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콜러베이트 주간 리포트 이메일 기능 릴리즈

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출장 등 바쁜 업무로 자신의 결재(승인/합의/협조 등)를 기다리는 문서를 제때 처리하지 못하는 경우가 많습니다. 특히 동료와 함께 서로간의 협업이 필요한 문서가 일주일 넘게 누락될 경우 전체적인 업무의 지연이 발생하는 등 비즈니스에서의 손실로 이어지기 쉽습니다. 이를 예방하고 동시에 자신의 콜러베이트 결재 협업 통계를 쉽게 확인할 수 있는 ‘콜러베이트 주간 리포트 이메일 기능'이 다음과 같은 내용으로 릴리즈되었습니다. 위와 같이 자신이 결재를 해야 하는 결재 대기 문서에서부터 지난 일주일/6개월간의 결재 현황을 한눈에 보여주는 주간 리포트가 모든 콜러베이트 사용자 여러분께 매주 한번씩 발송됩니다.
특히, 이메일 내용안에서 콜러베이트 링크를 누르면 해당 내용으로 바로 이동합니다. 참고로, 모바일 스마트폰에서 해당 내용으로 바로 가기 기능은 조만간 콜러베이트 모바일 웹 버전이 릴리즈되면서 제공될 예정입니다.   대단히 감사합니다.

프린트와 디지털 문서 보관을 위한 '콜러베이트 PDF'가 릴리즈되었습니다.

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기업이나 학교/단체의 경우 법률적인 이유나 업무 특성에 따라 문서를 종이로 출력하여 보관하는 경우가 많습니다.

기존의 콜러베이트에서의 프린트 출력은 웹 브라우저 화면을 HTML로 변환을 시켜 프린트하는 방식으로 출력에 있어서 편차고 PDF로 만들어지지 않아 보관에도 어려움이 많았습니다.

게다가 결재 이력과 상태 그리고 첨부된 문서들을 하나의 패키지로 출력하는 것이 불가능하였습니다.

이러한 문제점들을 해결하고 전자결재 패키지 단위로 PDF 생성이 가능한 콜러베이트 PDF 기능이 오늘 릴리즈되었습니다.

그림 1. 콜러베이트에서 결재 협업 중인 문서에 대하여 PDF 출력 결과
 (왼쪽: 표지, 오른쪽: 결재 문서 내용)
위의 그림 1은 전자결재가 진행/완료된 콜러베이트 결재 협업 문서가 PDF로 생성되어 출력된 모습입니다.

각각의 항목에 대하여 아래 그림 2와 같이 항목별로 설명을 합니다.


그림 2. 콜러베이트 결재 협업 PDF 표지 결과

1. 회사 로고

콜러베이트에 등록한 회사의 로고가 표지에 붙어서 출력됩니다.

2. 결재 협업 제목

Subject: 결재 협업의 제목이 출력됩니다.

3. 결재 협업 상태

서명이 활성화되어 있을 경우 기안자 등 승인에 따른 서명이 시간과 함께 나타납니다. 시간 형식은 자신의 개인 프로필에서 선택한 타임존과 날짜 형식을 따릅니다.

4. 협조/수신함

참조/협조 기능이 활성화되어 있을 경우 본 결재 협업에 대한 참조/협조 내역이 나타납니다.
협조처의 협조(승인)이 있을 경우 (3)번 결재 협업 상태처럼 테이블이 생성되어 나타납니다.

5. 결재 협업 항목

5-1. Collavate URL
해당 결제 협업의 제목과 함께 바로가기 URL 링크를 보여줍니다.

5-2. Document URLs
본 결재 협업에 사용된 문서의 바로가기 링크가 나타납니다. 여러 문서를 함께 올렸을 경우 해당 문서의 순서에 따라 바로가기 URL 링크가 제공됩니다.

5-3. Reference URLs
본 결재협업의 근거로 사용된 관…

개인 구글 사용자도 무제한 구글 드라이브 용량을 사용할 수 있다?

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지난주 구글 I/O 2014 행사에서 발표된 Google Apps for Work Unlimited edition은 기존 구글앱스 비즈니스 에디션에 무제한 용량파일 암호화, 그리고 보안 감사 기능을 추가적으로 제공합니다. 특히 무제한 저장 용량 제공은 많은 저장 공간을 필요로 하는 사용자에게는 더할 나위 없이 좋은 소식이겠죠? 이젠 더 이상 추가 저장 용량을 구매하기 위해 시간과 비용을 투자할 필요가 없습니다. 하지만 개인 지메일 사용자의 경우 업무용 구글 서비스인 Google Apps for Work를 이용할 수 없기에 무제한 용량, 암호화와 보안 감사 기능 등의 혜택을 누릴 수 없습니다.  


Q: Google Apps Unlimited 버전 사용자가 자신의 특정 폴더를 외부 개인 지메일 사용자에게 공유하여 파일을 업로드 할 수 있게끔 허락해준다면 개인 구글 계정 사용자도 무제한 용량을 이용하게 되는 것 아닌가요?


A: 그렇지 않습니다. 개인 지메일 사용자가 본인에게 공유된 무제한 용량 폴더에 파일을 업로드 하더라도 파일의 소유권은 여전히 개인 사용자에게 귀속됩니다. 
예를 들어 위 그림에서 개인 구글 계정 사용자가 1GB 크기의 파일을 왼쪽 무제한 폴더에 업로드 해도 1GB 용량은 오른쪽, 즉 개인 사용자의 드라이브에 잡히게 됩니다. 이처럼 개인 사용자는 Google Apps for Work Unlimited의 다양한 혜택을 누리기 힘듭니다.


Q: 그럼 개인 지메일 사용자가 무제한 용량 서비스를 이용할 방법은 없는 건가요?
A: 있습니다! "콜러베이트 원격 드라이브 사용자 모드"가 있으니깐요. ^^



"콜러베이트 원격 드라이브 사용자 모드"를 이용하면 개인 지메일 사용자도 Google Apps Unlimited 버전 사용자처럼 무제한 용량, 그리고 암호화 및 보안 감사 기능을 이용할 수 있습니다.



Q. 어떻게 가능한가요?

[콜러베이트 리모드 드라이브 유저 모드 영상 - 1:53]


1. 위 동영상과 같이 Google Apps Unl…