많은 G 스위트 사용자가 구글 문서 업무 협업 및 특별한 문서에 대한 체계적 처리를 위해 능률적인 워크 플로우를 필요로 하고 있습니다. 내 조직 구성원만 사용가능한 구글 팀 드라이브의 제약 없이 콜러베이트를 통해 구글 드라이브에서 충분한 협업을 할 수 있습니다. 다음과 같이 콜러베이트에서 제공하는 5가지 문서 관리 필수 기능에 대해 정리하였습니다.
1. 모든 구성원을 위한 팀 드라이브
구글은 G 스위트 비즈니스 사용자를 위해 팀 드라이브를 제공하며 동일 도메인 내 사용자들만 멤버로 구성하여 문서 공유 및 협업이 가능합니다. 콜러베이트는 G 스위트 버전에 관계없이 모든 사용자를 위한 팀 드라이브 구성이 가능합니다. 콜러베이트의 워크스페이스 공용 폴더는 내 내부 조직 뿐만 아니라 외부의 이메일 주소가 있는 사용자라면 누구나 멤버로 초대할 수 있습니다.
2. 소셜 기반 프로젝트 문서관리
기업용 SNS 플랫폼을 사용하면 문서 공유, 업무 협업 및 효과적인 팀 커뮤니케이션을 쉽게 진행할 수 있습니다. 콜러베이트 포스트는 사용자 친화적인 화면 구성과 기능으로 업무 생산성을 높이도록 설계되었습니다. 공개 그룹은 회사 모든 사용자가 볼 수 있으며 그룹의 주제와 관련된 모든 사용자에게 회사 이벤트, 뉴스 및 공지 사항과 관련된 정보를 공지할 수 있습니다. 특정 프로젝트나 팀 등을 위한 사설 그룹은 프로젝트와 해당 멤버/부서 토의를 위해 비공개로 관리될 수 있으며 해당 멤버들에게만 게시물 포스팅, 자료공유가 가능합니다.
3. 그룹 포스트
콜러베이트 그룹 포스트 (그룹 공용 게시판)는 슬랙의 채널이나 페이스북 그룹스를 뛰어넘는 기능을 제공합니다. 콜러베이트의 그룹 포스트는 팀 프로젝트를 위한 문서 공유에 특화되어 있습니다. 그룹 내의 모든 공유 파일은 그룹 멤머만 액세스 가능한 구글 드라이브 그룹 폴더에 저장됩니다. 해당 그룹 관리자는 이메일 주소가 있는 모든 사용자에게 멤버로 초대장을 보낼 수 있습니다.
4. 원격 드라이브 사용자
원격 사용자(리모트 드라이브 사용자)는 회사 외부 사용자와 협업을 할 수 있는 기능입니다. 즉, 원격 사용자는 임시적으로 회사의 직원 사용자가 될 수 있습니다. 원격 사용자는 마치 내 회사 직원처럼 모든 콜러베이트의 기능을 사용할 수 있으며 파일을 올리거나 공유하는 모든 문서 내용은 내 회사의 구글 드라이브의 소유권으로 이전되어 저장됩니다.
5. 계약문서 관리
간소화 된 승인 프로세스를 통해 계약 관리를 체계적으로 유지하고 재정적 위험을 줄일 수 있습니다. 계약서 생성 관리, 운영 능력 극대화를 위한 적절한 실행 및 분석, 그리고 고객, 공급 업체, 파트너 또는 직원과의 계약 계약서 템플릿 공유가 가능합니다. 계약서, 비용지출서, 품의서, 회계관련 문서 등을 문서 템플릿으로 지정하여 사용자가 쉽게 복사, 편집을 할 수 있습니다. 계약 당자자들은 문서 생성, 작성, 승인내역, 피드백 코멘트 등을 PDF로 출력할 수 있습니다.
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