콜러베이트 4 출시: 전자결재 관리대장 자동 연동 기능 릴리즈.. 그리고 사용자 200만 돌파 !

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현재까지 콜러베이트 전자결재를 통해 문서를 결재한 콜러베이트 사용자수가 총 200만명을 넘어섰습니다. 또한, 고객 여러분의 뜨거운 관심과 성원에 힘입어 콜러베이트가 3.12 버전에서 4.0 버전으로 업그레이드되었습니다.

[신규 기능 릴리즈] 전자결재 및 관리대장 ‘연동' 기능 출시



이제 전자결재 문서의 승인, 거절 또는 취소 등 변동사항 발생 시 그 결과뿐만 아니라 문서 컨텐츠의 값을 지정된 스프레드시트 관리대장에 자동으로 기록되게 할 수 있습니다.
전자결재에 관리대장연결 기능 개발 배경 기업이나 조직 단체에서는 임직원의 지출내역관리, 휴가신청관리, 구매품의관리 등 전자결재 승인 시 별도의 관리대장을 통해 내용을 취합 관리해야 하는 경우가 많습니다. 가령, 휴가신청서의 경우 임직원 개개인의 할당된 연간 휴가/연월차일 수에서 결재 승인 후 잔여 휴가일을 정리해야 하거나 구매요청 승인 시 청구된 비용을 합산 정리하여 월별 일괄 지급하는 등의 관리가 필요합니다. 여러 전자결재 솔루션들은 이러한 관리대장 기능을 데이터베이스 즉 DB로 취합하여 제공하고 있습니다. 이 경우 사용자가 자유롭게 내가 원하는 커스텀 양식 등록이나 수정이 어려울 뿐만 아니라 양식 커스텀 추가 개발 등에 따른 추가적인 비용도 많이 들게 되는 문제점이 있습니다.


콜러베이트의 유연한 전자결재 관리대장 연결&연동 기능콜러베이트 4.0에서는 앞서 언급한 (1)커스텀 양식 등록과 (2)데이터 취합, 그리고 그에 따른 (3) 연동 및 자동화 작업 모두를 고객이 쉽게 만들고 연동할 수 있게 제공합니다. 가령, 고객이 만든 휴가/지출/계약 등 기안서 문서 양식 템플릿과 취합 관리를 위한 스프레드시트 관리대장을 연결할 수 있습니다. 결재문서 템플릿의 특정 셀을 관리대장의 컬럼에 정교하게 연결하여 결재문서 처리완료 시 합계값이나 계산식, 그래프 등을 자동으로 생성할 수 있습니다. 또한, 사용자가 추가 시트를 만들어 관리대장 시트의 내용을 다른 보고서와 연계하거나 공식을 자유롭게 추가할 수 …

구글 계정 없이 콜러베이트에 가입하여 사용하는 방법

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구글 계정 없이 콜러베이트에 가입하여 사용하는 방법
구글 계정이 아닌 일반 이메일 계정을 통해서도 콜러베이트 서비스를 이용할 수 있습니다. 이를 통해 콜러베이트의 기업용 소셜 프로젝트 및 팀협업, 그리고 전자결재까지 모든팀에 구현할 수 있습니다.
비 구글 계정으로 콜러베이트 플랫폼에 엑세스 하려면 우선 회원 가입을 통한 계정 등록이 필요합니다. 콜러베이트 로그인 페이지 방문 시 사용자는 왼쪽의 회원가입 등록 양식을 작성할 수 있습니다.
회원가입 후 비구글 계정 사용자는 콜러베이트의 소셜 포스트 게시물 기능을 이용할 수 있습니다. 새 게시물을 작성할 수 있으며 내 컴퓨터의 파일을 업로드 및 팀과 공유하거나 다른 사용자를 초대하여 파일 공유 및 협의가 가능합니다.
본 기능을 사용하여 비 구글계정 사용자와 구글계정 사용자가 댓글이나 게시물 작성, 파일 업로드/공유 등 효과적인 공동 작업 수행이 가능합니다. 또한, 그룹방을 통해 특정 프로젝트나 부서별 게시물 작성과 협의가 가능합니다.

전자결재 사용을 위해서는, 구글 드라이브 연동이 필요하며 이를 위한 구글 계정 연동이 필요합니다. 이를 통해 비구글 계정 사용자는 구글 드라이브와 다른 구글 어플 가령 구글 포토와 구글맵 같은 서비스도 함께 이용할 수 있어 콜러베이트를 통해 계정 기능을 더욱 확대해 나갈 수 있습니다.

즉, 비구글 계정 사용자가 콜러베이트 회원가입 및 구글 드라이브 계정 생성 후에는 상기 팝업창의 ‘다음'을 눌러 두 계정을 연결할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 콜러베이트를 통해 전자결재를 상신하거나, 구글 드라이브 파일을 보거나 템플릿 기능 등을 이용할 수 있습니다.

콜러베이트 계정 회원으로서 동료를 초대하여 게시물에 가입하고 게시물에 아이디어를 교환하거나 특정 주제에 대해 토론할 수 있으며 파일을 업로드하고 공유할 수 있습니다. 또한 구글 계정이 콜러베이트 계정에 연결되었으므로 구글 드라이브를 통한 실시간 협업이 가능하며 콜러베이트 비즈니스로도 업그레이드할 수 있습니다.

구글 문서 도구에 대한 버전 기록 추적 및 아카이빙, 그리고 팀 커뮤니케이션 진행 방법

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콜러베이트의 가을 2017 년 업데이트에는 구글 드라이브 파일의 변경 사항을 나타내는 리비젼 히스토리 기능을 비롯한 여러 주요 업데이트가 포함되어 있습니다. 본 ‘리비젼 히스토리’ 기능에는 활동 내역 표시, 이전 버전으로 되돌리기 및 최대 30 일 동안 사본 저장과 같은 여러 가지 기능이 포함되어 있습니다.
구글 문서 도구 버전 기록 기능 활용하기 Google 문서 도구 버전 기록 패널에는 수정한 사람의 이름, 수정 시간 및 변경 내용이 표시됩니다. 또한, 변경 사항에 대한 제목을 변경하거나 문서의 이전 버전으로 되돌릴 수도 있습니다.

특히, 콜러베이트의 변경 사항(Revisions) 기능은 본 구글 문서 기능에서 수정 내역에 대해 무제한 아카이빙 하거나 공동 작업 및 의사소통 협의도 가능하도록 제공합니다. 이를 통해 사용자는 동일한 페이지에서 특정 변경 사항에 대해 선택 한 다음 다른 변경 사항을 참조로 사용하여 동료와 논의 할 수 있습니다.

콜러베이트 리비젼 히스토리
리비젼 히스토리 패널에서 사용자는 각 변경사항에 대한 편집자 이름, 날짜와 시간, 버전 등 요약내용을 확인할 수 있습니다. 파일의 공동편집자가 컨텐츠를 편집하면 수정 내역에 여러 가지 편집 내용이 표시됩니다. 관리자의 경우 이 기능은 직원 성과 및 참여 활동을 검토하는 데 특히 유용하게 참조될 수 있습니다.
이전 버전으로 되돌리기 사용자는 리비젼 패널에서 각 변경 사항에 대해 내려받기 할 수 있습니다. 가령, 가장 최근 버전에 오류가있는 경우 사용자는 문서의 활동을 검토 한 다음 적절한 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
수정본 보관/아카이빙 하기 각 버전 상자 번호의 우측 상단 모서리에있는 자물쇠를 클릭하면 30 일 동안 개정판이 저장됩니다. 이 기능을 사용하면 최근 버전의 아카이브를 보관할 수 있으며 향후 업데이트를 항상 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다. 한 번에 30일 동안 버전을 저장할 뿐만 아니라, 이전 버전을 내려받아 영구적으로 파일을 저장할 수도 있습니다.
공동 작업 기능 콜러베이트는 개정 내역에…

콜러베이트 2017년 가을 업데이트 - 버전 히스토리, 팀 드라이브, 독립계정 등

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콜러베이트 2017년 가을 업데이트 릴리즈 문서 파일의 변경 히스토리(버전 히스토리) 추적, 구글 지스위트 팀 드라이브 지원 그리고 콜러베이트 독립 계정!

2017년 뜨거웠던 여름을 지나 시원한 가을이 시작되었습니다. 미국 실리콘밸리 역시 지난 주말 섭씨 최대 45도를 기록한 더위가 언제 그랬냐듯이 아침부터 선선한 날씨로 바뀌었습니다. 지난 여름동안 전세계 콜러베이트 개발자들은 실리콘밸리에 모여 콜러베이트 3.12 버전업그레이드를 준비해왔습니다. 한국과 미국 낮과 밤이 서로 반대지만 지난 3개월간 글로벌 팀워크는 더 강해졌습니다. 오늘 릴리즈된 콜러베이트 3.12 버전은 오래동안 준비해왔던 콜러베이트 독립 계정을 비롯하여 문서 파일의 변경 히스토리 추적 그리고 구글 지스위트 팀 드라이브 지원 등의 많은 개선과 신규 기능을 가지고 있습니다. 특히, 구글 계정 없이도 콜러베이트 회원 가입을 통해 클라우드 문서 협업에 참여할 수 있습니다. 그리고 개인 지메일을 콜러베이트 계정에 연결시켜 구글 드라이브를 관리하고 콜러베이트의 강력한 결재 협업 프로세스를 시작하거나 참여할 수 있습니다.

새로운 기능 소개

1. 문서 파일의 변경 히스토리 기능 이제 콜러베이트 리비젼 기능을 이용하여 구글 드라이브에 저장된 모든 문서와 파일에 대하여 변경 기록을 열람하고 코멘트하거나 공유할 수 있습니다. 특히, 각 버전 번호 박스의 오른쪽 상단의 자물쇠 아이콘을 눌러 해당 버전이 30일 지나도 계속 유지되도록 아카이빙을 설정할 수 있습니다. 다운로드 아이콘을 눌러 해당 버전을 내 컴퓨터에 저장할 수 있습니다. 구글 문서의 경우에도 변경 기록을 버전별로 다운로드할 수 있습니다. 콜러베이트 문서와 파일 변경 추적 기능은 구글 드라이브에서 활동한 모든 변경 이력을 추적합니다. 보다 자세한 사용 방법은 도움말 가이드를 참고해주세요.


2. 구글 지스위트 팀 드라이브 지원

콜러베이트가 구글 G스위트 비즈니스 에디션에서 지원하는 팀 드라이브를 지원합니다. 콜러베이트 드라이브 메뉴에서 자신…

구글 드라이브 DLP 10가지 필수 기능

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인터넷 네트워크를 통해 정보를 주고받는 디지털 시대에 데이터 정보보안 및 유출방지는 기업의 주요 관심사입니다. 정보보호사용자그룹 한국침해사고대응팀협의회(CONCERT)도 올해 주요 화두로 DLP(내부정보유출방지)를 선정할 만큼 DLP는 기업 정보보호의 필수 요소입니다. 즉 DLP를 통해 중요한 데이터가 누출되지 않도록하여 회사 네트워크 내에서 중요한 정보를 유지합니다.

구글 드라이브는 전세계적으로 가장 널리 사용되는 클라우드 스토리지 네트워크입니다. 하지만 구글 드라이브는 임직원에 의한 외부 사용자 공유나 공개 등이 매우 쉽게 가능하므로 보안사고의 위험이 특히 높은 환경입니다. 따라서, 구글 드라이브 내 민감한 데이터를 효과적으로 식별, 격리 및 보안하려면 DLP 프로그램이 필수적이며 다음의 주요 기능을 갖추고 있는지 점검해야합니다.
1. Google 드라이브 데이터 유출 방지
많은 조직에서 구글 드라이브 내에 신용 카드 번호, 주민등록번호 또는 환자 건강 정보와 같은 민감한 사용자 정보를 저장합니다. 실수로 또는 외부 사용자와 악의적인 의도로 파일 공유 시 데이터 유출은 위험한 결과를 초래할 수 있습니다. 콜러베이트 DLP는 데이터가 외부 네트워크에 도달하지 못하도록 제한하는 예방 조치를 마련하고 사용자가 저장된 파일의 민감한 특성을 상기시켜 데이터의 무단 전송을 중지합니다.
2. 실시간 탐지
실수는 언제든지 발생할 수 있습니다. 위험을 최소화하기 위해 DLP 프로그램은 구글 드라이브를 실시간으로 모니터링해야합니다. 콜러베이트 DLP를 사용하면 모든 회사 데이터가 회사 네트워크를 나갈 때 자동 예방 수단을 설정할 수 있습니다. 콜러베이트 DLP는 지속적인 파일 모니터링을 통해 의심스러운 활동을 탐지하여 즉시 보안 조치를 실행하여 파일 보호를 극대화합니다.
3. 키워드 검색
신용 카드 번호 및 의료 정보와 같은 중요한 정보는 DLP 프로그램에 의해 식별되고 지속적으로 모니터링 되어야 합니다. 콜러베이트 DLP는 구글 드라이브 파일에서 맞춤 및 미리 정의 된 키워드를 자…

콜러베이트로 G 스위트를 위한 전자결재 진행하기

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많은 회사의 비즈니스 프로세스는 주기적으로 반복되는 작업 순서로 정의 할 수 있습니다. 비즈니스의 워크플로우를 분석하여 중복을 제거하여 효율성을 극대화 할 수 있습니다. 즉, 전자결재 솔루션은 중요한 활동 포인트를 평가하고 마감 시간을 설정하고 참가자를 추가하여 시간이 많이 걸리는 문제를 해결할 수 있도록 도와줍니다.


효율성 향상 외에도 전자결재 자동화 솔루션을 구축하면 회사 구조가 정의됩니다. 각 작업은 개별 작업 수준에 위임되므로 관리자는 업무 프로세스에 대한 통찰력과 제어 권한을 얻을 수 있습니다. 또한, 각 직원의 업무가 명확하게 정의되므로 직원의 인수인계 프로세스가 편해집니다.   비즈니스 내부에서 전자결재를 수립 할 때의 세 번째 이점은 디지털 액션 프로세스를 창출하는 것입니다. 전자결재 워크플로우 솔루션은 파일을 유지 관리하고 정리하며, 작업을 자동으로 라우팅하고, 직원들에게 다가오는 마감 시간을 알려 줍니다. 직원은 이전 작업으로 돌아 가기 위한 활동을 추적 할 수도 있습니다. 또한, 원격으로 근무하는 직원이 효율성 저하없이 작업 할 수 있도록 도와줍니다. 검토를 위한 작업이 자동으로 제출되고 완료 시 관리자에게 통보될 수 있습니다.
끝으로 워크플로우 솔루션은 회사 내 투명성을 제고합니다. 직원들은 제출 된 프로젝트의 수정 사항 및 다른 직원의 의견을 볼 수 있습니다. 모든 파일 활동 및 작업이 체계화될 수 있으며 문서 활동을 쉽게 추적 할 수 있습니다. 궁극적으로 회사 프로세스를 ISO 9001에 맞춰 최적화 및 간소화하고 모든 직원이 진행중인 프로젝트 및 의견을 공유할 수 있도록 함으로써 공동 작업을 장려하는 데 도움이됩니다.
콜러베이트 워크플로우 솔루션은 구글 드라이브와 완전히 통합 된 클라우드 기반 플랫폼을 제공합니다. 콜러베이트를 사용하여 강화된 보안 환경에서 파일 및 전자결재 과업을 관리 할 수 있습니다. 콜러베이트를 사용하면 마감 시간 준수, 직원 간 협업 확대, 회사 활동의 디지털 트레일 등을 실현할 수 있습니다.

한 번의 클릭…

콜러베이트 업데이트 3.10.4 - 새 인터엑티브 가이드, 서포트 채널, 로그인 유지하기 기능

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사용자 안정성과 편리성이 강화된 콜러베이트 3.10.4 버전이 릴리즈되었습니다. 이번 릴리즈는 콜러베이트를 처음 접하는 사용자가 보다 빨리 콜러베이트를 습득하고 기술지원을 받을 수 있는데 주안점을 두었습니다. 
이번 업데이트에는 (1) 툴팁 가이드 (2) 새로워진 전자결재 가젯(위젯) (3) 신설된 일대일 기술 지원 포스트 그룹 (4) 빠른 재접속을 위한 로그인 유지 기능, 그 외 파일 활동 팝업과 포스트 기한 날짜 등의 인터페이스가 개선되었으며 기존 3.10.3 버전의 여러 버그들이 해결되었습니다.
인앱 툴팁 가이드
콜러베이트의 새로운 대화형 가이드를 통해 처음 시작하는 사용자의 경우 주요 기능에 대한 단계별 따라하기 연습과정과 툴팁을 확인하실 수 있습니다.


전자결재 위젯
제약 사항이 많았던 구 전자결재 가젯이 프로세스의 모든 메뉴를 빠르고 쉽게 볼 수 있도록 디자인과 편리성을 대폭 개선하였습니다.
콜러베이트 앱에서 가젯 실행하기 콜러베이트 메인 화면에서 [결재협업 포스트]를 누른 다음 “내 결재 문서들" 메뉴의 우측 확대창 아이콘을 선택합니다.
그러면 새 창을 통해 다음과 위젯 페이지가 나타납니다. 콜러베이트 홈 포스트의 결재협업 포스트 버튼의 바로가기를 통해 나타난 위젯 화면
웹사이트에 위젯 링크로 추가

또한 https://document.collavate.com/jsp/iframe/process 를 통해 전자결재 위젯 페이지로 확인할 수 있습니다. 웹사이트 위젯이나 구글 사이트 가젯으로 추가도 가능합니다. 무료로 배포되는 콜러베이트 구글 사이트 인트라넷 탬플릿을 다운로드 받아 사용하시려면 여기를 눌러주세요.