 수 있으며 인트라넷에 초대하여 상대와 관계를 개선 할 수 있습니다. 위에서 언급 한 것 외에도 인트라넷의 주요 구성 요소는 직원 간의 파일 공유로 구성됩니다. 또한 인트라넷은 해당 프로젝트와 무관 한 직원의 업무를 방해하지 않고 직원들이 의사 소통 할 수있는 공간을 제공합니다. 따라서 정보를 게시하여 알아야하는 모든 사람에게 공지하고자 한다면 인트라넷으로 알리는 것이 편리합니다. 이제 본격적으로 G 스위트나 구글 드라이브를 이용하는 이용자들을 위한 인트라넷을 구성하는 방법에 대해 알아 보겠습니다. 인트라넷은 구글 클라우드에 완벽하게 통합되는 콜러베이트 앱을 통해 쉽게 만들 수 있습니다. 인트라넷 개설 방법은 다음의 4 단계로 쉽게 완료할 수 있습니다. 1. 팀, 부서, 프로젝트 또는 특정 주제를 위한 콜러베이트 그룹 포스트를 개설합니다. 2. 그런 다음 그룹을 기반으로 위젯을 만들고 웹 사이트에 인…

구글 드라이브로 임직원 문서 보호하기

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구글 드라이브는 현존하는 가장 강력한 문서 저장 플랫폼 중 하나입니다. 구글드라이브는 파일 관리 시스템 구축이 필요한 기업에게 최상의 선택지입니다. 하지만 구글 드라이브의 보안 사양은 극히 제한적이므로 대부분의 경우 기업 관리자는 이 부분에 대한 솔루션을 찾고 있는 상황입니다.

가령, 관리자의 경우 임직원들의 문서 공유 상태를 한눈에 파악하기 어렵습니다. 특히, 직원이 회사의 중요 파일을 외부 사용자와 공유하는 것을 막을 수 있는 방법은 거의 없습니다.

콜러베이트의 DLP (데이터유출방지) 솔루션은 관리자에게 구글 드라이브의 부족한 보안 요구사항을 충족시킬 수 있도록 개발되었습니다. G 스위트 엔터프라이즈와는 달리 콜러베이트 DLP는 G 스위트 베이직, 비즈니스 및 에듀케이션 플랜을 포함한 모든 G 스위트 에디션의 임직원 파일을 탐지하고 보호할 수 있습니다. 또한, 콜러베이트 DLP는 외부 사용자로 부터 공유된 문서도 감지할 수 있으므로 보다 강력한 문서보안 및 정보유출 방지 기능을 제공합니다.

이에 따라 구글 드라이브와의 완벽한 통합을 통해 사용자는 구글 드라이브의 협업 유연성을 누림과 동시에 높은 수준의 문서보안 내부정보 통제 시스템을 모두 갖출 수 있습니다.

콜러베이트 DLP는 회사문서 정보 보호를 위해 "실시간"으로 작동하는 다양한 기능을 제공합니다. 우선, 활동 보고서 기능의 경우 관리자가 모든 파일과 최근 편집 활동내역에 대한 개요를 파악할 수 있으므로 임직원의 최근 문서활동을 검토하고 의심스러운 동작을 식별할 수 있습니다.

또한, 사용자 트렌드 차트를 통해 관리자는 임직원의 파일 작업 기록을 검토하고 외부에 공개적으로 공유된 파일을 식별할 수 있습니다. 특히, 키워드 감지 & 정규식 표현 기능을 이용하면 중요 정보가 들어있는 파일을 외부에 공유할 경우 이를 실시간으로 탐지하고 격리 등 즉각적인 보호조치를 취할 수 있습니다. 

콜러베이트 DLP는 무료로 체험해 보실 수 있습니다. 7일 무료 평가판과 데모를 통해 귀사를 위한 구글 드라…

구글 드라이브 문서중앙화 팁 5 가지

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구글 드라이브로 업무를 훨씬 쉽게 진행할 수 있습니다. 드라이브를 통해 팀의 원활한 연락과 협업이 가능합니다. 이에, 회사 파일을 구글 드라이브로 중앙 집중화하는데 도움이 되는 방법을 정리해 보겠습니다:
전자결재 파일 소유권을 회사로 이전 문서에 대한 공유 및 소유권 관리는 전자결재 협업 과정에서 혼란을 야기할 수 있습니다. 상급자에 피드백을 요청하여 파일 완성을 진행함에 따라 파일 보기 및 편집 권한은 반드시 지속적으로 업데이트 되어야합니다. 하지만 구글 드라이브에서 본 과정을 단순화할 수 있습니다. 파일 소유권을 회사의 특정 문서 관리자로 일원화하면 이해 당사자들만 편집권한을 통해 파일을 보거나 수정할 수 있으며 관리자에게만 모든 파일에 대한 소유 관리자 권한을 적용할 수 있습니다.
회사양식용 문서 템플릿
품의서, 휴가요청서 등과 같이 반복적으로 작성이 필요한 수많은 회사 양식이 있습니다. 이런 파일에 대한 문서 템플릿을 준비하여 공유함으로써 임직원들이 회사 양식을 쉽게 엑세스 할 수 있습니다. 이를 통해 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다.
파일 업로드 및 문서 편집이 가능한 문서 작업 공유 폴더
중요한 정보를 다루는 회사일 수록 보안에 대한 필요와 관심은 높기 마련입니다. 회사 파일이 외부로 유출되는 것을 방지하는 것은 매우 중요합니다. 문서 중앙 집중화 시 보안 설정이 필요한 이유이기도 합니다. 파일 업로드 및 공유 기능을 갖춘 회사의 중앙 홈폴더를 구현하면 외부 공유파일의 존재를 방지 할 수 있습니다. 문서를 중앙 집중화하면 관리자가 모든 파일에 대해 보안 권한을 설정하고 직원이 관련 파일에보다 쉽게 액세스 할 수 있습니다.
원격 근무자에 대한 파일 소유권 관리
계약직 근로자, 비즈니스 파트너 또는 원격 직원과 같은 외부 사용자와 협력 시 파일 공유와 배포는 신중하게 접근해야 합니다. 회사의 주요 자산인 문서의 정보를 보호하기 위해 이러한 파일은 회사 관리자가 소유하고 유지 관리해야합니다. 회사 내에서 파일을 중앙 집중화함으로써 관리자는 중요한 정보가 제 3 자에 …

콜러베이트 4.2.3 릴리즈, 커스텀 테마 인터페이스 지원 등

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안녕하세요. 콜러베이트 사용자 여러분,
2018년 4월 식목일을 지나며 꽃과 나무가 풍성하게 자라나고 있습니다. 1. 사용자/도메인 커스텀 테마 UI 지원 봄의 계절을 사무실 컴퓨터에서도 느끼실 수 있도록 콜러베이트 4.2.3 버전은 다음 화면과 같이 사용자별 (그리고 회사별) 커스텀 테마 컬러를 지원합니다. 본 기능은 릴리즈를 하자마자 회사내에서 서로 멋진 콜러베이트 화면 경쟁이 일어날 정도로 호응이 높았습니다. :) 세팅 방법은 오른쪽 상단의 삼색 아이콘을 누르시면 됩니다. 아래 화면과 같이 관리자의 경우엔 자신의 디자인을 회사 전체로 적용할 수 있습니다.
참고로 모바일웹과 이메일 템플릿도 통일된 컬러 디자인을 지원하기 위해 준비중에 있습니다. 2. 전자결재 양식에 다수의 첨부 파일 지원 기존에는 오직 한개만의 파일을 전자결재 양식에 첨부할 수 있었는데 이제 다수의 문서와 파일을 함께 첨부하여 전자결재 양식으로 만들 수 있습니다. 즉, 회사 구매 절차에 관련한 지침과 참고 자료 등의 내용을 전자결재 양식에 묶을 수 있습니다.  
3. 더 넓고 심플한 전자결재 제목 설정   콜러베이트 프로세스 팝업의 제목 작성이 훨씬 깔끔해지고 공간이 넓어졌습니다.
4. 콜러베이트 홈 피드에서 그룹별로 포스트 내용이 나타나지 않도록 설정 가능 너무 자주 업데이트되는 그룹이나 불필요한 그룹 포스트가 자신의 콜러베이트 메인 홈에 나타나지 않도록 그룹별로 홈피드 설정을 할 수 있습니다. 왼쪽 그룹 포스트에서 홈피드 옵션을 설정하십시오. 나타나지 않도록 설정된 홈피드는 아이콘으로 표시되어 언제든지 해제할 수 있습니다.

전자결재시스템이 필요한 이유 10가지

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기업의 비즈니스 과업 수행 과정에서 회사는 특정 요구 사항을 충족해야 할때가 많습니다. 그리고 이런 작업을 수행하기 위한 방법을 어떻게 하면 최대한 단순화하고 시간과 비용을 절감하느냐에 따라 성패가 좌우됩니다. 이를 위해 기업은 전자결재시스템을 도입하고 있는데요 왜 전자결재시스템을 도입하고 있는지 그 이유를 살펴보겠습니다.

보다 향상된 협업을 위해 비즈니스 업무 수행을 위한 공동협업은 필수입니다. 사무실에서 소비자나 B2B 거래에 이르기까지 사람들이 함께 작업하고 효율적으로 업무를 처리해야 하는 환경에 살고 있습니다. 전자결재시스템은 직원들이 신속하게 프로젝트를 찾고 피드백을 제공 할 수있는 플랫폼을 제공하며 팀 구성원이 서로 쉽게 연락을 주고 받을 수 있는 많은 연락 포인트를 제공합니다. 이렇게 향상된 공동 작업 기능을 이용해 팀내에서 그리고 팀 간에 투명성을 유지할 수 있으며 생산성이 함께 높아지게 됩니다.

디지털 흔적(Digital Trail)
팀 구성원이 문서를 찾기 위해 얼마나 많은 시간을 소비해야할까요? 문서를 저장하고 필요할 때 다시 찾을때까지 걸리는 시간을 생각해보셨습니까? 모든 문서파일의 디지털 사본이 저장되어 있다면 모든 전자결재 문서 업무에 자동화 및 업데이트가 가능합니다. 이를 통해 문서 검색 및 협업에 이르는 시간을 대폭 절감할 수 있습니다.

중복 제거를 위해
팀의 구성원이 중복적이거나 잡다한 작업을 반복하여 시간과 비용이 낭비될 수 있습니다. 사무실 우편, 이메일 및 전화에 소요되는 모든 시간에도 마찬가지입니다. 전자결재시스템을 이용하면 이 같은 반복적이고 중복적인 작업을 체계화하여 다음 담당자에게 자동으로 전달되게 구성할 수 있습니다. 이를 통해 모든 단계에 걸쳐 시간이 절약되므로 주어진 업무 시간을 보다 건설적인 업무에 사용할 수 있습니다.

마감 시한을 지키기 위해
전자결재시스템을 사용하면 작업을 할당하고 마감 시간을 설정할 수 있습니다. 이 시스템은 모든 임직원이 자신들이 완료해야 하는 임무나 데드라인에 대한 명확한 개요를 제공합니다. 따라서…