이제 콜러베이트를 통해 내 구글 드라이브의 문서 파일의 변경 사항을 확인하고 변경 이력에 대한 동료와 포스트로 소통할 수 있습니다.
가령, 오늘까지 마케팅 계획서을 만들어야합니다. 일단 콜러베이트에서 구글독스 문서를 만들고 이름을 2017년 3분기 마케팅 계획으로 변경하였습니다. 그리고 마케팅 계획 문서이므로 비즈니스 태그를 달았습니다. 하지만 본 사항에 대해 적절한지 동료에게 물어봐야할 상황이 있다고 가정합니다.
구글 드라이브 상에는 구글 문서에 대해서 변경이력을 확인할 수 있을 뿐 각 변경사항에 대해 코멘트를 하거나 태그 등 활동 이력을 공유할 수 없습니다.
이제 업데이트 된 콜러베이트 3.10.3 버전은 문서 파일의 생성, 변경 이력 그리고 태그 등 모든 파일 활동을 콜러베이트 내에서 동료와 포스트로 쉽게 공유하며 논의할 수 있게 해줍니다.
위 화면과 같이 콜러베이트 드라이브 메뉴에서 문서 파일을 클릭하면 문서에 대한 활동 내역을 확인할 수 있는 팝업을 확인할 수 있습니다.
활동 내역에서 자신이 생성한 파일과 파일명 변경 이력 등이 포스트 방식으로 나타나는 것을 확인할 수 있습니다. 동료에게 조언을 구하고 싶을 경우 해당 활동에 대하여 동료를 맨션만 하면 됩니다. 위 화면은 3분기 마케팅 계획에 ‘business’ 태그를 달고 동료에게 어떤지 피드백을 문의하는 화면입니다.
콜러베이트 메인 홈에 들어가면 위 화면과 같이 자신이 맨션한 내용이 포스트 방식으로 보이는 것도 확인할 수 있습니다. 모든 파일 활동이 자동으로 포스트로 자신에게 올라오는 것이 아니라 ‘좋아요’하거나 자신이 ‘언급(맨션)’한 활동만 포스트로 올라옵니다.
나머지 활동 모두에 대하여 확인하고자 하면 드라이브 메뉴에서 파일을 클릭하시면 모든 변경 이력이 미니 포스트로 나타나는 것을 다시 확인할 수 있습니다.
업무용 문서 활동에 대한 모든 이력을 기록하는 것은 ISO 9001 규격 준수 등 업무 표준화를 만들어가는데 있어서 매우 중요합니다. 콜러베이트는 이를 위해 문서의 변경내역을 모두 표시하여 보여 줌으로써 문서 버전 관리가 가능할 뿐만 아니라 여기에 한발 더 나아가 해당 이력에 대하여 포스트 방식으로 소통도 가능하게 도와줍니다.
문서 파일의 활동 이력은 콜러베이트안에서 수행한 것에 대해서만 포스트로 나타납니다.
구글 드라이브나 구글독스 등에서 직접 작업한 모든 이력까지 함게 추적할 경우에는 콜러베이트 DLP 파일 변경 이력 추적 기능이 관리자를 위하여 제공되고 있습니다.
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