콜러베이트 4.2.3 릴리즈, 커스텀 테마 인터페이스 지원 등

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안녕하세요. 콜러베이트 사용자 여러분,
2018년 4월 식목일을 지나며 꽃과 나무가 풍성하게 자라나고 있습니다. 1. 사용자/도메인 커스텀 테마 UI 지원 봄의 계절을 사무실 컴퓨터에서도 느끼실 수 있도록 콜러베이트 4.2.3 버전은 다음 화면과 같이 사용자별 (그리고 회사별) 커스텀 테마 컬러를 지원합니다. 본 기능은 릴리즈를 하자마자 회사내에서 서로 멋진 콜러베이트 화면 경쟁이 일어날 정도로 호응이 높았습니다. :) 세팅 방법은 오른쪽 상단의 삼색 아이콘을 누르시면 됩니다. 아래 화면과 같이 관리자의 경우엔 자신의 디자인을 회사 전체로 적용할 수 있습니다.
참고로 모바일웹과 이메일 템플릿도 통일된 컬러 디자인을 지원하기 위해 준비중에 있습니다. 2. 전자결재 양식에 다수의 첨부 파일 지원 기존에는 오직 한개만의 파일을 전자결재 양식에 첨부할 수 있었는데 이제 다수의 문서와 파일을 함께 첨부하여 전자결재 양식으로 만들 수 있습니다. 즉, 회사 구매 절차에 관련한 지침과 참고 자료 등의 내용을 전자결재 양식에 묶을 수 있습니다.  
3. 더 넓고 심플한 전자결재 제목 설정   콜러베이트 프로세스 팝업의 제목 작성이 훨씬 깔끔해지고 공간이 넓어졌습니다.
4. 콜러베이트 홈 피드에서 그룹별로 포스트 내용이 나타나지 않도록 설정 가능 너무 자주 업데이트되는 그룹이나 불필요한 그룹 포스트가 자신의 콜러베이트 메인 홈에 나타나지 않도록 그룹별로 홈피드 설정을 할 수 있습니다. 왼쪽 그룹 포스트에서 홈피드 옵션을 설정하십시오. 나타나지 않도록 설정된 홈피드는 아이콘으로 표시되어 언제든지 해제할 수 있습니다.

전자결재시스템이 필요한 이유 10가지

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기업의 비즈니스 과업 수행 과정에서 회사는 특정 요구 사항을 충족해야 할때가 많습니다. 그리고 이런 작업을 수행하기 위한 방법을 어떻게 하면 최대한 단순화하고 시간과 비용을 절감하느냐에 따라 성패가 좌우됩니다. 이를 위해 기업은 전자결재시스템을 도입하고 있는데요 왜 전자결재시스템을 도입하고 있는지 그 이유를 살펴보겠습니다.

보다 향상된 협업을 위해 비즈니스 업무 수행을 위한 공동협업은 필수입니다. 사무실에서 소비자나 B2B 거래에 이르기까지 사람들이 함께 작업하고 효율적으로 업무를 처리해야 하는 환경에 살고 있습니다. 전자결재시스템은 직원들이 신속하게 프로젝트를 찾고 피드백을 제공 할 수있는 플랫폼을 제공하며 팀 구성원이 서로 쉽게 연락을 주고 받을 수 있는 많은 연락 포인트를 제공합니다. 이렇게 향상된 공동 작업 기능을 이용해 팀내에서 그리고 팀 간에 투명성을 유지할 수 있으며 생산성이 함께 높아지게 됩니다.

디지털 흔적(Digital Trail)
팀 구성원이 문서를 찾기 위해 얼마나 많은 시간을 소비해야할까요? 문서를 저장하고 필요할 때 다시 찾을때까지 걸리는 시간을 생각해보셨습니까? 모든 문서파일의 디지털 사본이 저장되어 있다면 모든 전자결재 문서 업무에 자동화 및 업데이트가 가능합니다. 이를 통해 문서 검색 및 협업에 이르는 시간을 대폭 절감할 수 있습니다.

중복 제거를 위해
팀의 구성원이 중복적이거나 잡다한 작업을 반복하여 시간과 비용이 낭비될 수 있습니다. 사무실 우편, 이메일 및 전화에 소요되는 모든 시간에도 마찬가지입니다. 전자결재시스템을 이용하면 이 같은 반복적이고 중복적인 작업을 체계화하여 다음 담당자에게 자동으로 전달되게 구성할 수 있습니다. 이를 통해 모든 단계에 걸쳐 시간이 절약되므로 주어진 업무 시간을 보다 건설적인 업무에 사용할 수 있습니다.

마감 시한을 지키기 위해
전자결재시스템을 사용하면 작업을 할당하고 마감 시간을 설정할 수 있습니다. 이 시스템은 모든 임직원이 자신들이 완료해야 하는 임무나 데드라인에 대한 명확한 개요를 제공합니다. 따라서…

콜러베이트 업데이트 - 이메일 템플릿 커스터마이제이션 및 UI 개선

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콜러베이트 2018년 봄 업데이트,  자동 이메일을 자신에 맞게 수정하고 그룹 알림에 대한 개별 설정이 가능합니다. 2018년 상쾌한 봄과 함께 콜러베이트 4.2 버전 업그레이드가 진행되었습니다.
이번 주요 업데이트에는 이메일 내용에 대한 개인/도메인별 편집 기능과 그룹 알림 이메일 방식을 그룹별로 설정할 수 있는 기능 등이 포함되었습니다. 추가적으로 전체적인 디자인이 더 심플해졌고 속도도 더 빨라졌습니다! 이메일 디자인 개선   전자결재 문서 상신이나 승인 시 받게되는 자동 알림 이메일의 디자인이 개선되었습니다. 기존의 텍스트 기반 이메일이 아닌 콜러베이트 앱의 분위기에 맞게 통일성있는 디자인을 반영하여 보다 깔끔하고 프로페셔널하게 개선되었습니다. 앞으로 고객사 로고가 모든 이메일의 중심에 자리를 잡을 예정입니다. 이메일 템플릿 수정 가능 이제 콜러베이트 전자결재나 그룹 메시지 등에서 자동 발송되는 이메일을 업무에 맞추어 직접 수정할 수 있습니다. 가령, 결재 처리할 문서가 도착했을 때 받는 이메일 템플릿 수정화면은 다음과 같습니다. 이메일 제목과 본문의 기본 문구를 수정할 수 있으며 미리 지정된 변수값을 쉽게 추가/삭제할 수 있습니다. 또한, 변경된 내용을 미리보기 하거나 초기 내용으로 언제든지 되돌릴 수 있습니다.
현재는 전자결재와 관련된 알림 이메일 7개와 포스트 작성과 관련된 알림 이메일 5개를 포함한 총 12개 템플릿을 영어와 한국어 등 두 언어에 대해 커스터마이징 할 수 있습니다. 추후 콜러베이트가 지원하는 모든 언어에 대하여 알림 이메일을 수정할 수 있도록 지원할 예정입니다.
콜러베이트 비즈니스 사용자의 경우 관리자 메뉴를 통해 가능하며, 개인 사용자의 경우 내 프로필 페이지 설정에서 수정할 수 있습니다. 변경에 대한 자세한 사항은 가이드를 참고하세요. 그룹별 알림 이메일 개별 설정 콜러베이트의 그룹 포스트 기능은 프로젝트 관리나 부서별 게시판처럼 멤버를 추가하여 문서공유, 아이디어 의견교환 등 매우 유용하게 활용할 수 있습니다. 또한 그룹으로 이메일 내용과 첨부 문…

구글 드라이브를 위한 유럽 GDPR(일반 개인정보 보호법) 준수 방안

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일반 개인정보 보호법 (General Data Protection Regulation, GDPR)은 소비자의 정보를 보호하기 위해 유럽 연합 내에서 비즈니스를 수행하는 모든 기업에 적용됩니다. 

특히, IT 분야 기업의 경우 유럽 지역에 소재하지 않더라도 유럽 지역 내 시민의 데이터를 보호해야 합니다. GDPR 하에서는 주민의 주민등록번호와 주소는 이름과 IP 주소와 동일한 우선 순위를 가집니다.

유럽 의회는 종전의 오래된 데이터 보호 지침을 개편하기 위해 2016년 4월 GDPR을 채택 하였으며 이에 따라 유럽 고객을 대상으로 하는 모든 기업에 막대한 영향을 기칠 것으로 예상됩니다. 

가령, 개인정보유출 등 사생활 침해 시 전체 매출액의 4%에 달하는 비용을 지불해야합니다. GDPR 기준을 충족 시키려면 대부분의 회사가 막대한 투자와 관리체계를 갖추어야 합니다. 게다가 대부분의 기업들은 GDPR로 인해 유럽 기업들과의 경쟁에서 불리한 위치에서 기업 전략을 재고해야 할지도 모르는 상황입니다.

최근 설문 조사에 따르면 미국 기업의 92% 이상이 GDPR을 가장 중요한 데이터 보호 우선 순위로 간주하고 있다고 합니다. 이들 회사 중 구글의 경우 GDPR 기준을 충족하고 사용자를 보호하기 위해 G 스위트(G Suite) 를 개선하기 위해 노력하고 있습니다. G 스위트의 정보 처리 라이프 사이클을 통해 서비스 배포, 데이터 저장 및 통신이 안전하게 수행되어야 합니다. 또한, 관리자는 효과적으로 데이터를 내보내고 삭제할 수 있어야 합니다. 콜러베이트 DLP는 GDPR의 요구 사항을 충족할 수 있는 기능을 제공합니다. G 스위트와의 완전한 통합을 통해 사용자는 콜러베이트내에 개인 정보를 저장하지 않고도 G 스위트 계정을 통해 로그인할 수 있습니다. 또한 콜러베이트는 키워드 탐지 및 사용자 트랜드와 같은 데이터를 보호하는 수많은 데이터 손실 방지(Data Leak Prevention, DLP) 기능을 제공합니다. 콜러베이트의 키워드 검색 기능을 사용하면 관리자가 민감한 키워드를 지…

직장에서 구글 문서로 전자결재 이용하기

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임직원의 생산성을 높이는 것은 비즈니스 성공에 있어 중요합니다. Tinypulse와 SAP의 최근 조사에 따르면 임직원의 참여율과 동기부여에 미치는 주요 요인으로 업무에 대한 감사함, 상사와의 좋은 관계, 그리고 교육훈련 및 경력 개발이라고 합니다. 직원의 행복을 유지하기 위한 활발한 피드백과 함께 서류작성과 같은 프로세스를 간소화하는 것이 중요합니다.  직원이 보다 의미있는 작업에 더 많은 시간을 할애하기 위한 한가지 방법은 전자결재 시스템을 통한 업무 프로세스 자동화입니다.
콜러베이트는 구글 드라이브에 직접 통합되어 작동하므로 직원이 전자결재 플랫폼 위에서 직접 구글 문서를 상신할 수 있습니다. 이렇게 하면 보안이 뛰어난 구글 클라우드 플랫폼 위에 전자결재 업무를 통합할 수 있을 뿐만 아니라 구글 드라이브의 기능을 계속 이용할 수 있습니다. 직원은 구글 드라이브에서 문서를 작성 및 편집하고 검토를 위해 승인자에게 제출한 뒤 콜러베이트의 코멘트 기능을 통해 메시지를 주고 받으며 문서 검토 및 편집 작업을 손쉽게 수행할 수 있습니다.

콜러베이트는 또한 직원들이 자신의 전자결재 프로세스를 디자인할 수 있게 함으로서 더 큰 재량권을 보장합니다. 직원들은 각 프로세스에 소요되는 시간을 이해하고 다양한 작업의 난이도와 스트레스 포인트를 쉽게 식별할 수 있습니다. 콜러베이트는 직원이 문서 편집 권한 및 승인자를 선택할 수 있으며 결재 문서 상신 시 이메일 알람이 자동으로 승인자에게 전달됩니다. 이를 통해 직원이 별도로 이메일을 보내고 상급자에게 후속 조치를 요청하는데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

구글 드라이브를 전자결재 시스템에 연결하기

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구글 문서를 전자결재 시스템에 쉽게 연결하여 사용할 수 있는 방법은 어떤게 있을까요. 몇가지 간단한 방법을 소개해드립니다.

콜러베이트는 구글 드라이브 상에서 작업자의 전자결재 작업을 단순화하는 혁신적인 제품입니다. 또한, 설치가 간편합니다. 구글 드라이브를 연결하여 전자결재와 관련된 협업을 쉽게 진행할 수 있습니다. 처음 시작을 망설히지만 일단 내 구글 계정으로 로그인하여 전자결재를 시작하는 복잡한 일을 매우 쉽게 단순하게 처리할 수 있다는 피드백을 많이 받습니다.

즉, 구글 드라이브 전자결재 시스템을 통해 온라인으로 공동 협업작업을 쉽게 할 수 있습니다. 콜러베이트는 기존 전자결재 시스템보다 더 쉽게 디자인 되었으며, 다음의 단계에 따라 구글 드라이브에 전자결재 문서를 쉽게 연결할 수 있습니다:  먼저, 콜러베이트에 가입하세요. 개인의 경우 콜러베이트 싱글 프리 계정을 설정할 수 있습니다. 다음으로 내 계정으로 로그인합니다. 메인 화면에서 좌측 메뉴 아이콘 중 회색 아이콘을 선택하면 콜러베이트앱이 구글 드라이브 및 이와 관련된 서비스 엑세스를 요청하게 됩니다. 콜러베이트는 사용자 정보를 저장하지 않습니다. 모든 파일 내용과 연락처 정보는 안전합니다.

위의 단계가 완료되면 콜러베이트는 구글 계정에 연결되어 함께 이용할 수 있으며 '내 드라이브' 메뉴를 통해 구글 드라이브에 저장된 파일을 확인할 수 있습니다. 콜러베이트는 구글 드라이브에서 바로 엑세스할 수 있습니다. 구글 드라이브(www.drive.google.com)로 간 다음 좌측 상단의 "내 드라이브" 아이콘을 마우스 우측버튼을 눌러 나타는 메뉴 옵션에서 더보기 > 더 많은 앱 연결을 선택합니다. 그리고 콜러베이트를 선택합니다. 이제 다시 "내 드라이브" 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 구글 드라이브와 연결된 콜러베이트를 확인할 수 있습니다.



콜러베이트 싱글 프리 에디션을 사용하는 무료 사용자도 구글 문서와 구글 스프레드시트를 통해 편리하게 이용할 수 있습…

회사가 구글 클라우드 기반 전자결재 시스템을 도입해야하는 5 가지 이유

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우리가 직장에서 사내 커뮤니케이션이 필요할 때 이용하는 첫번째 프로그램 중 하나로 구글을 들 수 있습니다.  구글 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 및 양식과 같이 다양한 오피스 프로그램을 이용할 수 있기 때문에 구글 G 스위트는 4백만 비즈니스에서 사용하고 있는 이유이기도 합니다. 하지만 휴가 요청을 제출해야한다면 어떻게 해야할까요? 또는 내 모든 문서에 대한 활동 이력을 확인하고 싶다면? 또는 예산 기획서를 5 명의 상사에게 각각 결재 요청을 해야하는 경우라면? 이 같이 여러 이해당사자가 있으면 업무의 플로우가 복잡해지고 관리하기 어려울 수 있습니다. 전자결재 시스템이 본 문제를 간단하게 해결할 수 있으며 G 스위트를 이용하면서도 능동적인 협업과 효율성을 추구할 수 있습니다. 1. 전자결재 시스템을 통한 업무플로우 단순화 비즈니스 환경에서 간단한 보고서를 제출하는데 최대 3회의 승인이 필요할 수 있습니다. 구글 드라이브 저장소의 파일에 액세스하는 전자결재 소프트웨어를 이용하면 독립적인 별도의 응용 프로그램을 통해 파일을 공유하는 번거로움을 줄일 수있을뿐 아니라 통합된 전자결재를 구성하는 데 도움이됩니다. 콜러베이트는 필요에 따라 순차적 또는 병렬 승인 프로세스를 생성하는 다양한 프로세스 디자인을 제공합니다. 각 승인자가 보고서를 검토하면 나와 내 검토자가 자동으로 이메일 ​​통지를 받게됩니다. 문서 상신하기를 누르고 승인이 표시되는 과정을 확인하세요. 2. 전자결재 시스템을 통한 마감시한 관리 이번주 금요일까지 결재를 받아야 하나요? 문서를 선택하고 승인자의 결재 마감 기한을 정하세요. 콜러베이트를 사용하면 승인자에게 이메일과 리마인더 알림을 자동으로 설정하거나 검토자별 개별 기한을 설정할 수 있습니다. 3. 전자결재 시스템을 통한 회사 문서활동 관리 회사 관리자는 비즈니스 프로세스를 모니터링 할 수 있어야합 니다. 콜러베이트를 사용하면 도메인 파일을 외부 사용자와 공유 할 때 파일 활동을 보고 예방 조치를 설정할 수 있습니다. 또한, 개별 파일 승인 내역이 포함된 C…