우리가 직장에서 사내 커뮤니케이션이 필요할 때 이용하는 첫번째 프로그램 중 하나로 구글을 들 수 있습니다. 구글 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 및 양식과 같이 다양한 오피스 프로그램을 이용할 수 있기 때문에 구글 G 스위트는 4백만 비즈니스에서 사용하고 있는 이유이기도 합니다.
하지만 휴가 요청을 제출해야한다면 어떻게 해야할까요? 또는 내 모든 문서에 대한 활동 이력을 확인하고 싶다면? 또는 예산 기획서를 5 명의 상사에게 각각 결재 요청을 해야하는 경우라면? 이 같이 여러 이해당사자가 있으면 업무의 플로우가 복잡해지고 관리하기 어려울 수 있습니다. 전자결재 시스템이 본 문제를 간단하게 해결할 수 있으며 G 스위트를 이용하면서도 능동적인 협업과 효율성을 추구할 수 있습니다.
1. 전자결재 시스템을 통한 업무플로우 단순화
비즈니스 환경에서 간단한 보고서를 제출하는데 최대 3회의 승인이 필요할 수 있습니다. 구글 드라이브 저장소의 파일에 액세스하는 전자결재 소프트웨어를 이용하면 독립적인 별도의 응용 프로그램을 통해 파일을 공유하는 번거로움을 줄일 수있을뿐 아니라 통합된 전자결재를 구성하는 데 도움이됩니다.
콜러베이트는 필요에 따라 순차적 또는 병렬 승인 프로세스를 생성하는 다양한 프로세스 디자인을 제공합니다. 각 승인자가 보고서를 검토하면 나와 내 검토자가 자동으로 이메일 통지를 받게됩니다. 문서 상신하기를 누르고 승인이 표시되는 과정을 확인하세요.
2. 전자결재 시스템을 통한 마감시한 관리
이번주 금요일까지 결재를 받아야 하나요? 문서를 선택하고 승인자의 결재 마감 기한을 정하세요. 콜러베이트를 사용하면 승인자에게 이메일과 리마인더 알림을 자동으로 설정하거나 검토자별 개별 기한을 설정할 수 있습니다.
3. 전자결재 시스템을 통한 회사 문서활동 관리
회사 관리자는 비즈니스 프로세스를 모니터링 할 수 있어야합 니다. 콜러베이트를 사용하면 도메인 파일을 외부 사용자와 공유 할 때 파일 활동을 보고 예방 조치를 설정할 수 있습니다. 또한, 개별 파일 승인 내역이 포함된 CSV 파일을 내려받아 길고 복잡한 워크 플로우를 쉽게 추적하고 공유 할 수 있습니다.
4. 전자결재 시스템을 통한 협업 촉진
개별 검토자의 의견을 수렴하는 동안 결재문서에 대해 함께 논의하고 쉽게 공동 작업을 할 수 있어야합니다. 콜러베이트를 사용하면 승인 프로세스의 모든 단계에 대한 피드백을 전달하는 주석을 남기고 차상위 검토자에게 변경 사항에 대해 진행사항이나 배경에 대해 설명할 수 있습니다.
5. 전자결재 시스템과 구글 드라이브와 통합을 통한 정보보호
관리자의 경우 파일을 외부 기관과 공유할 때 각별한 주의가 요구됩니다. 전자결재 시스템을 내 구글 드라이브와 통합하여 문서파일이 타사의 서버가 아닌 내 드라이브에 저장될 수 있다면 중요한 정보가 노출될 위험이 크게 줄어 듭니다. 콜러베이트는 고객의 파일을 저장하지 않으므로 전자결재 파일을 구글 클라우드 플랫폼에 그대로 안전하게 저장할 수 있습니다.
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