구글 문서 도구에 대한 버전 기록 추적 및 아카이빙, 그리고 팀 커뮤니케이션 진행 방법

콜러베이트의 가을 2017 년 업데이트에는 구글 드라이브 파일의 변경 사항을 나타내는 리비젼 히스토리 기능을 비롯한 여러 주요 업데이트가 포함되어 있습니다. 본 ‘리비젼 히스토리’ 기능에는 활동 내역 표시, 이전 버전으로 되돌리기 및 최대 30 일 동안 사본 저장과 같은 여러 가지 기능이 포함되어 있습니다.

구글 문서 도구 버전 기록 기능 활용하기
Google 문서 도구 버전 기록 패널에는 수정한 사람의 이름, 수정 시간 및 변경 내용이 표시됩니다. 또한, 변경 사항에 대한 제목을 변경하거나 문서의 이전 버전으로 되돌릴 수도 있습니다.


특히, 콜러베이트의 변경 사항(Revisions) 기능은 본 구글 문서 기능에서 수정 내역에 대해 무제한 아카이빙 하거나 공동 작업 및 의사소통 협의도 가능하도록 제공합니다. 이를 통해 사용자는 동일한 페이지에서 특정 변경 사항에 대해 선택 한 다음 다른 변경 사항을 참조로 사용하여 동료와 논의 할 수 있습니다.


콜러베이트 리비젼 히스토리
리비젼 히스토리 패널에서 사용자는 각 변경사항에 대한 편집자 이름, 날짜와 시간, 버전 등 요약내용을 확인할 수 있습니다. 파일의 공동편집자가 컨텐츠를 편집하면 수정 내역에 여러 가지 편집 내용이 표시됩니다. 관리자의 경우 이 기능은 직원 성과 및 참여 활동을 검토하는 데 특히 유용하게 참조될 수 있습니다.

이전 버전으로 되돌리기
사용자는 리비젼 패널에서 각 변경 사항에 대해 내려받기 할 수 있습니다. 가령, 가장 최근 버전에 오류가있는 경우 사용자는 문서의 활동을 검토 한 다음 적절한 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.

수정본 보관/아카이빙 하기
각 버전 상자 번호의 우측 상단 모서리에있는 자물쇠를 클릭하면 30 일 동안 개정판이 저장됩니다. 이 기능을 사용하면 최근 버전의 아카이브를 보관할 수 있으며 향후 업데이트를 항상 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다. 한 번에 30일 동안 버전을 저장할 뿐만 아니라, 이전 버전을 내려받아 영구적으로 파일을 저장할 수도 있습니다.

공동 작업 기능
콜러베이트는 개정 내역에 주석 및 검토 기능을 포함하여 협업을 강화시킨 것이 특징니다. 사용자가 각 개정판에 메모를 작성하고 다른 사용자에게 태그를 지정하고 동일한 패널에서 이전 버전을 모두 검토 할 수 있게함으로써 사용자는 버전 제어 아카이브에 대한 액세스를 통해 적극적으로 협업을 진행 할 수 있습니다.

사용 사례 : 법적 컴플라이언스 준수
콜러베이트로 문서 버전 컨트롤을 최대한 활용하는 한 가지 사례는 컴플라이언스에 적용하는 것입니다. 예를 들어, ISO 9001나 CMMI 인증에서 요구하는 문서를 정밀하게 제어해야 하는 규정을 충족하기 위해서는 체계적이고 효율적인 프로세스가 가능한 문서 품질 관리 시스템 도입이 요구됩니다. 따라서, 콜러베이트의 리비전 기능을 통해 사용자가 본 요구사항을 쉽게 준수 할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

콜러베이트의 리비젼 히스토리 기능에 대한 보다 상세한 정보를 위해, 여기를 눌러 관련 도움말을 참고하시기 바랍니다.

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