비즈니스 세계에서 어떤 종류의 서비스를 제공하던 고객이 서명해야 하는 시점이 있기 마련입니다. 특히 B2B 서비스의 경우에는 더욱 그렇습니다.
계약 과정에는 많은 변수가 있습니다. 계약 절차가 길어지면 협상이 중단될 수 있는 문제가 발생할 수 있습니다. 현명한 사업가는 이런 리스크를 줄이기 위해 계약 워크플로우 관리 시스템을 사용합니다.
계약 프로세스에 워크플로우 관리 소프트웨어를 사용하면 계약 프로세스의 판도를 바꿀 수 있습니다. 정확히 무엇을 바꿀 수 있을까요? 이것이 오늘 다룰 내용입니다.
이 글을 다 읽을 때쯤이면 왜 귀사의 비즈니스에 계약 관리 플랫폼 도입이 필요한지 답을 얻게 될 것입니다.
계약 워크플로우 정의하기
계약서에 서명하는 과정은 누구나 잘 알고 있습니다. 이는 계약 워크플로우의 일부이지만, 여기에는 서명 이상의 의미가 있습니다.
계약 프로세스의 워크플로우에는 문서 초안 작성부터 최종 승인에까지의 모든 작업이 포함됩니다. 이 전체 과정은 모든 B2B 회사에서 중요한 작업입니다. 이 프로세스는 서류 작업을 올바르게 수행하는 것과 다른 요소도 포함됩니다.
계약은 페이지에 있는 단어 그 이상입니다. 이 문서는 귀사의 팀과 고객에게 특정 약속을 이행할 책임을 지도록 합니다. 문서로 정의되었으므로 협상 테이블에 있는 사람들의 말 보다 더 중요한 영향을 미칩니다.
올바른 방향으로 나아가기 위해서는 계약 워크플로우 프로세스를 5가지 기본 단계로 요약할 수 있습니다. 우선, 프로세스는 문서 작성으로 시작됩니다. 그런 다음 귀하와 귀하의 팀은 내부 협업을 시작할 것입니다.
계약서에는 잠재 고객에게 제공할 서비스와 조건에 대한 내용이 담깁니다. 계약서 작성을 완료하면 다음 프로세스인 협상, 승인 그리고 마지막으로 전자 서명으로 이동합니다.
만약 관리 팀이 주의하지 않으면 이 프로세스가 비즈니스에 낭비가 될 수 있습니다. 능률적이고 반복 가능한 프로세스를 개발하지 않으면 계약 워크플로 관리가 비대해 질 수 있습니다. 그리고, 팀의 많은 시간과 에너지를 소모하게 될 것입니다.
계약 워크플로우 관리 팁
이 프로세스를 최대한 쉽게 만드는 것은 분명히 귀하의 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다. 그럼 어떻게 해야 할까요? 법률 문서 워크플로 프로세스의 일부로 남아 있어야 하는 필수 항목은 무엇일까요?
계약 워크플로우 관리 시스템이 필수적으로 수행해야하는 몇가지 주요 사항을 살펴보겠습니다. 프로세스의 이러한 측면을 염두에 두면 시스템이 효과적인지 여부를 확인할 수 있습니다.
역할 및 책임 설정
모든 계약에는 조건이 있습니다. 문서에 서명을 하면 사람들은 특정한 의무와 작업을 담당하게 됩니다. 따라서 이러한 역할과 책임을 처음부터 확립하는 것이 중요합니다. 효과적인 계약 워크플로우 관리 시스템은 이 부분에 있어 분명 도움이 될것입니다.
모든 주요 참여자와 이해 관계자를 설정하고 역할을 명확하게 정의해야 합니다. 이때 누가 템플릿을 담당하고 누가 작성하며, 누가 계약 발송 전에 승인할 것인지 등이 모두 논의되어야 합니다. 팀의 개별 역할이 명확해야 시스템의 이점을 볼 수 있습니다.
승인을 위한 워크플로우 설정
문서 관리 프로세스의 가장 중요한 단계 중 하나는 승인 프로세스입니다. 이곳에서 법적 서류를 다루고 있습니다. 계약서가 고객에게 발송되기 전에는 구성원 외의 다른 사람에게는 공개되지 않아야 합니다.
팀의 다양한 구성원이 협상 프로세스의 일부로 참여할 수 있습니다. 하지만 모든 계약은 최종 승인 절차를 거쳐야 합니다. 일반적으로 사내 법무팀이 이를 담당합니다.
적절한 계약 워크플로우 관리 시스템은 계약이 최종 승인을 받을 준비가 되었음을 법무팀에 알립니다. 알림을 위해 시스템에서 이메일, 텍스트 또는 데스크톱 알림을 보내도록 설정할 수 있습니다.
간편한 전자 서명
계약 워크플로우 프로세스 기간은 길어질 수 있습니다. 초안 작성, 검토 및 수정 사이에 계약 내용은 몇 주 동안 주고 받을 수 있습니다. 귀하의 계약서를 고객이나 비즈니스 파트너가 서명하는 것을 어렵게 만들도록 하는 것은 절대 원하지 않을 것입니다.
어떤 계약 관리 플랫폼을 선택하든 서명 프로세스는 최대한 간단하게 해야합니다. 특정 플랫폼은 이 프로세스를 지원하기 위해 구분된 서명 블록을 사용합니다. 중요한 것은 프로세스의 이 부분을 과소평가해서는 안됩니다.
많은 잠재적인 거래와 판매가 최종 계약 완료 지점과 종이 한장 차이라는 것은 놀라운 사실입니다. 대부분의 경우 계약 서명을 받는데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 귀하와 귀하의 팀에서 이런 일이 일어나지 않도록 하세요.
문서 관리
마지막으로, 선택한 계약 워크플로우 관리 플랫폼이 체계적인 문서 관리를 지원하는지 체크해야 합니다. 문서 관리는 계약 프로세스의 서명 체결 이후의 관리 및 아카이빙을 위해서 중요합니다.
누가 체결된 계약서 사본을 받아야하는지, 외부에 보내야 하는지, 어디에 저장되어야 하는지 등도 관리 부분에 해당됩니다.
또한, 산업, 업종에 따라 계약 관리를 처리하는 방법에 대한 법적 규정이 있을 수도 있습니다. 가령, 부동산 중개인과 같은 특정 전문가들은 거래가 완료된 후 3년 동안 서류를 보존하여 관리해야합니다. 이와 같은 사항을 잘 고려해 팀의 서명 후 워크플로우에 구축해야 합니다.
펜은 강하다
계약 워크플로우 관리는 모든 비즈니스 팀의 성과에서 중요한 부분입니다. 프로세스가 원활하게 진행되려면 모든 사람이 효과적으로 소통하고 협업해야 합니다.
콜러베이트가 귀하의 계약 관리 프로세스 니즈에 도움을 줄 수 있을 것입니다. 문의를 남겨주시면 귀사에 적합한 클라우드 기반 계약 관리 솔루션을 제공해드리겠습니다.
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