4월, 2016의 게시물 표시

구글 문서에 태그 넣고 파일 관리하기

이미지
Google 문서 및 스프레드시트에서 콜러베이트 부가 기능을 이용해, 바로 태그를 부착하거나 및 결재협업을 진행할 수 있습니다.
Google 문서 및 스프레드시트 부가기능은 다음 콜러베이트 설치 센터 링크에서 설치할 수 있습니다.: 여기를 클릭하세요.
Google 문서 부가기능이 설치되었다면, 작업하고 있는 문서의 [부가기능] 메뉴 탭에서 ‘Collavate 바로가기’를 찾을 수 있습니다. “퓨전 테이블”과 “도움말” 사이의 [부가기능]을 클릭 [Collavate - Workflow & Tags for Google Drive]를 선택 [Start]를 클릭하여 ‘Collavate 바로가기’ 사이드 바를 열기


Start를 클릭해 콜러베이트의 태그 및 결재협업 기능을 문서의 우측에서 사용할 수 있습니다.
문서를 편리하게 관리하고 싶으시다면 필터 레이블인 태그를 추가하세요.

시연용 문서에는 “April” 및 “Software Updates” 태그를 붙였습니다.
태그는   Submit for approval  을 클릭해 상신하지 않아도, 입력하는 순간 바로 부착됩니다.
이제 Google 드라이브에서 붙인 태그로 파일을 분류해보겠습니다. Google Drive 검색창에서 명령어 “ctag:”를 활용하면 됩니다.
한번 예시로 “ctag:software updates”를 입력해보겠습니다. 대소문자는 상관없으며, ctag: 뒤에 한 칸을 띄우지 않아도 됩니다.

구글문서 전결 기능을 통해 결재 시간을 단축하세요!

이미지
기안자라면 누구나 내 결재문서가 신속하게 승인 받기를 원합니다. 하지만 승인권자의 여러 사유로 인해 또는 많은 결재자를 거칠 때 지연이 되는 경우가 종종 발생합니다. 전결 기능은 이러한 상황을 융통성 있게 해결할 수 있는 방법 중 하나 입니다. 예를 들어, 상신자가 코멘트 란에: “내일까지 결재가 필요합니다. 검토 후 전결해주시면 감사하겠습니다!” 를 써 놓는다면 결재자가 이걸 보고 전결할 수 있겠죠?또한, 도메인의 콜러베이트 관리자는 전결 기능을 다음과 같이 활성화 할 수 있습니다.




사이드 메뉴에서 [관리자] 탭을 클릭합니다. [결재 협업 설정]을 클릭합니다. “전결 기능”옆의 [활성]을 체크합니다. [저장]을 클릭합니다.

본 기능을 활성화 후 승인권자가 결재문서를 열 경우 다음과 같이 상신자의 절박함이 느껴지는 코멘트를 볼 수 있습니다. 또한, “전결승인” 메뉴를 확인할 수 있습니다.

[전결 승인]  버튼을 클릭할 경우 다음 승인자들이 승인을 할 필요없이 결재 승인 프로세스가 처리 완료되게 됩니다.  



빠른 업무 처리를 위하여, John Lee 씨가 전결을 하였군요! 문서는 승인 완료되었습니다. 이 기능을 통해 긴박한 상황에서 유동적으로 대응할 수 있으며,  부재 등의 경우 대신 결재가 가능할 때 사용할 수 있습니다.