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결재 승인을 받은 구글 드라이브 문서만 외부에 공유하는 방법!

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구글앱스 관리자 콘솔을 이용하면 구글 드라이브에서 생성된 문서를 외부와 공유하는 것을 금지할 수 있습니다. 그러나 이 경우 조직 내 모든 사람이 외부에 문서를 공유할 수 없어서 외부 고객사, 파트너사 등과 접촉이 많은 팀의 경우 협업 생산성이 저하되는 문제가 발생할 수 있습니다. * 참고 자료: 구글앱스 문서 공유 권한 설정 방법

최근 구글이 공개한 업무용 구글 드라이브의 새로운 기능, “부서별 공유 제한 설정" 기능은 이러한 한계를 어느 정도 극복할 수 있는 단서를 마련 해주었습니다. 즉, 전사적으로는 문서 외부 공유를 제한하면서도 영업팀 등 특정 팀의 문서 외부 공유는 허용함으로써 보다 강력한 문서 공유 보안 관리가 가능해졌습니다.



[외부 사용자와 공유를 제한하는 구글 드라이브 설정 화면]

하지만 부서 별로 문서 외부 공유를 다르게 설정한 경우에도 공유 제한이 걸린 팀 내 부서원이 외부 사용자와 협업을 하는 경우가 분명히 있을 것이고, 그 때마다 매번 관리자가 해당 부서의 공유 설정을 바꿔야 한다면...  그로 인해 낭비되는 시간과 스트레스는 어마어마 하겠죠?


조직 내 보안 수준 유지를 위해 설정하지만 자칫 번거로울 수 있는 “외부 공유 제한”, 콜러베이트 결재 승인 프로세스로 간단하게 시스템화할 수 있습니다.


콜러베이트의 결재 승인 프로세스를 이용하면 구글 드라이브의 강력한 “외부 공유 제한” 기능을 사용하면서도, 필요에 따라 사용자가 내부 검토자의 승인을 거친 문서만 외부 사용자들과 공유할 수 있도록 설정하는 것이 가능합니다.



[콜러베이트 문서 결재 기능 사용법]

다음 두 가지 과정만 따르면 조직 내 중요한 문서와 파일을 안전하게 보관하는 동시에 외부 사용자들과 효과적으로 협업할 수 있습니다.

내부 문서 검토자 를 첫 번째 결재권자로 입력합니다. 외부 협업자