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2014년 콜러베이트 크리스마스 선물 ! “임직원 조직도 기능" 릴리즈

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안녕하세요, 콜러베이트 사용자 여러분.
다가오는 크리스마스에 맞추어 콜러베이트 팀이 준비한 선물 ! 
“콜러베이트 임직원 조직도 기능”을 공개합니다!



이제 콜러베이트에서 간편하게 사내 조직도를 열어보고 원하는 사람과 즉시 협업을 진행할 수 있습니다 :)



조직도는 콜러베이트 메인 화면 우측 상단의 “More” 버튼을 클릭하여 이용 가능합니다.







조직도는 크게 네 개의 파트로 구성되어 있으며, 각 구성별 기능은 다음과 같습니다.


[2014년 12월 3주차 업데이트] 콜러베이트 UI 간소화 등

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안녕하세요. 콜러베이트 사용자 여러분!



2014년 한 해 잘 마무리하고 계신지요?

콜러베이트 팀은 제품의 지속적인 향상을 위하여 바쁜 연말을 보내고 있습니다.

2014년 12월 3주차 콜러베이트 업데이트 소식을 다음과 같이 소개합니다.




문서의 변경 사항을 확인 절차가 간소화됐습니다.
결재 문서에 대한 변동 사항이 생기는 경우 (결재 상신, 승인, 반려 등) 새로고침 버튼을 누르지 않아도 변동 사항이 즉각 반영됩니다. 또한 문서의 사본을 만들거나, 삭제하는 등의 경우 “완료” 팝업 창이 뜨지 않고 바로 변경 사항이 반영됩니다.

[문서 결재 상신 직후 업데이트 사항 반영 화면]




리모트 유저 초대 및 활성화 간소화

외부 사용자를 회사 도메인 내부로 초대하는 경우 초대된 사용자의 계정 활성화 과정이 간소화됐습니다.

기존에는 콜러베이트 도메인 내 관리자가 초대한 외부 사용자가 초대를 수락한 후 관리자가 사용자를 활성화 해야만 외부 사용자가 리모트 드라이브 사용자 기능을 이용할 수 있었습니다.

하지만 이번 업데이트를 통해 마지막 과정, 즉 관리자가 사용자를 활성화하는 절차가 생략됐습니다. 따라서 외부 사용자가 관리자의 초대를 수락하면 리모트 드라이브 사용자 모드가 자동으로 활성화되며 도메인 내 콜러베이트 사용자와 동일한 기능의 사용이 가능합니다.

이제 모바일 스마트폰에서도 콜러베이트 결재 상신을 시작할 수 있습니다

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2014년 추석에 맞추어 베타 버전으로 릴리즈되었던 콜러베이트 모바일 웹 에디션이 드디어 베타 딱지를 떼고 정식 릴리즈되었습니다.
이제 스마트폰에서도 결재 상신 등 콜러베이트에서 제공하는 대부분의 기능을 사용할 수 있게 되었습니다. PC 없이도 언제 어디서나 문서를 상신하고 결재 승인 처리를 해보세요! :D

<콜러베이트 모바일에서 결재 협업을 시작하는 화면>
콜러베이트 웹 화면에서 사용하는 결재 상신 기능과 동일한 방식으로 위와 같이 스마트폰에서 결재자 정보를 입력하고, ‘현재 권한 유지’, ‘결재협업 문서 사본 저장’ 등의 옵션을 선택하실 수 있습니다.

결재 문서를 수신한 사람은 아래와 같이 본인에게 도착한 문서를 확인 하고 승인, 또는 반려할 수 있습니다.


<상신된 문서를 확인하고 처리하는 화면>

콜러베이트 모바일 웹 버전은 모바일 웹 브라우징 방식으로 구글이나 애플 스토어에서 설치할 필요없이 콜러베이트 정식 웹 사이트http://www.collavate.com 에 스마트폰으로 접속하여 구글 사용자 인증을 받은 후 즉시 사용하실 수 있습니다.
그럼 많은 이용을 부탁 드립니다. 대단히 감사합니다.
콜러베이트 팀 드림

진행중인 결재 승인 프로세스를 취소하거나 변경할 수 있습니다.

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팀장님에게 제출할 휴가 기안을 휴가도 가지 못한 동료에게 보냈다던지 중요한 결재 문서를 다른 사람에게 잘못 보낸 적이 있습니까?

결재가 진행 중에 있는 상황에 갑자기 결재 승인자의 업무 이관으로 마지막 순간에 결재 순서를 바꾸어야 한다면요?

마감 날짜는 다가오고 결재선을 바꾸거나 취소할 수 없다면 큰 문제입니다. !

콜러베이트에서는 이미 결재가 진행 중인 프로세스를 취소하거나 현재 진행 중인 결재 프로세스에 대하여 결재선 승인자를 변경할 수 있습니다.


1. 콜러베이트 도메인 관리자 모드에서 위 기능을 활성화 방법 (기본 비활성화)
콜러베이트 비즈니스 에디션의 관리자 모드에서 Workflow 결재 메뉴에서 콜러베이트 취소/변경(Reset/Edit) 기능을 활성화시켜주면 도메인내 모든 사용자가 본 기능을 즉시 이용할 수 있습니다.

현재 본 기능은 콜러베이트 비즈니스 에디션에서 제공되는 것으로 조만간 개인 사용자분들에게도 기본 활성화되어 제공될 예정입니다.


2. 콜러베이트에서 프로세스 취소/변경(Reset/Edit) 기능 사용방법
콜러베이트 관리자가 본 기능을 활성화하면 아래 화면과 같이 프로세스 메뉴의 나의 제출한 문서 리스트 메뉴에서 “취소(Reset)” 와 “변경(Edit)” 버튼이 나타납니다.

영어 버전에서는 “Process -> My sent -> Submitted category.”가 됩니다. (콜러베이트 도메인 관리자가 본 기능을 활성화하였음에도 아래 화면과 같이 버튼이 보이지 않으시면 콜러베이트에 다시 한번 로그인해보시기 바랍니다. )


3. 승인/거절이 진행 중인 결재를 취소(Reset)하기
취소를 하고자 하는 프로세스 항목의 체크박스를 선택하고 초록색 바탕의 취소(Reset) 버튼을 누릅니다.



취소를 재확인하는 팝업에서 해당 사유를 적은 후 확인(OK) 버튼을 누르면 프로세스가 마치 시작되지 않았던것처럼 프로세스 메뉴의 작성중(Draft) 목록으로 이동합니다.

기존에 승인하거나 거절한 결재자들과 그 다음번 결재자들 모두에게 이메일로 결재 진…

구글독스 애드온을 위한 콜러베이트가 정식 릴리즈되었습니다.

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“구글독스 문서를 작성하다가 다른 화면으로 전환하지 않고 바로 결재를 올릴 수 없을까요?”
이제 콜러베이트 웹 사이트에 매번 접속할 필요 없이 구글독스안에서 문서에 태그를 할당하고 결재 협업을 시작하거나 결재 프로세스에 참여(승인/거절 등)할 수 있습니다.


위 화면과 같이 구글독스 Add-ons 애드온 메뉴에서 콜러베이트를 설치하시면 앞으로의 모든 구글독스 안에서 콜러베이트 결재 협업과 승인/거절을 처리할 수 있습니다.
특히 콜러베이트에 가입하지 않은 사용자라도 구글독스 애드온을 통해 콜러베이트 가입 등록 필요 없이 바로 결재 협업을 시작할 수 있습니다. 참고로 결재 협업 시 문서 태그를 지정하기 위해서는 콜러베이트 서비스에 로그인하여 개인/도메인 태그 리스트의 사전 등록이 필요합니다.
현재 구글 서비스에 로그인된 상태라면 아래의 주소에서 구글독스 애드온을 위한 콜러베이트를 설치하실 수 있습니다.
https://chrome.google.com/webstore/detail/collavate/bdgngcpdlbijgaenlomgkfppplgmdfpn?utm_source=permalink
아래는 콜러베이트 구글독스 애드온을 설치하는 방법을 설명합니다.
1. 구글독스 Add-ons 메뉴에서 Get add-ons 를 선택합니다.


2. Business Tools 카테고리에서 Collavate를 선택합니다.

3. 콜러베이트를 설치하면 구글독스 애드온에 콜러베이트가 나타납니다.


4. 애드온을 실행하면 아래 화면과 같이 콜러베이트 구글독스 애드온이 나타납니다.
기존의 사용자께서는 콜러베이트 서버에 저장된 자주 사용하는 결재선과 구글액스 디렉토리 그리고 태그 등을 가져오므로 다소 시간이 걸릴 수 있습니다.

[2014년 9월 3주차 업데이트] 실시간 검색어 기능 등

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안녕하세요. 콜러베이트 사용자 여러분
지난 2014년 9월 3주차 업데이트에서는 콜러베이트 실시간 검색 기능과 다중 사용자 지원, 모바일웹에서 구글 드라이브앱으로 문서 열기 기능과 아이패드에서 가로보기 시 태그 지원, 태그 수량 제한 해제 등 다음과 같이 개선되어 릴리즈되었습니다.


1. 실시간 검색어 기능  


키워드를 검색창에 입력하면 관련있는 문서와 파일들이 즉시 나타나고 해당 문서를 클릭하거나 엔터를 쳐서 바로 열기가 가능합니다.


2. 사용자 모드 전환 기능

여러 구글 계정에 로그인한 상태의 경우 콜러베이트에서 아래의 화면과 같이 사용자를 변경할 수 있습니다.  




3. 아이폰의 모바일웹 모드에서 구글 드라이브앱으로 문서와 파일 열기 기능

아이폰의 콜러베이트 모바일웹 모드에서 문서와 파일을 클릭할 경우 기존 웹 브라우저에서 보기가 아닌 구글드라이브앱에서 열어볼 수 있게 되었습니다. (안드로이드폰은 이미 지원)
모바일 웹에서 문서를 열어볼때 불편하였던 구글독스나 오피스, PDF 등을 이제 전체 화면으로 나타나는 구글 드라이브앱을 통해 열어보고 편집할 수 있습니다.




4. 아이패드 가로 보기 모드에서 태그 정보가 나타납니다.




5. 콜러베이트의 태그 글자수와 할당 수량의 제한이 모두 풀렸습니다.

콜러베이트 모바일 웹 베타 릴리즈

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2014년 추석이 내일로 다가왔습니다. 추석 연휴 기간동안 회사의 밀린 결재 문서를 고향까지 가져가지 마시고 이동중에 쉽게 처리할 수 있도록 콜러베이트 모바일 웹 베타 버전이 아래와 같이 릴리즈되었습니다. 콜러베이트 모바일 웹 베타 버전은 모바일 웹 브라우징 방식으로 구글이나 애플 스토어에서 설치할 필요없이 아래와 같이 콜러베이트 정식 웹 사이트http://www.collavate.com 에 접속하여 구글 사용자 인증을 받은 후 즉시 사용하실 수 있습니다.


콜러베이트 모바일 웹 버전을 이용하시면 회사 동료나 거래처에서 받은 결재 협업 요청을 안드로이드나 아이폰, 또는 아이패드 등 기기에서 검색하고 즉시 결재할 수 있습니다. 결재 시 코멘트를 넣거나 해당 문서를 다시 새로운 탭을 통해 구글독스로 열어 동료와 실시간 협업도 가능합니다.


[콜러베이트 바로 가기 아이콘 등록하기]
아이폰의 경우 위와같이 콜러베이트 모바일 웹 바로가기를 추가할 수 있습니다. 이렇게 추가를 하면 아이폰에서 마치 전용 어플리케이션을 사용하듯이 언제든지 콜러베이트에 접속하여 결재를 확인하고 처리할 수 있습니다. 콜러베이트 모바일 웹 베타 버전은 콜러베이트 기본 인터페이스 사용자에 한하여 이용하실 수 있습니다. 만일 회사에서 아직 콜러베이트 클래식 사용자 인터페이스를 사용하고 계신다면, 자신의 프로필에서 기본 사용자 인터페이스로 임시로 바꾸어 추석 연휴 기간동안 외부에서 콜러베이트 모바일 웹 버전을 사용하실 수 있습니다. 결재 협업 요청 시 콜러베이트에서 발송되는 이메일의 경우 기존과 같이 이메일안에서 즉시 승인/거절을 처리하실 수 있습니다. 그리고 이메일 본문 중 결재 협업 링크를 클릭할 경우 콜러베이트 모바일 웹 베타 버전으로 자동 연결됩니다. 콜러베이트 모바일 웹 버전은 아직 베타로서 원격 드라이브 사용자를 포함한 문서 새로 만들기와 결재 협업 시작하기 그리고 사진 업로드 기능이 이번달까지 릴리즈될 예정입니다. 모바일 웹 버전과 별도로 순수 모바일 앱은 경우 앞으로 10월말까지 구글과 애플 스토어에 정식…

콜러베이트 전자결재(결재협업)의 협조/수신처 기능이 릴리즈되었습니다.

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“어제 여러분이 상신한 물품 구매 기안이 최종 승인되었습니다. 이제 해당 기안을 구매부서로 넘겨서 협조를 받아야 하고 동시에 총무부 등 관리부에도 그 내용을 추가로 알려주어야 합니다. “
기존의 전자결재에서는 위 과정이 하나로 통합되지 않아서 최종 승인서를 출력하여, 구매부에 달려가거나 총부/관리부에 해당 내용을 전달하는 등 전자결재와 분리된 추가적인 업무가 많아 비효율적이고 시간의 낭비도 심했습니다. 특히, 구매부와 총무/관리부 등의 내부 승인 기록이 전자결재 승인 기록과 연결되지 않아 정보의 통합 관리도 매우 어려웠습니다.   이제 콜러베이트 결재협업(전자결재)의 협조/수신처 기능을 사용하면 위의 모든 과정을 물 흐르듯 끊임 없이 한번에 모두 진행할 수 있으며, 해당 내용을 빠짐없이 모두 통합하여 기록/관리할 수 있습니다.     참고로, 콜러베이트의 협조처 기능은 결재 승인이 모두 완료된 후 구매부/법무팀 등 실행에 대한 협조를 구하는 기능이며, 수신처 기능은 결재 승인이 모두 완료된 후 해당 내용을 참고의 목적으로 받아볼 필요가 있는 담당자나 부서에 자동으로 통보해주는 기능입니다. 본 기능은 기존 클래식 UI에서만 제공되던 기능이었는데, 이번 릴리즈를 통해 콜러베이트 최신 사용자 인터페이스 환경에서 보다 직관적이고 나은 방식으로 협조/수신처 기능을 사용할 수 있게 되었습니다.
[콜러베이트 팝업에서 협조처와 수신처를 지정하는 화면]
1. 콜러베이트 협조처 기능
a. 사용 목적 최종 승인이 완료된 문서(구매/계약 기안 등)에 대하여 실제 업무를 추진하기 위해 협조를 요청하는 부서(구매부/법무팀 등)를 지정하는 기능입니다. 즉, 기안이 모두 승인되었으니 해당 협조 부서에서 후속 작업이 본격적으로 이루어지도록 요청하는 것이 목적입니다.
b. 이용 방법 콜러베이트 결재 협업(전자결재) 기안 시 1번과 같이 협조처의 구글앱스 그룹스 이메일 주소를 입력합니다. (참고, 본 그룹스 이메일은 해당 구글앱스 도메인에 구글 그룹스로 생성되고, 해당 그룹스와 동일 이름이 구글앱스 사용자 디…