G 스위트 이용자와 지메일 사용자간 협업을 위한 중앙집중식 구글 드라이브 환경 구축 방법

정보통신을 활용한 글로벌 커뮤니케이션이나 유연한 근무시간 및 환경, 모바일 스마트 워크 등이 가능해지면서 집이나 원격지에서 근무하는 직원의 비율은 점점 증가하고 있는 추세입니다.
콜러베이트는 이 같은 유연한 협업을 지원하기 위해 리모트 드라이브 기능을 제공하고 있습니다. 본 기능을 이용하면 내 회사의 구글 드라이브 협업 환경을 외부 사용자, 가령 프리랜서나 비정규직, 계약노동자, 파트너, 고객 등으로 확장할 수 있습니다.

리모트 유저는 IT, 법률회사, 뉴스/미디어, HR, 마케팅 등 여러 업종에 다양하게 활용될 수 있습니다. 리모트 유저로 엑세스를 부여하여 동일한 업무환경에서의 협업와 커뮤니케이션을 구현할 수 있습니다.

또한, 리모트 유저는 비용절감 및 보안에도 효과적입니다. 가령, G 스위트 사용자 라이센스 추가 구매없이 회사 협력직원을 회사의 G 스위트 도메인 환경에서 협업할 수 있도록 해줍니다. 리모트 드라이브 사용자는 회사의 구글 드라이브에 접근하므로 파일 공유나 프로젝트 협업 시 회사의 저장소에 파일이 저장되며 회사에서 파일 소유권 및 엑세스 컨트롤이 가능합니다.


작동 방법

콜러베이트 관리자는 리모트 유저를 초대하고 관리할 수 있습니다.

회사 외부 사용자 (리모트 드라이브 유저)는 이메일로 초대장을 받게되며 승인 후 내 회사 G스위트 도메인 환경에 엑세스가 가능합니다.

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고객, 계약노동자 또는 프리랜서 근로자를 위한 별도의 그룹을 만듭니다.

상기와 같이 리모트 유저가 초대장을 수락하면 콜러베이트의 기능과 협업툴에 엑세스가 가능하며 내 회사의 구글 드라이브 환경에 엑세스할 수 있습니다.

1. 커뮤니케이션

커뮤니케이션은 콜러베이트 그룹 포스트를 통해 가능합니다. 계약노동자 또는 고객이 파일 공유 및 커뮤니케이션을 위해 비공개 그룹을 만들 수 있습니다. 본 그룹 내에서 프로젝트와 관련된 협의, 파일 공유, 프로젝트 관리를 수행할 수 있습니다.

가령, 뉴스/미디어 업체의 경우 리모트 드라이브 사용자인 프리랜서 저널리스트를 그룹 포스트의 멤버로 엑세스 허용 한 후 뉴스 기사에 대한 커뮤니케이션, 파일공유 및 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

관리자와 리모트 유저는 그룹 포스트상에서 아이디어 브레인스토밍, 협의, 테스트 관리, 파일 공유 등을 진행할 수 있습니다. 그룹 포스트에 공유된 파일은 구글 드라이브의 해당 그룹 폴더에 저장되어 내 팀 드라이브의 역할을 수행할 수 있습니다.


즉, 모든 공유 파일은 회사 도메인 내 구글 드라이브에 저장되어 중앙 관리가 가능합니다. 이를 통해 외부 사용자와 협업을 하더라도 파일을 쉽게 정리할 수 있으며 중요한 파일에 대한 삭제나 누락을 방지할 수 있습니다. 이에따라 프로젝트나 서비스가 끝날 때까지 중앙 집중식 파일 공유를 유지할 수 있습니다.



2. 팀을 위한 파일 공유

외부 사용자들은 콜러베이트 워크스페이스 폴더를 통해 업무나 회사관련 파일에 엑세스 할 수 있습니다. 워크스페이스 폴더는 모든 회사 임직원에게 동일한 구글 드라이브 폴더 구조를 제공가능하며 다음과 같이 활용할 수도 있습니다.
  • HR 인사 관련 가이드 및 각종문서 양식
  • IT부서에서 제공하는 회사 임직원을 위한 규정집, 서포트 관련파일
  • 법률 회사에서 제공하는 판례사례 모음집, 법률양식, 회사규정.

워크스페이스 폴더에 업로드된 파일의 경우 회사 문서관리자의 소유로 자동으로 저장되므로  중앙 관리가 가능해집니다.



3. 유연한 전자결재

외부 사용자에게 전자결재를 위한 툴을 제공해 문서의 승인 및 처리속도를 높일 수 있습니다. 리모트 드라이브 사용자는 전자결재 기능을 이용하여 문서 공동작업을 할 수 있습니다. 즉, 리모트 드라이브 사용자도 회사의 공유 문서템플릿, 태그, 승인 마감일 등을 동일하게 사용할 수 있습니다.

콜러베이트 리모트 드라이브 기능에 대해 보다 자세한 사항이나 문의는 콜러베이트 실시간 채팅이나 서포트로 연락주시기 바랍니다. 저희는 언제나 고객이 본 기능을 통해 업무 생산성을 최대한 높일 수 있도록 최선을 다해 지원해드리도록 하겠습니다.

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