전자결재 시스템 30가지 필수 기능

전자결재 시스템 30가지 필수 기능
- 구글 문서 전자결재앱 도입시 고려해야할 30가지 기능 정리 -
많은 기업이 많은 작업량과 복잡한 업무로 인해 전자결재 시스템을 도입하고 있습니다. 구글 문서도구 전자결재 프로그램을 이용하면 문서 협업을 보다 쉽게 수행할 수 있습니다. 많은 기업들이 시간 절감 및 생산성 향상을 위해 전자결재 시스템으로 전환하고 있지만 여기에서 제공하는 모든 기능을 제대로 활용하지 못하고 있습니다. 콜러베이트는 구글 문서도구 및 구글 드라이브에서 전자결재 자동화를 구현하여 문제를 해결하고 있습니다.
콜러베이트는 일상적인 업무를 쉽게 만들어줍니다. 자동으로 알림을 보내거나 양식을 제출하는 등의 작업이 가능합니다. 콜러베이트를 이용하면 파일 다운로드나 업로드 시간 낭비 없이 클라우드 상에서 바로 파일에 엑세스 하여 코멘트를 하거나 주석을 달 수 있습니다.
구글 문서 전자결재 프로그램을 이용하면 많은 이점이 있습니다. 여기 구글 문서 전자결재 앱 도입 검토 시 필수적으로 고려하여야 할 30여 기능에 대해 정리하였습니다.
1. 전자결재 자동화
많은 비즈니스에서는 양식 제출 및 알림과 같이 매일 불필요한 작업이 반복적으로 발생합니다. 콜러베이트는 파일을 제출하고 검토자에 알림을 보내 피드백을 받을 수 있는 효과적인 전자결재 자동화 도구를 제공하여 이 문제를 해결합니다. 콜러베이트는 별도의 코딩이나 서버 설치 없이 전 산업 분야의 기업이나 조직에서 사용할 수 있습니다.
2. 클라우드 기반 전자결재
오늘날의 기업 환경에서 대부분의 파일은 클라우드에 온라인으로 저장됩니다. 콜러베이트는 다운로드 및 업로드없이 파일을 제출하고 댓글을 작성할 수 있는 구글 드라이브와 완전히 통합 된 효율적인 전자결재 자동화 솔루션을 제공합니다. 또한, 콜러베이트는 승인자의 피드백이나 댓글을 문서와 함께 표시할 수 있습니다.
3. 순차 및 병렬 합의 승인
콜러베이트는 승인 프로세스에 다양한 기능을 제공합니다. 전자결재 자동화 설정에서는 필요에 따라 순차적 또는 병렬 승인 프로세스를 쉽게 구성할 수 있습니다. 순차적인 승인을 통해 그다음 검토자는 이전 검토자 승인 이후에만 알림을 받게 되며 이 후 문서 검토 및 피드백 회신이 가능합니다. 병렬 합의의 경우 동일 결재선의 승인자는 이메일 알림을 받게되어 문서를 각자 검토할 수 있습니다.
4. 다단계 승인 프로세스
작업을 완료하기 위해 여러 이해 당사자들의 동의나 승인이 필요할 수 있습니다. 회사 내부의 팀원 뿐만 아니라 고객 또는 파트너와 같은 회사 외부의 사람들로부터 승인이 필요할 수도 있습니다. 콜러베이트의 단순하고 직관적인 프로세스 구성 화면을 통해 필요한만큼 많은 승인자를 결제선에 추가하여 설정할 수 있습니다. 이름을 입력하거나 이메일 주소만 입력하여 승인자를 추가할 수 있습니다. 제출 된 파일은 첫 번째 검토자에게 이메일로 전달됩니다. 그런 다음 두번째 검토자 순으로 승인 프로세스가 진행됩니다.
5. 구글 문서 및 구글 스프레드시트에서 문서 상신
콜러베이트의 구글 문서 및 구글 시트 애드-온 부가기능을 사용하면 검토를 위해 문서 및 스프레드시트에서 바로 문서를 상신할 수 있습니다. 이를 통해 다른 페이지로 이동할 필요가 없이 구글 드라이브 문서 화면에서 문서 작성 후 상신이 가능합니다.
6. 전자결재 서식 파일 - 내 서식 파일, 공유 서식 파일 및 공개 양식
콜러베이트는 "내 템플릿", "도메인 공유 템플릿" 및 "공개 템플릿"의 세 가지 범주로 템플릿을 제공합니다. 전자결재를 시작하는 동안 세 가지 범주 중 하나를 선택해 템플릿 통한 문서 상신을 쉽게 진행할 수 있습니다. "내 템플릿"은 나만을 위한 개인용 템플릿이며 "공유 템플릿"은 회사 구성원이 함께 사용할 수 있는 공용 양식입니다. "공개 템플릿"에는 콜러베이트가 무료로 제공하는 샘플 양식입니다.
7. 문서 사용 권한 제어
전자결재시 원본 문서에 대한 보호나 사본 제출 등이 필요합니다. 콜러베이트는 최초 문서 권한을 유지할 수 있으며 사본으로 상신하기도 지원합니다. 문서를 전자결재로 상신 시 문서 수정 권한 보호를 위해 승인자에게 편집 권한을 부여하거나 승인 후 보기권한 전환 등 설정이 가능합니다.
8. 전자결재 문서로 참조 파일 첨부
복잡한 프로젝트의 경우 이전 작업 및 참조 문서를 추가해야할 경우가 있습니다. 이러한 이유로 콜러베이트는 이전에 진행된 전자결재 문서를 쉽게 참조 추가할 수 있습니다. 또한 여러 문서를 동시에 결제선에 올려 상신할 수 있습니다. 미리보기에서 "참조 추가"를 클릭하고 참조 할 승인된 문서나 첨부할 문서를 필요한 만큼 추가할 수 있습니다.
9. 문서 중앙 집중화
전자결재 문서를 한곳에 정리하여 관리할 수 있어야 합니다. 콜러베이트는 전자결재 문서 승인 프로세스에 참여한 공동 작업 관리자는 승인 문서에 대해 보거나 편집이 가능합니다. 전자결재로 진행 된 파일은 "콜러베이트" 폴더에 일괄 저장됩니다. 또한 “콜러베이트 템플릿"폴더에는 회사의 공유 템플릿이 일괄 저장되어 관리할 수 있습니다.
10. 문서 소유권 제어
전자결재 문서에 대한 통제나 유실 관리가 가능한지도 검토가 필요합니다. 콜러베이트는 문서 관리자 계정을 통해 전자결재문서의 소유권이 문서관리자에 자동으로 이전되므로 회사내에 안전하게 보관되며 삭제 등 방지가 가능합니다.
11. 전자결재 재설정 및 편집
전자결재 문서를 공유하거나 상신 시 실수로 잘못 보내진 경우가 있을 수 있습니다. 이에 대한 복원이나 수정이 필요합니다. 콜러베이트는 실수로 승인자를 잘못된 결제선으로 문서를 보낸 경우 결제선을 수정하거나 문서를 변경하는 등 즉시 프로세스 편집이 가능합니다.
12. 반려된 문서 재상신
문서가 반려되었을 경우 간단하게 수정한 뒤 재상신이 가능해야합니다. 콜러베이트는 상신된 전자결재 문서가 반려되는 경우 동일 문서를 수정한 다음 원클릭으로 “재상신” 가능합니다. 이를 통해 제출물을 체계적으로 정리할 수 있으며 검토자가 편집 내용을 쉽게 식별 할 수 있습니다.
13. 전자결재 설정 조정
다양한 전자결재 기능과 옵션을 회사에 맞게 조정할 수 있어야 합니다. 콜러베이트는 서명, 하위 수준 승인, 재설정 / 수정, 마감일 및 미리 알림과 같은 다양한 전자결재 기능을 활성화 / 비활성화 할 수 있습니다  또한 전자결재 승인 진행 시 차승인자의 문서 엑세스 권한을 편집하여 문서의 편집을 제어 할 수도 있습니다.
14. 전자결재 마감일 및 리마인더 기능
전자결재 진행 시 승인 검토자가 제 시간에 피드백을 제공 할 수 있도록 마감 시간과 리마인더 지정이 가능한지도 중요한 기능입니다. 콜러베이트는 다양한 마감일 지정 기능을 제공하여 검토자별 개별 마감일 설정, 모든 검토자에 대한 공통 마감일 설정이 가능합니다. 또한, 리마인더 설정을 통해 마감일 몇시간, 몇일 이전에 복수의 알림 메일이 발송되게끔 할 수 있으며 마감일 초과시 자동으로 승인, 자동으로 취소 등도 가능합니다.
15. 전자결재 문서 번호 매기기 정책
회사에서 지정한 결재문서번호 관리가 가능해야합니다. 특히 많은 양의 문서를 처리하는 시 고유 한 문서 번호 정책을 사용자 정의 할 수 있어야합니다. 콜러베이트는 편의를 위해 현재날짜, 회사명, 팀/부서명 등 문서의 번호를 자동으로 추가하는 채번기능을 제공합니다. 이를 통해 전자결재 문서의 제목에 자동으로 문서 채번이 추가되어 쉽게 검색이나 관리가 가능합니다.
16. 자주 사용하는 승인자 저장
전자결재 상신 시 자주 이용하는 결제선에 대한 관리 기능도 검토 대상입니다. 콜러베이트는 “즐겨 찾기"를 통해 검토자로 자주 추가되는 결제선을 저장할 수 있습니다. 즐겨 찾기를 설정하면 매번 여러 명의 검토자를 개별적으로 입력 할 필요가 없으므로 시간을 절약 할 수 있습니다.
17. 사용자 정의 가능한 전자결재 작업 라벨
전자결재 프로세스에 대한 레이블 명칭 변경이 가능합니다. 콜러베이트는 회사의 환경과 사용 목적에 맞게 메뉴명이나 전자결재 버튼 이름 등 라벨을 편집할 수 있습니다.
18. 모바일, 태블릿 및 데스크톱의 전자결재 기능
콜러베이트는 휴대 전화, 태블릿 및 데스크톱에서 사용할 수 있습니다. 이제 사용자는 이동 중에도 모바일 기기를 통해 문서에 엑세스하고 전자결재 문서를 검토하거나 승인, 코멘트 회신이 가능합니다.
19. 소팅을 위한 전자결재 파일 태깅
새 문서를 만들 때 사용자는 메타 태그를 통해 여러 카테고리로 문서 파일을 분류할 수 있습니다. 콜러베이트는 전자결재 문서에 태그를 추가할 수 있으므로 구글 드라이브나 콜러베이트앱에서 태그명에 따라 파일을 검색할 수 있습니다.
20. 전자결재 수신처/협조처 추가
콜러베이트를 사용하면 전자결재 승인 후 문서 내용에 대한 실행을 위한 유관 부서나 팀에 자동으로 전달되게 할 수 있습니다. 콜러베이트의 수신처(CC) 및 협조처(그룹CC) 기능을 제공하여 몇번의 클릭만으로 전자결재 수신 참조를 추가할 수 있습니다. 프로세스를보기 위해 그룹 또는 팀을 지정하려는 경우, 그룹 CC는 그룹 이메일을 지정할 수있게하여 프로세스를 쉽고 효율적으로 만들 수 있습니다.
21. 전자결재 결과물 내보내기
전자결재 전체 기록물을 쉽게 저장할 수 있어야 합니다. 콜러베이트는 모든 전자결재 기록을 CSV 파일로 내보낼 수 있으므로  전자결재 히스토리를 따로 백업하거나 통계 등이 필요할 경우 쉽게 이용할 수 있습니다.
22. 전자결재 파일을 영구 레코드로 설정
전자결재 문서와 승인값을 영구적으로 보관할 수 있어야 합니다. 콜러베이트는 전자결재를 통해 처리된 문서를 PDF로 변환할 수 있습니다. 이를 통해 승인자, 승인된 시간, 전자서명 및 문서 내용을 모두 PDF 파일 형식으로 일괄 저장할 수 있습니다.
23. 전자결재 결과물을 제3자에게 공유
전자결재 프로세스가 완료된 후에도 여전히 액세스가 가능하며 결과물을 타부서나 외부 기관등에 공유할 수 있습니다. 콜러베이트는 “공유"텝을 통해 수신자의 이메일을 지정하고 맞춤 메시지를 입력하기만 하면 됩니다. 이를 통해 수신자는 완료된 전자결재 문서와 승인 내역을 모두 확인할 수 있습니다.
24. 전자결재 자동 취합 및 DB 보고서 연결
대부분의 경우 전자결재 문서내용과 결과값은 경영관리 목적으로 수집 및 통계분석이 필요한 경우가 많습니다. 가령, 임직원별 휴가 사용 현황, 지출비용 등은 내부 승인 후에 관리부서에서 정산이 필요합니다. 반복적인 작업을 피하기 위해 콜러베이트는 전자결재 문서를 관리대장 보고서 시트에 자동 연결하는 기능을 제공합니다. 이를 통해 전자결재 템플릿을 스프레드시트에 연결하여 문서 상신 및 승인시 그 결과값을 자동으로 시트에 기록되게 함으로써 문서 상신자, 상신 및 승인시간, 문서의 특정 컨텐츠를 시트에 자동으로 저장되게 할 수 있습니다.
25. 전자결재 대시 보드
콜러베이트를 사용하면 프로세스를 구성하여 아직 완료하지 않은 작업을 쉽게 볼 수 있습니다. 승인 된 파일과 거부 된 파일을 비롯하여 처리 된 모든 문서를 한눈에 보고 검토 또는 진행중인 새 문서를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 한 화면에서 모든 전자결재 문서 현황을 파악할 수 있습니다.
26. 전자결재 활동 추적
전자결재 문서의 승인아나 결재선 수정 등 변경사항에 대한 활동을 파악할 수 있는 기능입니다. 콜러베이트는 “활동 내역" 텝을 통해 전자결재 진행 변동 사항에 대해 한눈에 파악할 수 있으며 각 활동에 대한 의견교환도 가능합니다. 전자결재 상신, 결재선 변경내역, 태그 추가/삭제, 전자결재 승인 또는 거절 등에 대한 모든 내용이 기록됩니다.
27. 전자결재 변경사항 백업
전자결재 문서 파일 내용을 한 달 전의 버전으로 되돌리고 싶습니까? 콜러베이트는 이 기능을 쉽고 스마트하게 만드는 몇 가지 전자결재 플랫폼 중 하나입니다. 전자결재의 "변경사항" 탭을 통해 이전 파일 버전을 쉽게 다운로드 할 수 있을 뿐만 아니라 문서 파일의 편집 횟수를 쉽게 볼 수 있습니다. 또한, 현재 버전에 대한 잠금 기능을 통해 내용을 백업하거나 다운로드 할 수 있습니다.
28. 서명이 포함된 전자결재
때로는 서명이 필요합니다. 콜러베이트를 사용하면 파일 승인시 관련자로부터 디지털 서명을받을 수 있습니다. 콜러베이트는 사용자가 프로세스에 디지털 서명하기 위해 서명 이미지를 업로드 할 수있게 합니다. 이 기능을 사용하면 프로필 메뉴에 삽입 할 수 있으며 파일 승인 시 디지털 서명으로 서명됩니다. 디지털 서명 옵션을 활성화하기 위해서는 콜러베이트 관리자가 전자결재 탭의 관리 메뉴에서 서명 설정을 활성화해줘야 합니다.
29. 전자결재 위임 전결
승인자가 휴가 등의 사유로 문서를 검토할 수 없을 경우 동료 등 다른 사람이 문서를 검토할 수 있는 기능입니다. 콜러베이트는 하위 레벨의 검토자가 차상위 승인자를 대신하여 문서를 일괄 승인하는 기능을 제공합니다. 콜러베이트 관리자가 결재협업 설정에서 전결기능을 활성화하면 됩니다.
30. 웹사이트를 위한 전자결재 가젯
전자결재 가젯은 전체 내 전자결재 문서 현황을 한눈에 파악하는데 매우 유용합니다. 회사 엔터프라이즈 포털이나 인트라넷 웹사이트에 콜러베이트 전자결재 위젯을 추가하여 대시보드로 활용할 수도 있습니다. 위젯의 크기를 편집하여 사용자별 화면 구성도 가능합니다. 구글 사이트의 경우 HTML코드나 아이프레임 가젯을 통해 콜러베이트 위젯을 추가할 수 있습니다.
전자결재 문서 작성에서 결제선 지정, 서명이 포함된 전자결재 처리, 문서 내용 자동 취함에 이르기까지 콜러베이트가 제공하는 다양한 전자결재 기능을 활용하면 반복적이고 수동적인 업무로 인한 시간 낭비와 비용은 줄이고 생산성은 대폭 향상 시킬 수 있습니다.

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