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구글 드라이브 문서중앙화 팁 5 가지

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구글 드라이브로 업무를 훨씬 쉽게 진행할 수 있습니다. 드라이브를 통해 팀의 원활한 연락과 협업이 가능합니다. 이에, 회사 파일을 구글 드라이브로 중앙 집중화하는데 도움이 되는 방법을 정리해 보겠습니다:
전자결재 파일 소유권을 회사로 이전 문서에 대한 공유 및 소유권 관리는 전자결재 협업 과정에서 혼란을 야기할 수 있습니다. 상급자에 피드백을 요청하여 파일 완성을 진행함에 따라 파일 보기 및 편집 권한은 반드시 지속적으로 업데이트 되어야합니다. 하지만 구글 드라이브에서 본 과정을 단순화할 수 있습니다. 파일 소유권을 회사의 특정 문서 관리자로 일원화하면 이해 당사자들만 편집권한을 통해 파일을 보거나 수정할 수 있으며 관리자에게만 모든 파일에 대한 소유 관리자 권한을 적용할 수 있습니다.
회사양식용 문서 템플릿
품의서, 휴가요청서 등과 같이 반복적으로 작성이 필요한 수많은 회사 양식이 있습니다. 이런 파일에 대한 문서 템플릿을 준비하여 공유함으로써 임직원들이 회사 양식을 쉽게 엑세스 할 수 있습니다. 이를 통해 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다.
파일 업로드 및 문서 편집이 가능한 문서 작업 공유 폴더
중요한 정보를 다루는 회사일 수록 보안에 대한 필요와 관심은 높기 마련입니다. 회사 파일이 외부로 유출되는 것을 방지하는 것은 매우 중요합니다. 문서 중앙 집중화 시 보안 설정이 필요한 이유이기도 합니다. 파일 업로드 및 공유 기능을 갖춘 회사의 중앙 홈폴더를 구현하면 외부 공유파일의 존재를 방지 할 수 있습니다. 문서를 중앙 집중화하면 관리자가 모든 파일에 대해 보안 권한을 설정하고 직원이 관련 파일에보다 쉽게 액세스 할 수 있습니다.
원격 근무자에 대한 파일 소유권 관리
계약직 근로자, 비즈니스 파트너 또는 원격 직원과 같은 외부 사용자와 협력 시 파일 공유와 배포는 신중하게 접근해야 합니다. 회사의 주요 자산인 문서의 정보를 보호하기 위해 이러한 파일은 회사 관리자가 소유하고 유지 관리해야합니다. 회사 내에서 파일을 중앙 집중화함으로써 관리자는 중요한 정보가 제 3 자에 …

콜러베이트 4.2.3 릴리즈, 커스텀 테마 인터페이스 지원 등

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안녕하세요. 콜러베이트 사용자 여러분,
2018년 4월 식목일을 지나며 꽃과 나무가 풍성하게 자라나고 있습니다. 1. 사용자/도메인 커스텀 테마 UI 지원 봄의 계절을 사무실 컴퓨터에서도 느끼실 수 있도록 콜러베이트 4.2.3 버전은 다음 화면과 같이 사용자별 (그리고 회사별) 커스텀 테마 컬러를 지원합니다. 본 기능은 릴리즈를 하자마자 회사내에서 서로 멋진 콜러베이트 화면 경쟁이 일어날 정도로 호응이 높았습니다. :) 세팅 방법은 오른쪽 상단의 삼색 아이콘을 누르시면 됩니다. 아래 화면과 같이 관리자의 경우엔 자신의 디자인을 회사 전체로 적용할 수 있습니다.
참고로 모바일웹과 이메일 템플릿도 통일된 컬러 디자인을 지원하기 위해 준비중에 있습니다. 2. 전자결재 양식에 다수의 첨부 파일 지원 기존에는 오직 한개만의 파일을 전자결재 양식에 첨부할 수 있었는데 이제 다수의 문서와 파일을 함께 첨부하여 전자결재 양식으로 만들 수 있습니다. 즉, 회사 구매 절차에 관련한 지침과 참고 자료 등의 내용을 전자결재 양식에 묶을 수 있습니다.  
3. 더 넓고 심플한 전자결재 제목 설정   콜러베이트 프로세스 팝업의 제목 작성이 훨씬 깔끔해지고 공간이 넓어졌습니다.
4. 콜러베이트 홈 피드에서 그룹별로 포스트 내용이 나타나지 않도록 설정 가능 너무 자주 업데이트되는 그룹이나 불필요한 그룹 포스트가 자신의 콜러베이트 메인 홈에 나타나지 않도록 그룹별로 홈피드 설정을 할 수 있습니다. 왼쪽 그룹 포스트에서 홈피드 옵션을 설정하십시오. 나타나지 않도록 설정된 홈피드는 아이콘으로 표시되어 언제든지 해제할 수 있습니다.

전자결재시스템이 필요한 이유 10가지

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기업의 비즈니스 과업 수행 과정에서 회사는 특정 요구 사항을 충족해야 할때가 많습니다. 그리고 이런 작업을 수행하기 위한 방법을 어떻게 하면 최대한 단순화하고 시간과 비용을 절감하느냐에 따라 성패가 좌우됩니다. 이를 위해 기업은 전자결재시스템을 도입하고 있는데요 왜 전자결재시스템을 도입하고 있는지 그 이유를 살펴보겠습니다.

보다 향상된 협업을 위해 비즈니스 업무 수행을 위한 공동협업은 필수입니다. 사무실에서 소비자나 B2B 거래에 이르기까지 사람들이 함께 작업하고 효율적으로 업무를 처리해야 하는 환경에 살고 있습니다. 전자결재시스템은 직원들이 신속하게 프로젝트를 찾고 피드백을 제공 할 수있는 플랫폼을 제공하며 팀 구성원이 서로 쉽게 연락을 주고 받을 수 있는 많은 연락 포인트를 제공합니다. 이렇게 향상된 공동 작업 기능을 이용해 팀내에서 그리고 팀 간에 투명성을 유지할 수 있으며 생산성이 함께 높아지게 됩니다.

디지털 흔적(Digital Trail)
팀 구성원이 문서를 찾기 위해 얼마나 많은 시간을 소비해야할까요? 문서를 저장하고 필요할 때 다시 찾을때까지 걸리는 시간을 생각해보셨습니까? 모든 문서파일의 디지털 사본이 저장되어 있다면 모든 전자결재 문서 업무에 자동화 및 업데이트가 가능합니다. 이를 통해 문서 검색 및 협업에 이르는 시간을 대폭 절감할 수 있습니다.

중복 제거를 위해
팀의 구성원이 중복적이거나 잡다한 작업을 반복하여 시간과 비용이 낭비될 수 있습니다. 사무실 우편, 이메일 및 전화에 소요되는 모든 시간에도 마찬가지입니다. 전자결재시스템을 이용하면 이 같은 반복적이고 중복적인 작업을 체계화하여 다음 담당자에게 자동으로 전달되게 구성할 수 있습니다. 이를 통해 모든 단계에 걸쳐 시간이 절약되므로 주어진 업무 시간을 보다 건설적인 업무에 사용할 수 있습니다.

마감 시한을 지키기 위해
전자결재시스템을 사용하면 작업을 할당하고 마감 시간을 설정할 수 있습니다. 이 시스템은 모든 임직원이 자신들이 완료해야 하는 임무나 데드라인에 대한 명확한 개요를 제공합니다. 따라서…

콜러베이트 업데이트 - 이메일 템플릿 커스터마이제이션 및 UI 개선

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콜러베이트 2018년 봄 업데이트,  자동 이메일을 자신에 맞게 수정하고 그룹 알림에 대한 개별 설정이 가능합니다. 2018년 상쾌한 봄과 함께 콜러베이트 4.2 버전 업그레이드가 진행되었습니다.
이번 주요 업데이트에는 이메일 내용에 대한 개인/도메인별 편집 기능과 그룹 알림 이메일 방식을 그룹별로 설정할 수 있는 기능 등이 포함되었습니다. 추가적으로 전체적인 디자인이 더 심플해졌고 속도도 더 빨라졌습니다! 이메일 디자인 개선   전자결재 문서 상신이나 승인 시 받게되는 자동 알림 이메일의 디자인이 개선되었습니다. 기존의 텍스트 기반 이메일이 아닌 콜러베이트 앱의 분위기에 맞게 통일성있는 디자인을 반영하여 보다 깔끔하고 프로페셔널하게 개선되었습니다. 앞으로 고객사 로고가 모든 이메일의 중심에 자리를 잡을 예정입니다. 이메일 템플릿 수정 가능 이제 콜러베이트 전자결재나 그룹 메시지 등에서 자동 발송되는 이메일을 업무에 맞추어 직접 수정할 수 있습니다. 가령, 결재 처리할 문서가 도착했을 때 받는 이메일 템플릿 수정화면은 다음과 같습니다. 이메일 제목과 본문의 기본 문구를 수정할 수 있으며 미리 지정된 변수값을 쉽게 추가/삭제할 수 있습니다. 또한, 변경된 내용을 미리보기 하거나 초기 내용으로 언제든지 되돌릴 수 있습니다.
현재는 전자결재와 관련된 알림 이메일 7개와 포스트 작성과 관련된 알림 이메일 5개를 포함한 총 12개 템플릿을 영어와 한국어 등 두 언어에 대해 커스터마이징 할 수 있습니다. 추후 콜러베이트가 지원하는 모든 언어에 대하여 알림 이메일을 수정할 수 있도록 지원할 예정입니다.
콜러베이트 비즈니스 사용자의 경우 관리자 메뉴를 통해 가능하며, 개인 사용자의 경우 내 프로필 페이지 설정에서 수정할 수 있습니다. 변경에 대한 자세한 사항은 가이드를 참고하세요. 그룹별 알림 이메일 개별 설정 콜러베이트의 그룹 포스트 기능은 프로젝트 관리나 부서별 게시판처럼 멤버를 추가하여 문서공유, 아이디어 의견교환 등 매우 유용하게 활용할 수 있습니다. 또한 그룹으로 이메일 내용과 첨부 문…