콘텐츠 작성과 출판은 개인과 조직 상관없이 빈번하게 일어나고 있습니다. 일반적으로 콘텐츠 작성에서 출판에 이르는 과정의 결재 프로세스 자동화를 통해 다음과 같은 기대효과를 누릴 수 있습니다.
- 일원화된 결재 프로세스
- 체계적인 결재 프로세스
- 투명한 결재 프로세스
- 효과적인 커뮤니케이션
- 편리한 협업
- 손쉬운 과업 위임
- 간편한 일정 추적
- 향상된 생산성
- 만족도 높은 퍼블리싱 결과물
콜러베이트는 자칫하면 많은 시간이 버려질 수 있는 결재 프로세스를 자동화하여 업무 생산성을 크게 향상시킵니다. 탬플릿, 태그, 과업 위임 등의 기능을 통해 사용자들은 불필요한 절차에 시간을 쓰는 대신 컨텐츠 완성에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.
초안이 완벽한 경우는 거의 없기에 퍼블리싱 프로세스는 검토와 수정의 연속인 하나의 거대한 결재 프로세스라고 볼 수 있습니다:
- 초안 작성
- 실무자 검토
- 수정 및 검토 내용 반영
- 직무 전문가 검토, 승인
- 최종 승인
- 발행!
이용 사례:
기사 작성 시, 뉴스레터에 퍼블리싱하기 이전에 반드시 결재 승인 과정이 필요합니다.
1 단계.
먼저 초안을 작성하신 뒤, 이를 검토할 결재자들을 결재선에 입력합니다. 그리고 각각의 결재자에게
코멘트 또는 수정 권한을 줄 수 있습니다. 만약 이러한 절차에 당사에서 요구하는 양식이 있다면, 템플릿 기능을 활용하여, 이에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.
상신 시, 문서의 검토에 필요한 이미지 등의 파일도 첨부할 수 있으며, 자주 사용하는 결재선을 등록하여 더욱 편리하게 상신할 수 있습니다. 최종 승인된 문서가 자동으로 인쇄소나 웹사이트 디자이너에게 연계될 수 있도록 도와주는 협조처 또는 수신처 기능을 사용하는 것도 가능합니다.
2 단계.
다음 결재자에게 이메일 알림이 발송됩니다. 해당 결재자는 파일을 열어보고 검토/수정할 수 있습니다. 구글 문서의 ‘수정 제안' 및 ‘채팅' 기능을 활용하여 상신자나 다른 결재자와 소통하며 작업할 수도 있습니다. 결재자들도 결재선 수정을 사용하여 다른 결재자나 파일을 추가할 수 있습니다.
만약 파일의 일부가 반려될 경우, 언제나 수정한 뒤 재상신할 수 있습니다. 또한 결재자가 문서를 검토하지 않았다면 결재 재요청 메일을 보내는 것 또한 가능합니다.
3 단계.
문서가 최종 승인될 경우, 타임스탬프 및 서명이 기록된 결재 내역을 커버레터의 형식으로 문서에 추가하여 PDF로 발행할 수도 있습니다. 이러한 기록을 제3자와 공유하는 것도 가능합니다.
결재 프로세스 자동화는 이렇듯 다양한 이점이 있습니다!
지루한 결재에 소요되는 시간을 절약하시고, 더욱 즐겁고 효율적으로 일하세요!
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