콜러베이트 4.4.3 버전 릴리즈 업데이트 | 협조처 승인 & 그룹 포스트 즐겨찾기

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2019년 연말로 접어 들고 있는 콜러베이트에서 다음의 두가지 주요 업데이트를 릴리즈하였습니다.
1. 그룹 게시판 즐겨찾기 이제 그룹 포스트를 즐겨찾기에 추가할 수 있습니다. 많은 프로젝트나 그룹이 있을 경우 자주 사용하는 그룹을 즐겨찾기에 별표로 추가하여 쉽게 엑세스할 수 있습니다. 그룹 이름 위에 마우스 커서를 가져가면 별표가 나타나며 이를 클릭하면 그룹 즐겨찾기에 등록됩니다.
2. 협조처 승인 반려 기능 추가 결재선에서 승인을 받더라도 협조처의 승인을 구해야하는 경우가 있습니다. 가령 프로젝트 진행을 위해 협조 부서의 리소스 지원 등을 요청해야할 경우 팀장으로부터 승인을 받더라도 타 부서의 승인 협조를 구하는 경우를 들 수 있겠습니다. 즉, 내 결재선에 최종 승인 뒤 협조처에 등록된 사람에게 협조 승인을 요청하게 되는 방식입니다. 본 기능은 콜러베이트 비즈니스 플랜에서만 제공되며 콜러베이트 관리자가 [관리자] > [전자결재] > ‘협조처, 수신처 기능’을 활성화 하고 협조 결재 프로세스를 ‘승인/반려 버튼 제공'으로 선택 해야 이용할 수 있습니다. 이후 협조처에 등록된 그룹의 멤버는 결재선의 최종 승인자가 승인이 완료되면 이메일 노티를 받게 되며 멤버 중 한명이 로그인 하여 협조처 텝에 가면 ‘협조 시작’ 버튼을 확인할 수 있습니다. 
이것을 눌러 아래 그림과 같이 문서에 대한 협조처 결재 프로세스를 시작할 수 있습니다.
협조처 상의 승인자가 문서를 반려 할 경우 기록으로만 남게되며 이미 결재선상에는 이미 승인 된 것이므로 협조처만 따로 재상신은 가능하지 않습니다.


콜러베이트 4.4.2 업데이트 전결기능 개선

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콜러베이트는 전자결재 전문앱으로서 30여가지 이상의 핵심 전자결재 기능을 제공하고 있습니다. 이 중 콜러베이트의 전결 기능을 이용하면 상사나 동료로부터 권한을 위임 받았거나 휴가나 출장 등의 사유로 결재권자가 부재중일 때 결재선에 있는 위임받은 다른 승인자가 대신 결재를 할 수 있습니다. 즉, 차 상위 결재권자를 대신해서 결재를 마무리할 수 있습니다. 우선 전결 기능을 사용하기 위해서는 콜러베이트 비즈니스 플랜의 관리자가 전자결재 설정 페이지에서 전결기능을 활성화 해야합니다. 그런 다음, 상신자가 문서를 기안하여 올리면 결재선에 있는 승인자가 자신의 결재 승인 순서가 되어 이메일 알림이 오면 전결 버튼을 눌러 문서에 대한 결재를 모두 완료할 수 있습니다. 가령, 아래와 같이 5명의 결재자가 있는 문서에 3번째 결재자가 전결을 했을 경우 ‘전결’로 표시되면서 차 상위자의 경우 3번째 결자자에 의해 승인되었다고 표시됩니다.
기존에는 전결을 하더라도 구분없이 모두 승인되었다고 표시되었으나 이제 전결한 결재자를 명확히 함으로서 문서를 전결한 사용자와 승인한 사용자를 구분하여 표시됩니다. 또한, 전자결재 포스트상에서도 시간 순서에 따른 피드와 댓글 메시징에도 동일하게 ‘전결’ 및 누구에 의해 전결되었는지 기록됩니다. 이제, 보다 개선된 전결 기능을 통해 빠르고 간편하게 콜러베이트 전자결재를 ‘협업’ 하시기 바랍니다.

콜러베이트 ISO 9001:2015 인증 획득

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국제표준화기구(ISO)에서 제장한 품질경영시스템에 관한 국제규격인 ISO 9001을 획득했다는 것은 콜러베이트가 최상의 품질 수준을 유지하기 위한 ‘첫걸음’을 뗀것을 의미합니다. 보다 중요한 것은 ISO 9001은 현재 고객의 요구를 개선하고 유지하기 위해 지속적인 노력과 동기부여를 요구한다는 점입니다. 지속적인 혁신 콜러베이트의 임직원은 자신의 담당 업무가 회사의 비전과 어떤 관련이 있는지 이해합니다. 즉, 직원들이 회사 목표 달성에 큰 기여를 한다는 것을 이해함으로써, 이러한 목표를 달성하기 위해 팀으로서 세 심하게 노력할 수 있습니다. 이러한 팀워크는 비즈니스와 고객 비즈니스의 성장에 있어 매우 중요합니다.
최신 클라우드 기술을 최대한 잘 활용할 수 있는 최고의 품질 전문가팀 운영은 궁극적으로 수익을 극대화하고 비용을 절감 할 수있는 확실한 방법입니다. 이를 통해 고객에게 가장 저렴한 가격으로 콜러베이트를 지속적으로 제공 할 수 있습니다.
ISO 9001에 의거해 콜러베이트의 품질 전문가는 항상 다음과 같은 문제를 해결할 것입니다. • 효율성과 성능을 보장하기 위해 회사의 내부 구조 개선 • 다양한 고객 요구 사항 충족 • 현재 성능 수준을 초과하는 새로운 목표 탐색 • 동종 업계 및 고객사의 산업 표준 준수

콜러베이트 앱 효과 콜러베이트 서비스를 사용한다는 것은 품질관리 및 규정 준수에 도움이되는 ISO9001:2015 인증 시스템을 보유하고 있음을 의미합니다. 가령, 문서 팀 협업과 마찬가지로 감사 날짜가 다가 오면 사전에 알림을 받을 수 있습니다. 주의가 필요한 QMS의 가장 중요한 부분을 확인할 수 있습니다. 내부 감사, 문서 관리 및 QMS 개발 시 관리 검토가 훨씬 쉬워집니다. Paperless 즉 더 이상 프린트 된 종이를 찾을 필요없이 한곳에서 검색 및 처리가 가능합니다. 또한, 규정 준수에 소요되는 시간과 노력이 줄어 듭니다. 이에 따라, 고객에게 더 시간을 집중할 수 있고 규정 준수 자체에 대한 시간 낭비를 최소화 할 수 있습니다.
이처럼, 콜러베이트는 …

콜러베이트 업데이트 4.4.1 - 결재선 고정 기능 릴리즈

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콜러베이트는 순차적인 결재 및 병렬 합의 프로세스를 모두 지원하는 강력한 전자결재 시스템입니다. 특히, 템플릿을 이용하면 기본설정된 문서의 양식과 함께 결재자도 저장할 수 있습니다. 그러므로 임직원은 회사의 템플릿을 이용해 문서를 작성하고 기본으로 설정된 결재자와 그 결재순서대로 문서를 제출할 수 있습니다. 현재까지는 상신자가 미리 저장된 결재자와 결재라인을 수정하여 다른 결재자 또는 추가된 결재라인을 생성할 수 있었습니다.. 이번 릴리즈는 관리자가 템플릿을 사용하는 사용자의 결재자 또는 결재라인 수정을 못하도록 고정시킬 수 있는 잠금 기능입니다. 관리자가 템플릿을 저장할 때 회사의 지정 결재자와 결재라인으로만 제출이 요구되는 문서는 잠금 기능을 이용하여 상신자가 실수로 결재자를 삭제하거나 임의로 수정하지 못하도록 제한하여 문서를 제출하게 할 수 있습니다. 가령 구매품의서의 경우 결재자가 언제나 동일한 구매부서의 팀장이라면 구매품의서 문서 템플릿의 승인자를 구매부 팀장으로 저장한 다음 고정할 수 있습니다. 사용 방법은 매우 간단합니다. 템플릿 문서 편집 메뉴의 우측에 전자결재 메뉴 바에서 디폴트로 지정할 결재자를 추가하신 다음 ‘이 템플릿의 결재선을 고정합니다.’ 옵션을 체크합니다. 그리고 템플릿을 저장하면 됩니다. 사용자는 이렇게 설정된 템플릿을 사용할 경우 결재선을 수정할 수 없으며, 미리 지정된 결재선으로만 문서를 제출할 수 있습니다. 결재선 수정은 오직 콜러베이트 관리자만 가능합니다. 본 기능은 콜러베이트 비즈니스 플랜에서 이용할 수 있습니다.

콜러베이트 구글 문서 부가기능 업그레이드 릴리즈

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구글 문서와 구글 스프레드시트를 위한 콜러베이트 전자결재 부가기능(Add-on)은 작성 중인 구글 문서에서 바로 문서 기안을 올려 결재 승인요청을 할 수 있으므로 많은 분들이 간편하게 이용하고 있습니다. 또한 G Suite을 위한 콜러베이트 비즈니스 버전 설치 시 부가기능도 함께 배포되므로 웹 브라우저에서 어플리케이션과 문서 부가기능을 모두 이용할 수 있습니다. 보다 편리한 사용자 경험을 제공하기 위해 콜러베이트 부가기능이 완전히 새롭게 업그레이드 되었습니다. 이제 사용자들은 기존에 콜러베이트앱을 통해 진행해야했던 거의 모든 전자결재문서 작업을 부가기능을 통해 그대로 이용할 수 있습니다. 새로워진 콜러베이트 부가기능 살펴보기 콜러베이트 어플에서 진행하던 거의 모든 작업을 구글 문서 부가기능을 통해서 그대로 이용할 수 있습니다. 콜러베이트 부가기능 버전2에서 지원하게 된 주요 기능을 정리하면 다음과 같습니다. 문서 카테고리 지정 가능결재 기한(데드라인) 설정 가능자주사용하는 결재선 지정 및 내 연락처에서 사용자 선택 가능협조처, 수신처 지정 가능전자결재 문서 사본으로 상신 가능한국어 등 총 12개 언어 지원
  콜러베이트 부가기능 기존버전(1.0) 화면 구성 콜러베이트 부가기능 새 버전(2.0) 화면 구성 콜러베이트 애드온 언어 변경하기 콜러베이트 애드온 메뉴 언어는 콜러베이트 앱의 내 프로필 페이지의 언어와 동일하게 표시됩니다. 따라서 언어를 변경하고자 할 경우 애드온의 새창열기 아이콘 을 눌러 콜러베이트앱으로 간 다음 프로필 페이지에 가서 언어를 변경하시면 됩니다.

콜러베이트 애드온 2.0 vs 콜러베이트앱과의 차이점 콜러베이트 애드온에서 제공하지 않는 기능의 경우 새창열기 아이콘을 눌러 콜러베이트앱으로 이동하여 이용하실 수 있습니다. 콜러베이트 애드온에서는 지원하지 않으나 앱에서 지원되는 기능은 다음과 같습니다. 문서 템플릿 저장 및 불러오기문서 템플릿과 관리대장 연동복수의 파일 전자결재전자결재 문서 상신 및 승인 내역 리스트 및 검색 조회전자결재 활동 내역 및 리비전 히…

구글 문서를 활용하여 문서 내에서 전자서명하는 꿀팁

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구글 문서를 이용하면 계약서나 품의서 등을 쉽게 서명할 수 있습니다. 즉, 별도의 유료 전자서명 애플리케이션을 구매하지 않고도 문서 내에서 서명을 완료할 수 있는 매우 간단한 방법을 알려드립니다. 서명하고자 하는 문서를 구글 드라이브에 올려 구글 문서로 변환합니다. 이미 구글 문서가 있다면 구글 문서를 연 다음 전자서명이 필요한 곳으로 이동합니다. 구글 문서 상단 메뉴의 ‘삽입’ > ‘그림' > ‘새 그림’을 차례대로 선택합니다.
그 뒤 다음과 같이 드로잉 화면이 나타나면 화살표 우측의 ‘선’ 툴을 눌러 ‘자유곡선'을 선택합니다.
이제 마우스로 내 전자서명을 그려준 다음 [저장 후 닫기]를 클릭해 종료합니다.
아래 그림과 같이 문서의 서명란에 방금 마우스로 그린 전자서명이 나타납니다. 크기를 적당히 조절하여 완료해주면 됩니다.

서명은 이미지 파일로 저장도 가능합니다. 서명 이미지를 두번클릭하여 ‘그림' 팝업창을 연 다음, ‘작업' > ‘다른 이름으로 다운로드' 를 선택해 JPEG, PNG 등 이미지 파일로 저장할 수 있습니다.

구글 문서에서 전자결재 상신하기 콜러베이트 애드온을 통해 이렇게 서명한 구글 문서에 대해 바로 전자결재 상신이 가능합니다. 구글 문서 우측 메뉴의 ‘부가기능'을 눌러 ‘부가기능 열기’를 선택합니다.

[콜러베이트 업데이트 4.3.14] 콜러베이트 폴더이름 변경과 결재문서 초안 삭제 기능

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콜러베이트 사용자 경험을 개선하기 위한 지속적인 노력의 일환으로 버전 4.3.14을 통해 다음과 같은  기능 개선이 이루어졌습니다.
1. 콜러베이트 폴더 이름 변경 가능 콜러베이트는 모든 회사의 전자결재 문서를 회사 대표 문서관리자 계정으로 저장할 수 있도록 합니다. 이를 통해 퇴사자 발생에 따른 문서 삭제나 전자결재 이해당사자에 의한 문서 훼손 등을 원천적으로 방지할 수 있습니다. 현재 모든 콜러베이트 결재 문서는 문서관리자 계정의 콜러베이트(COLLAVATE) 폴더에 저장되지만 이제 필요할 경우 다른 폴더로 저장할 수도 있습니다. 기존에는 사용중인콜러베이트 폴더명을 변경하면 다시 새 COLLAVATE 폴더의 문서가 반복하여 생겼습니다. 하지만 이제 콜러베이트 폴더면을 변경하더라도 계속 그 변경된 폴더에 전자결재 문서가 저장됩니다. 그러므로 이제 회사가 원하는 폴더이름으로 콜러베이트 문서를 그대로 관리할 수 있습니다.
2. 결재 문서 초안 삭제 시 옵션 추가
작성 중인 전자결재 초안(draft) 문서에 대해 삭제를 할 경우 문서는 그대로 두고 전자결재자만 삭제할 수 있습니다. 마치 상신한 문서를 초기화하듯 결재 라인의 승인자만 초기화 함으로써 문서는 그대로 나누고 원클릭으로 새롭게 결재 라인을 구성할 수 있습니다. 콜러베이트 ‘전자결재' 메뉴로 가서 작성중인 문서를 체크를 통해 선택한 다음 [삭제]버튼을 누릅니다. 삭제 확인을위한 팝업창이 나타나며 ‘전자결재 정보만 삭제하고 전자결재 메인파일 및 첨부파일은 삭제하지 않고 유지합니다' 옵션을 선택하면 됩니다. 문서까지 삭제를 원한다면 두번째 옵션인 ‘전자결재 정보 및 관련된 파일을 삭제합니다'를 선택한 뒤 [확인] 버튼을 누릅니다.
3. 결재자 지정 시 내 연락처 보이지 않게 하기 결재 문서 상신을 위해 결재자 지정 시 회사 내부의 인원만 검색 가능하도록 제한을 할 수 있습니다. 주로 회사 내부 목적으로 결재 프로세스를 진행할경우 유용합니다. 그리고  상신자를 이름 등으로 입력 시 구글 지메일 연락처에서 자동…