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콜러베이트 업데이트 - 수신 이메일 그룹 포스트 기능 출시

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이제 이메일 내용이나 첨부파일을 콜러베이트 그룹에 바로 포스트 할 수 있습니다.
콜러베이트 3.10.2 버전을 시작으로 이메일  그룹 포스트(Email to Post Group) 기능이 추가되었습니다. 본 기능을 이용하면 이메일의 내용과 첨부파일 등을 그룹 포스트상에 그대로 전달하여 올릴 수 있습니다.
이를 통해 특정 유형의 이메일을 자동으로 내 그룹에 포스팅하여 프로젝트 관리나 협업을 증진할 수 있습니다. 또한, 기존 이메일 그룹 소통을 콜러베이트 그룹으로 대체할 수 있습니다.

사용사례: 인터넷 팩스 수신파일 자동 포스트 하기
가령, 회사의 공용 메일로 팩스를 받고 있다면 수신 팩스 첨부파일을 본 기능을 통해 포스트에 자동으로 올리고 관련 담당자들에게 맨션으로 알릴 수 있습니다.
방법은 간단합니다. 콜러베이트 그룹을 만들고 업무에 관련된 담당자들을 그룹 회원으로 초대하여 추가합니다.

그런다음, 해당 그룹의 “이메일” 텝으로 가서 콜러베이트 포스트 이메일 주소를 복사합니다.
본 이메일 주소를 내 이메일상에서 특정 수신 메일의 경우 포워딩을 하거나 아니면 자동 포워딩 설정을 통해 수신 시 자동으로 그룹에 포스팅되도록 할 수 있습니다.
만약, 팩스앱의 수신메일 설정을 콜러베이트 포스트 이메일로 설정하고 싶다면 “그룹 회원이 아닌 사용자가 발송한 이메일도 수신하고 포스팅합니다”를 반드시 설정해야합니다. 이를 통해 포워딩되는 발신자가 멤버가 아니더라도 그룹에 포스트되도록 할 수 있습니다.
앞으로 모든 새로운 팩스는 콜러베이트 그룹 포스트에 자동으로 올라가고 팩스 문서파일 또한, 해당 그룹의 구글 드라이브 폴더에 자동으로 저장됩니다.
본 사례를 고객관계관리(CRM)나 서포트 헬프데스크 등으로 응용할 수도 있습니다. 가령, 영업 담당자가 기회나 리드의 경우 영업 포스트 그룹방에 이메일 포워딩을 통해 전달되게한 뒤 멤버들과 협의를 진행할 수 있습니다.

인트라넷 포털 연동
추가적으로 콜러베이트 그룹에서 제공하는 위젯 기능을 통해 웹 사이트 등 인트라넷 포탈에 나타나게 할 수 있습니다.…

엔터프라이즈 기업에서 구글 문서 전자결재 프로세스를 촉진하는 방법

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오늘날 어떤 기업이든 문서 승인은 길고 복잡한 프로세스가 될 수 있습니다. 특히, 엔터프라이즈 규모의 기업의 경우 콘텐츠 승인 전자결재 솔루션을 사용하면 문서 승인이 놀랍도록 간단하고 신속하게 이루어질 수 있습니다. 효과적인 워크플로우 솔루션을 이용하여 적절한 인력에게 적합한 작업을 지정하여 비즈니스 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다.


1 단계 : 승인 체인 간소화 승인 프로세스의 속도를 높이기 위해서는 우선 승인 프로세스에서 중복 된 이해관계자를 최대한 제거하여 승인 체인을 단순화해야합니다. 이를 위해서는 품의 문서의 목적과 해당 담당자의 책임범위, 지식정도 등을 알고 있는 것이 좋습니다. 즉, 문서의 목표와 관련된 책임자와 관련 지식을 가진 사람이 승인 과정에 참여해야 합니다.


2 단계 : 책임 정의 승인 과정에 참여하는 모든 사람들이 해당 프로세스의 목적이 무엇인지 이해하려면 각 직원의 구체적인 책임을 신중하게 정의해야합니다. 그렇게 하면 자칫 승인 절차가 복자해 질 수 있는 경우 참여자들의 책임 중복을 없앨 수 있습니다. 또한 구체적인 책임지정을 위해 "검토자", "승인자", "게시자"와 같은 레이블을 각 구성원에게 할당하고 책임을 지정하는게 좋습니다.



3 단계 : 클라우드 전자결재 자동화 솔루션 활용 클라우드 전자결재 어플리케이션은 간단한 작업을 자동화하고, 최종 기한 알림을 전송하거나, 프로세스 과정을 가시화하여 개선함으로써 문서 승인을 신속하게 처리 할 수 있습니다. 콜러베이트는 팀 협업에 필수적인 엔터프라이즈 소셜 네트워깅 기능을 제공하여 비즈니스 팀의 커뮤니케이션 활성화 및 전략적 비즈니스 성과 달성을 통해 비즈니스 생산성을 향상시키는 클라우드 기반 협업 워크플로우 솔루션입니다. 자동화 된 컨텐츠 승인 프로세스 시스템과 문서관리를 위한 태깅, 구글 드라이브 내부정보유출방지 등 부가 기능을 통해 승인 협업 및 문서관리 통제의 이점을 모두 얻으실 수 있습니다. 귀사의 업무 환경을 최…

비즈니스에서 협업 워크플로우가 필요한 이유

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오늘날 기업이 직면 한 주요 과제 중 하나는 바로 컨텐츠 승인 프로세스입니다. 검토가 필요하거나 오해의 소지가 있는 의제나 복잡한 결재 승인 단계로 인해 콘텐트 승인은 복잡하고 긴 프로세스로 진행되기 쉽습니다. 바로 이런 부분을 협업 워크플로우로 개선할 수 있습니다.

그렇다면, 협업 워크플로우란 무엇입니까? 간단히 말해서 협업 워크 플로우는 전자결재 워크플로우 소프트웨어와 소셜 네트워킹 소프트웨어의 결합을 의미합니다. 협업 워크플로우의 목표는 프로젝트가 완료 될 때까지 한 직원에서 다른 직원으로 효율적으로 작업을 이동시키는 것입니다. 본 솔루션 플랫폼에서 제공 할 수 있는 많은 이점 때문에 협업 워크플로우 솔루션을 활용하는 기업이 늘어나고 있습니다. 이점 1 : 직장내 업무 효율성 최적화
협업 워크 플로 솔루션을 사용하면 프로세스를 간소화하고 중복성을 제거하여 작업장 내에서 효율성을 최적화 할 수 있습니다. 전자결재 승인 워크플로우 솔루션은 자동화 된 라우팅, 알림 및 최종기한 알림 등을 통해 프로세스를 간소화 및 자동화가 가능합니다. 이러한 기능을 통해 문서 및 작업을 보다 신속하게 완료하고 승인을 받을 수 있으므로 프로젝트 완료 시간이 단축됩니다. 
마찬가지로 특정 직원이 자신의 강점과 업무스킬을 기반으로 워크플로우 내에서 특정 작업을 할당받을 때 중복성이 제거됩니다. 구성원과의 자유로운 협의를 통해 적절한 직원에게 작업을 지정함으로써 "사공이 많으면 배가 산으로 간다"라는 딜레마를 피할 수 있습니다. 또한, 워크플로우 솔루션을 이용해 특정 단계가 워크플로우에 함께 결합되어 있음을 명확하게 보여주기 때문에 비효율을 인식하고 제거하는 것이 쉽습니다. 이점 2 : 더 많은 직원의 기여

기업용 소셜 즉 ESN(엔터프라이즈 소셜 네트워크)를 통해 직원들에게 동료들과 커뮤니케이션하고 프로젝트 완료를 축하하거나 근무 시간과 업무를 공유 할 수 있는 플랫폼을 제공합니다. 동시에 ESN를 통해 직원들에게 조직에 대한 아이디어와 의견을 표현할 수있는 편안한 방법을 …