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구글 드라이브에서 문서 관리를 위한 5가지 필수 기능

많은 G 스위트 사용자가 구글 문서 업무 협업 및 특별한 문서에 대한 체계적 처리를 위해 능률적인 워크 플로우를 필요로 하고 있습니다. 내 조직 구성원만 사용가능한 구글 팀 드라이브의 제약 없이 콜러베이트를 통해 구글 드라이브에서 충분한 협업을 할 수 있습니다. 다음과 같이 콜러베이트에서 제공하는 5가지 문서 관리 필수 기능에 대해 정리하였습니다.
1. 모든 구성원을 위한 팀 드라이브
구글은 G 스위트 비즈니스 사용자를 위해 팀 드라이브를 제공하며 동일 도메인 내 사용자들만 멤버로 구성하여 문서 공유 및 협업이 가능합니다. 콜러베이트는 G 스위트 버전에 관계없이 모든 사용자를 위한 팀 드라이브 구성이 가능합니다.  콜러베이트의 워크스페이스 공용 폴더는 내 내부 조직 뿐만 아니라 외부의 이메일 주소가 있는 사용자라면 누구나 멤버로 초대할 수 있습니다.


2. 소셜 기반 프로젝트 문서관리
기업용 SNS 플랫폼을 사용하면 문서 공유, 업무 협업 및 효과적인 팀 커뮤니케이션을 쉽게 진행할 수 있습니다. 콜러베이트 포스트는 사용자 친화적인 화면 구성과 기능으로 업무 생산성을 높이도록 설계되었습니다. 공개 그룹은 회사 모든 사용자가 볼 수 있으며 그룹의 주제와 관련된 모든 사용자에게 회사 이벤트, 뉴스 및 공지 사항과 관련된 정보를 공지할 수 있습니다. 특정 프로젝트나 팀 등을 위한 사설 그룹은 프로젝트와 해당 멤버/부서 토의를 위해 비공개로 관리될 수 있으며 해당 멤버들에게만 게시물 포스팅, 자료공유가 가능합니다.
3. 그룹 포스트
콜러베이트 그룹 포스트 (그룹 공용 게시판)는 슬랙의 채널이나 페이스북 그룹스를 뛰어넘는 기능을 제공합니다. 콜러베이트의 그룹 포스트는 팀 프로젝트를 위한 문서 공유에 특화되어 있습니다. 그룹 내의 모든 공유 파일은 그룹 멤머만 액세스 가능한 구글 드라이브 그룹 폴더에 저장됩니다. 해당 그룹 관리자는 이메일 주소가 있는 모든 사용자에게 멤버로 초대장을 보낼 수 있습니다.
4. 원격 드라이브 사용자
원격 사용자(리모트 드라이브 사용자)는 회사 외부 사용자…

콜러베이트 공유 게시판(그룹 포스트) 기능과 개선된 프로세스 팝업 등 릴리즈

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2016년 마지막 달인 12월을 맞아 보다 새로워진 콜러베이트를 소개합니다.
A. 콜러베이트 공유 게시판(그룹 포스트) 기능 릴리즈
콜러베이트 홈 포스트는 나만의 글을 올리거나 친구나 동료를 맨션하여 문서를 공유할 수 있습니다. 기업의 경우 도메인(회사) 공유 기능을 사용하여 회사 전사적으로 글과 문서를 공유하고 결재 협업 프로세스를 쉽게 시작할 수 있습니다.
오늘 드디어 콜러베이트에 그룹 포스트 즉, 공유 게시판 기능이 릴리즈되었습니다.
이제 누구나 원하는 게시판을 만들고 회사내 사람들이나 외부 사용자를 쉽게 초대하여 협업을 시작할 수 있습니다. 마치 페이스북의 그룹 기능이나 구글 플러스의 써클 기능처럼 따로 익힐 필요 없이 쉽고 편리하게 만들어졌습니다.
예를 들어 고객 프로젝트 관리를 위한 도메인 공유 게시판(포스트 그룹)을 만들어봅시다.
콜러베이트에 접속하여 아래와 같이 '그룹 만들기' 버튼을 클릭합니다.

그리고 다음 화면과 같이 그룹 생성 팝업이 뜹니다.

그룹명을 입력하고 멤버를 이메일 주소나 연락처에서 검색하여 추가할 수 있습니다.
외부 구글 이메일 사용자(지메일, 구글 지스위트(구 구글앱스) 이메일)를 초대하여 그룹에 가입 시킬 수 있습니다. (만일 사용자가 구글 이메일을 사용하지 않고 야후 등 일반 이메일을 사용할 경우에도 초대장이 발송되고 해당 사용자 본인의 이메일로 구글 계정을 만들면 콜러베이트에 즉시 가입하여 그룹에 합류할 수 있습니다. )
공유 설정은 비공개 그룹과 도메인 공개 그룹(비즈니스/엔터프라이즈 에디션) 옵션이 있습니다.
비공개 그룹은 사용자의 도메인 그룹 리스트에 나타나지 않으며 관리자가 그룹 멤버를 개별적으로 모두 초대하여야 합니다.
도메인 공개 그룹은 회사내 도메인 사용자가 리스트를 보고 가입할 수 있는 열린 공간입니다. 도메인 공개이므로 회사내 같은 도메인 사용자만이 본 그룹 리스트를 볼 수 있습니다. 관리자는 도메인 공개 그룹에 대해서도 외부 이메일 사용자를 초대하여 공유할 수 있습니다.

콜러베이트 결재 기한과 포스트 검색, 그리고 좋아요(Good) 기능 릴리즈

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10월 3일 개천절 휴일은 잘 보내셨습니까? 콜러베이트팀은 글로벌 조직이라서 한국팀이 쉬는 동안 나머지 지역의 팀원들은 변함없이 열심히 일을 하는 개천절과 추석 연휴(!)였습니다. 콜러베이트에 다음과 같은 새로운 기능이 출시되었습니다. 이제 사용자들은 전자결재 마감일을 설정할 수 있으며 소셜 포스트 내용 검색이 가능합니다.
1. 전자결재 마감일 설정 기능 릴리즈
기업과 조직에서 전자결재를 실제 업무에 적용해서 사용할때 아래와 같은 상황이 자주 발생합니다.
예#1. 이번 구매 품의는 다음주 월요일까지 결재가 되어야 합니다. 다들 바쁘신분들이라서 꼭 결재를 하시도록 독려하고 싶지만 만일 월요일까지 최종 승인을 못받으면 아쉽게도 구매 단가가 달라지므로 구매 품의를 취소할 수 밖에 없습니다.  
예#2. 이번주 금요일까지 결재가 완료되어야 하는 품의서가 있습니다. 부장님께서는 김과장이 출장중이니 혹시 기한까지 김과장의 결재를 못받으면 자동으로 승인으로 처리하라고 하십니다.
예#3. 오늘까지 특종으로 보도를 해야 하는 뉴스가 있습니다. 오늘 우리가 보도하지 못하면 내일 다른 신문사에서 보도할지도 모릅니다. 그만큼 시간을 다투는 보도이지만 내부적인 검토도 필요합니다. 일단 기한을 오늘까지로 하고 만일 편집장님이 바쁘셔서 승인을 하시지 못하시더라도 기한을 넘어사면 자동 승인되어 보도가 되도록 할 수 없을까요?
위 모든 상황을 이제 콜러베이트로 해결할 수 있습니다. 전자결재를 시작할때 특정 날짜와 시간을 결재 기한으로 설정할 수 있습니다. 만일 기한을 넘어서게 되면 전제 결재를 자동으로 취소하게 한다던지 혹은 자동 승인이 되도록 정의할 수 있으며, 결재자 구성원별로도 각 결재 기한과 이에 따른 자동 취소/승인 절차를 설정할 수도 있습니다. 전자결재 팝업 화면
전자결재 기한이 다가오면 미리 알림을 주게 하는 기능과 그 기한을 넘어설 경우 일정 시간(혹은 일자)동안 마지막 기한을 자동 연장해주는 기능도 함께 지원됩니다.

2. 홈 포스트의 좋아요(Good) 피드백 기능
동료의 좋은 …

스마트폰에서 홈 포스트 지원 등 콜러베이트 3.6.9 버전이 릴리즈되었습니다.

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무더웠던 여름이 가고 벌써 가을이 시작되고 있습니다. 지난 여름 동안 콜러베이트팀의 땀과 노력이 모여 오늘 드디어 콜러베이트 3.6.9 버전을 릴리즈를 할 수 있게 되어 매우 기쁩니다.
1. 콜러베이트 모바일 홈 포스트 기능 릴리즈


이전 버전과의 가장 큰 차이는 콜러베이트 홈 포스트가 모바일 웹 모드에서도 접근 가능하다는 부분입니다.
스마트폰의 브라우저에서 http://www.collavate.com 접속 후 로그인 버튼을 누르시거나 https://document.collavate.com 주소를 바로가기 아이콘 등으로 추가해두면 언제든지 즉시 콜러베이트에 접속하실 수 있습니다.
스마트폰에 저장된 사진을 업로드하거나 구글 드라이브에서 파일을 첨부하여 포스팅도 가능합니다.
포스트 글을 쓸 때 @이메일 주소를 입력 후 엔터를 치면 해당 글과 첨부 문서가 상대방에게도 공유되는 등 모바일에서도 그대로 콜러베이트의 강점인 쇼셜 네트워크 소통 기능을 제공합니다.
홈 메뉴가 포스트 메뉴이므로 기존의 My Drive 구글 드라이브 메뉴는 본래의 자리를 찾아서 이동되었습니다. Process 프로세스 메뉴를 눌러 기존의 결재 리스트를 보실 수 있으며 Create 생성 버튼을 눌러 새로운 결재나 파일을 생성할 수 있습니다.
2. 콜러베이트 고유 주소(URL) 부여
오늘부터 모든 비즈니스/엔터프라이즈 에디션 고객사께서는 /a/domain 이름의 고유 주소를 가지게 됩니다. 즉, 기업의 도메인이 company.com 일 경우 콜러베이트에 바로 접근 가능한 주소는 https://document.collavate.com/a/company.com이 됩니다.
기존과 같이 http://www.collavate.com 에서 로그인 버튼을 누르거나 https://document.collavate.com 에서도 그대로 접근 할 수 있지만 이렇게 고유한 URL을 가지면 다음과 같은 두가지 이점이 있습니다.
2-1. 고유 주소를 통해 원격 드라이브 모드로 바로 가기
콜러베이트에서 원격 드라이브 모드로 …

콜러베이트 클래식 사용자 인터페이스(UI) 통합 안내

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현재 콜러베이트는 새로운 사용자 인터페이스(현재 기본 사용자 인터페이스)를 중심으로 지속적인 디자인과 기능 개선을 2년 넘게 제공하고 있으며, 편리한 사용성과 안정성으로 전체 이용자 중 97% 이상이 기본 사용자 인터페이스(UI)로 업무에 사용하고 계십니다.
클래식 사용자 인터페이스의 경우 2016년 12월 31일부로 모두 기본 인터페이스로 통합 변경될 예정입니다.
UI가 변경이 되더라도 기존 자료나 프로세스에는 전혀 영향을 미치지 않으며, 종전대로 전자결재 문서 등 자료를 열람하실 수 있습니다.
또한, 지난 2년간 획기적으로 발전한 콜러베이트의 다양하고 강력한 기능과 편리성을 추가 비용부담 없이 그대로 이용하실 수 있습니다.
따라서, 상기 종료일 이전에 콜러베이트의 사용자 인터페이스를 기본 사용자 인터페이스로 변경해 주시길 요청드리며, 관련하여 조직내 사용자 일괄 변경 등 지원이 필요하시면 콜러베이트 서포트 포탈 http://support.collavate.com 또는 이메일 support@collavate.com 로 연락을 주시면 최선을 다해 지원해 드리도록 하겠습니다.

감사합니다.



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콜러베이트 업데이트: 구글 계정 엑세스 범위 단계별 간소화 및 포스트 이메일 태깅

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콜러베이트는 사용자 구글 드라이브에 있는 문서와 파일을 관리하고 결재 승인을 할 수 있게 해주므로 콜러베이트의 모든 기능을 사용하기 위해서는 해당 사용자의 구글 드라이브 파일 접근 권한이 필요합니다.
내부 임직원의 경우 콜러베이트를 구글앱스 관리자가 회사 도메인에 직접 설치하므로 이러한 접근 권한 재요청이 필요 없이 구글앱스 관리자는 언제든지 이를 쉽게 제어할 수 있습니다.   
콜러베이트는 여러분의 문서와 파일, 개인 정보를 콜러베이트가 아닌 구글 클라우드 플랫폼에 안전하게 저장됩니다.
그러나 일반 사용자 입장에서 보면 콜러베이트가 너무 많은 권한을 요구하는 것이 아닌가 우려하시는 경우도 많다는 것을 잘 알고 있습니다. 즉, 콜러베이트를 잘 모르는 사용자 입장에서 구글 드라이브 접근을 요구받으면 걱정되고 당황스럽겠지요.
이에따라 콜러베이트는 모든 구글 계정 사용자에 대하여 기본 접근 권한 요청을 구글 드라이브가 아닌 개인 기본 프로필 정보(이메일 주소와 이름 등 )만 요구하는 방식으로 구글 계정 엑세스 권한 범위를 대폭 축소 및 분리하였습니다.
콜러베이트 로그인 시 사용자 이메일 주소와 기본 프로필만 접근 요청하는 페이지
이제 콜러베이트에 최초 서비스 가입 시 내 구글 게정의 기본 프로필 정보만 엑세스 하도록 허락할 수 있습니다. 사용자 프라이버시 보호 모드가 콜러베이트의 기본 로그인 설정이 되었으므로 콜러베이트 로그인시에 과도한 접근 권한 요청에 대한 우려를 없앴습니다 .
콜러베이트 접속 후 내 드라이브 메뉴를 선택할 경우 별도의 안내창을 통해 구글 드라이브 관련 엑세스 권한 범위를 확인하실 수 있습니다. 내 구글 드라이브에 있는 문서나 파일로 결재 승인 프로세스를 시작하거나 콜러베이트를 통해 구글 드라이브 문서나 파일을 관리할 경우에 한해 구글 드라이브에 접근할 수 있도록 허락할 수 있습니다.
구글 드라이브 관련 기능을 사용하지 않을 경우 콜러베이트 로그인시 기본 설정된 프라이버시 모호 모드를 그대로 유지하면서 포스팅과 결재 승인에 참여만 하는 방식으로 콜러베이…

콜러베이트 DLP(내부 정보 유출 방지) 기능 시험판 사용 안내

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안녕하세요. 콜러베이트 사용자 여러분

지난달 넷킬러 블로그를 통해 소개해 드린 구글 드라이브 문서 활동에 대한 내부정보유출방지(DLP) 및 실시간 통제 기능이 콜러베이트 앱에 내부 릴리즈 되었습니다.구글 드라이브를 통해 발생할 수 있는 내/외부 데이터 유출에 대하여 모니터링 및 격리가 가능하므로 개인 정보 등 유출을 막아야 하는 문서와 파일에 대하여 적극적인 정보유출 방지 환경을 구성할 수 있습니다. 본 기능은 콜러베이트 비즈니스 에디션과 엔터프라이즈 에디션 사용 고객사 모두에 대하여 14일간 무료로 제공 가능합니다. 이를 위해 구글앱스 관리자께서는 아래의 절차와 같이 작업을 하여주시면 됩니다.

구글앱스 관리자가 구글앱스 마켓플레이스에서 아래 주소의 콜러베이트 최신 버전을 설치합니다. 2016년 1월 1일 이후 콜러베이트 가입/설치 고객사께서는 다시 설치할 필요가 없습니다, 아래 2번 부터 시작하세요. 구글 앱스 마켓플레이스에서 콜러베이트 설치하기 콜러베이트를 다시 설치하시더라도 기존 데이터가 중복되거나 삭제되지 않으므로 안심하십시요.   구 버전 콜러베이트는 구글앱스 관리자 패널 > 앱 > Marketplace 앱으로 가셔서 콜러베이트를 선택하신 뒤 앱 삭제(휴지통) 아이콘을 눌러 삭제하면 됩니다. 새 버전의 경우 아래 스크린샷과 같이 링크주소끝의 숫자가 641128687171 입니다. 상기 1번 가이드에 따라 설치 완료 후 support@collavate.com 으로 귀사의 구글앱스 도메인명과 함께 이메일로 요청 합니다. 최대 48 시간안에 귀사 콜러베이트 도메인에 대하여 DLP 기능이 활성화하고 이메일로 회신드립니다. 또한, 영업 담당자가 팔로업 연락을 드려 데모 및 사용방법에 대해 세부 가이드를 받으실 수 있습니다.